가끔 관리사무소의 재무제표를 보면 현금 잔액이 없는 것을 볼 수 있다. 그 단지의 현금 거래내역이 있는지를 살펴보면 현금 계정의 거래내역 기록 또한 없다.

이에 대해 해당 단지 담당자는 “우리 아파트 관리사무소는 현금 거래는 일체 하지 않고 있다”는 답을 한다.

물론 원칙적으로 관리비 등의 수납은 지정된 금융기관을 통해 입금하도록 하고 각종 공과금은 자동이체처리 납부를 하고 있으며, 용역대금, 공사대금, 물품대금 등은 공급자 명의의 금융기관 계좌로 무통장 이체하도록 하고 있음을 잘 알고 이행하는 것으로 이해가 된다.

현금 취급을 하지 않으므로 불미스러운 사고의 개연성을 차단하고 투명하게 집행을 한다고 이야기를 하고 있으나 내용을 들어보면 회계담당자가 적잖은 부담을 안고 있음을 볼 수 있다.

현금 시재금이 없다 보니 관리사무소에서 우편물 발송이나 간단한 사무용품 구매 등 소액의 현금 지출을 하는 경우에는 회계담당자 개인사비로 지출을 하고 있었으며, 이의 지출금액은 자금 결재일에 모아서 결재를 받아 본인이 정산을 받고 지출전표는 인출한 날짜에 한번에 처리를 해 전표에 첨부된 각종 증빙서 날짜는 당연히 일치하지 않을 수밖에 없는 매우 비정상적인 방법으로 처리하고 있음을 확인할 수 있었다.

명분은 그럴싸해 보였는지 모르겠으나 이로 인해 담당 직원은 매번 부담이었으며, 회계 처리 또한 오류를 범하고 말았다

이와 같이 관리사무소는 어느 정도의 현금 시재금은 필요할 수밖에 없다.

사비로 지출한 금액이 소액이라 할지라도 담당직원의 희생을 강요한 것으로도 볼 수 있으며, 매월 관리 운영상 현금 지출이 발생하고 있음을 알면서 어떠한 이유에서인지 방치하고 있음이 너무도 자명한 것으로 당장의 개선이 필요한 사안이다.

필자는 당사 소속 사업장 직원을 대상으로 하는 회계 교육 시 매월 관리소장 전결처리가 가능한 소액의 시재금 지출을 위해 체크카드 사용을 권하고 있다. 물론 체크카드를 사용하더라도 관리사무소에 비상금 정도의 현금 시재금은 필요하다.

각 아파트 관리사무소마다 관리소장 전결처리가 가능한 시재금의 용도와 월 사용한도액은 정하고 사용하고 있을 줄 안다.

먼저 입주자대표회의 명의의 시재금용도 계좌를 별도로 개설하고, 그 계좌와 연결된 체크카드를 발급 받는다. 그리고 매월 1개월분의 시재금을 결재받아 시재금 계좌에 입금하고, 소액의 물품 등 구매 시 체크카드를 사용한다.

본 체크카드는 입주자대표회의 명의로 발급받은 것으로 당연히 적격증빙에 해당하며 현금 거래의 불편을 해소하고 업무의 효율성도 높일 수 있다.

투명한 집행과 사고 예방은 억제가 아니라 합리적 방법을 통해 입증 가능하도록 해야 할 것이다.

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