공동주택에서의 공동관리비 대부분은 매월 실제 발생한 비용을 주택의 공급면적에 따라 배분하며, 실제 발생한 금액에는 실제 지출한 비용이거나, 과거의 거래나 사건의 결과로 해당 의무를 이행하기 위한 비용 등을 포함하고 있다.

이러한 부과액 중 과다부과된 것이 확인되는 경우 이의 정산방법으로 일부의 사례를 보면 잡수입으로 처리하려는 것을 볼 수 있다.

공동주택에서의 잡수입은 ‘공동주택을 관리하면서 부수적으로 발생하는 수입’이라고 정의한 내용에 비춰 보면 관리비 과다 부과액은 분명 잡수입으로 처리하기에는 무리가 있다.

이와 관련한 사례로 인건비 충당금을 살펴보고자 한다.

인건비인 연차수당충당금과 퇴직급여충당금은 그 충당액의 적정성 여부 확인을 위해 결산일에는 전 직원이 일시에 퇴직할 경우 지급해야 할 소요비용을 산출하고, 그 산출액이 충당금의 장부 잔액과 비교해 적정한지를 판단한다.

일치하거나 그 차이가 근소한 경우 적정한 것으로 판단을 하는데, 일시소요액보다 충당금이 큰 경우 그 차액을 잡수입으로 처리한다는 것이다.

또한 산출한 일시소요액에는 1년 미만 근로자는 지급조건에 미달돼 제외한다고 한다.

그러나 공동주택의 경우에는 관리비 부과 형평성을 고려해 1년 미만 근로자라도 계속 근로할 것을 전제해 실제 근무 기간에 해당하는 비용을 반영해야 할 것이다. 이를 반영하지 않는다면 1년 이상 근무 후 퇴직할 경우 지급해야 할 연차수당과 퇴직금은 충당돼 있지 않아 그 부담은 해당 근로자가 퇴직한 이후의 입주자등의 몫으로 부과금액을 증액해야 하는 등의 상황에 처하게 된다.

필자의 경우에는 과다 또는 과소충당금 발생 방지를 위해 매년 예산을 수립할 때에 내년 12월 결산일 기준으로 연차수당과 퇴직금 일시소요액을 산출하고, 그 산출액에서 당해 연도 결산일의 충당금 잔액을 차감한 금액을 내년 예산으로 확정해 1월부터 12월까지 부과함으로써 과다 또는 과소 충당되는 사례를 방지하도록 안내하고 있다.

이러한 처리방법은 자연스럽게 일반관리비의 해당 인건비에서 조정하는 것이 되며 매년 이 방법을 유지한다면 일시소요액 대비 충당금의 차액은 소액에 불과해 잡수입 처리 논란은 발생하지 않는다.

두 번째로 입주자대표회의 운영비를 매월 정액으로 입주자대표회의에 지급하고 부과한 후 회기 말 결산 시 미사용한 잔액을 환입해 잡수입으로 처리한다는 것이다.

입주자대표회의 운영비 또한 해당 월 사용경비에 해당하는 것으로 실제 사용한 금액만큼 부과하는 것이 타당하다 하겠다. 단 월별 지출액이 일정하지 않을 것을 예상해 월 책정한 금액으로 정액 부과하고 월간 이월해 사용할 수 있도록 규정하고 있는 것을 볼 수 있다.

회기연도 결산 시점에 이르러 부과액 대비 사용하지 않고 남은 금액이 있다면 환입은 물론 최소한 마지막 부과 월에 차감해 결산 재무제표의 입주자대표회의운영비는 당해 연도 실제 사용한 금액이 표기돼야 할 것이다.

입주자대표회의 운영비는 매월 그 사용 내역을 증빙서와 함께 관리주체에 통보하고 입주자 등에게 공개하도록 한 바, 그 사용현황과 사용 후 잔액은 매월 확인이 가능한 사항이다.

관리비 등은 사전에 과다부과 예방이 가능한 사항으로 사후 처리에 대한 고민을 하기 전에 그 부과의 적정성 여부에 집중해서 판단해야 할 것으로 본다.

혹시 입주자대표회의 운영비와 같이 부과액 대비 미사용 잔액이 누적돼 있다면 매월 일정금액 범위 내에서 실비 정산해 부과할 것에 대한 검토도 필요해 보인다.

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