공동주택에서는 모든 수입금을 지정금융기관에서만 대행 수납하고, 회계담당자는 매일 수납된 수입금에 대해 전산, 장부, 통장을 통해 확인하고 전표처리 하도록 규정(공동주택회계처리기준 제22조)하고 있다. 실무에서는 이 기준에 따르고 있으며 필자의 경우 또한 업무의 투명성 제고를 위해 기타 일체의 현금 수납은 하지 않는 것을 원칙으로 하도록 강조하고 있다. 이와 관련해 관리사무소에서 각종 수입금의 징수·관리에 대해 살펴보고자 한다.

•관리비(고지분)
관리비는 지정금융기관에 자동이체처리와 무통장 계좌입금, 지로납부 하는 것은 이미 정착화 돼 있다. 모든 실무자가 알고 있는 사항이지만 관리비를 관리사무소에서 현금으로 직접 수납하는 사례는 없어야 한다.

•중간관리비
공동주택에서 이사로 인해 관리비를 중간정산 할때 부동산에 정산내역을 통보해 전출자와 전입자간 인계·인수 하도록 하고 있다. 이는 대부분의 공동주택에서 당연시 하고 있는 방법으로 관리사무소에서는 중간수납의 업무를 생략할 수 있는 간편성과 정산업무의 투명성에 기할 수 있다고 본다. 그러나 관리비의 부과·징수·회수의 책임은 부동산이 아닌 관리주체에 있으므로 중간관리비 정산서에는 인계자와 인수자가 확인하고 날인을 하고 관리소장의 결재를 받아 비치하도록 해 정산 근거를 갖춰 놔야 한다. 이는 관리비가 확정돼 고지서를 발부한 때에 납부의무자를 명확히 하기 위한 사항으로 그 절차를 소홀히 해서는 안된다.

참고로 전출입이 잦은 오피스텔 등의 경우로 관리비 미수율이 높거나 체납의 우려도 되는 집합건물에서는 전출·입자 상호 인계·인수보다는 전출 전 관리사무소에서 지정한 금융기관에 무통장 계좌 입금하는 것을 원칙으로 하는 것을 볼 수 있는데 이는 공동주택과 달리 그 집합건물의 특성을 감안해 안정적인 관리방법을 선택한 것임을 볼 수 있다.

•주차비, 커뮤니티이용료, 개별서비스료
시설의 이용료 등은 현재 거주하는 입주자등이 이용하는 비용으로 매월 관리비 부과 시 합산·고지할 것을 권장하고 있다. 이는 사전 입주자 등의 이용신청에 따른 사항으로 신청 시 이용금액과 관리비부과 시 합산·고지할 것에 대한 안내를 한 경우다. 이 또한 사용자의 납부 편리를 제공함은 물론 관리사무소 업무도 명확하고 효율적인 방법이라고 본다.

참고로 커뮤니티 이용료 중 개인 강습 수당을 강사 또는 용역업체에서 직접 수납하도록 하고 관리사무소에서는 그 내역 조차 확인도 하지 않는 경우도 있으나 이는 복리시설의 이용료에 해당하므로 관리사무소에서 직접 징수해 그 총액을 수입으로 계상하고 강습 수당 등 관련 비용 또한 그 총액을 비용으로 계상해야 한다.

•임대료, 광고비 등
외부 업체 등으로부터 징수하는 수입금은 지정금융기관 계좌를 안내해 무통장 계좌 입금하도록 한다. 이때 주의할 사항은 수입에 대한 관련 근거 서류(임대료는 계약서 등, 광고비는 계약서 또는 광고 신청서 등)를 비치해 수입 내역 확인이 가능하도록 해야 한다.

•기타수입
일부 공동주택에는 입주민의 편의 제공을 위해 대형 세탁기 및 건조기를 설치해 운영하고 있는데 최근 그 수입금을 관리함에 있어 투명성 논란이 되고 있는 사례가 있었다. 동전을 투입해 사용하므로 일정 기간이 경과하면 동전을 꺼내야 하며, 작동 상 문제가 있는 경우 또한 필요에 따라 동전함을 열 수 밖에 없는데 이때 관리책임자 1인이 확인을 한다는 것이다. 이런 경우 반드시 2인 이상의 참관자 입회하에 확인하도록 하는 등의 절차 보완을 해 의혹이 생기지 않도록 해야 하겠다.

각종 징수금 관리의 투명성이 제기되는 경우 관리사무소 입장에서는 열심히 일하고 인정받지 못하는 듯해 여간 속상한 일이 아닐 수 없을 것이다. 관리사무소의 각종 수입과 지출은 객관적으로 입증이 가능하도록 관련 서류를 비치하고 의혹의 여지가 있다면 적극적으로 개선방법을 찾아야 할 것이다.

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