▲가지급금
공동주택의 관리비 집행은 사전 입주자대표회의에서 승인받은 예산범위 내에서 지출한다. 관리비를 집행하는 재원은 입주자가 납부한 관리비예치금과 공동주택을 관리하면서 부수적으로 발생한 잡수입이다.

관리주체가 수립하는 예산은 공동주택관리법 시행령 제23조에 따른 관리비와 사용료 및 장기수선비, 관리규약으로 정한 잡수입의 집행에 관한 사항이다. 따라서 관리비 등의 사용 목적은 명확하게 정해져 있어 해당 항목에 지출하고 관리비로 부과하는데 간혹, 일부 아파트의 재무제표에는 관리비로 부과하지 않은 지출로 인한 가지급금이라는 임시 가계정이 있다.

이 가지급금으로 처리한 지출내용을 보면 사전 승인받은 예산 항목에 없거나 관리비 용도로 지출하기에 적절하지 않은 사항이 대다수다.

공동주택관리법에서는 관리비, 사용료 및 장기수선충당금에 대해 법에 따른 용도 이외의 목적으로 사용한 경우 부정행위로 판단할 뿐만 아니라 1000만원 이하의 과태료 부과대상으로 규정하고 있다. 이에 관리비를 집행할 때는 용도가 관리비용으로 지출하기에 적절한지, 잡수입의 집행 시 관리규약으로 정한 지출항목에 해당하는지, 사용범위를 초과하지는 않은지를 확인하고 집행해야 한다. 관리비 등 목적에 맞게 지출했다면 가지급금 계정은 사용할 이유가 없다.

가지급금 계정으로 무언가를 처리하려 한다면 관리비 등의 용도에 맞는 지출인지 먼저 재고하기 바란다. 아울러 기존에 가지급금으로 처리한 금원이 있다면 그 원인이 되는 관련서류를 갖춰 입주자대표회의에 보고하고 정산을 위한 노력이 무엇보다 필요하겠다. 또한 과거 가지급금 계정으로 처리해 외부 회계감사 시 개선권고를 받은 경험이 있는 단지에서 관리비 용도가 아닌 지출을 선급비용 등의 계정으로 처리한 후 장기 미정산 상태에 있는 경우도 있으나 이는 눈가림의 행위로 지양해야 한다.

▲가수금
가수금 계정에는 관리비 등의 과다 납부, 관리비의 이중 납부, 입금자 확인이 안 되는 입금액 등이 있다. 가끔 일부 아파트의 경우 가수금 계정에 2~3년 전에 발생한 건이 정산없이 명세서만 누적해 기록하고 있거나, 과오납금에 대한 개별 명세서 없이 전기이월 ○원으로 표기하고 정산없이 방치하는 경우도 있다.

이번 달 관리비 납부액 중 과다 입금액이 있다면 다음 달 관리비 부과 시 그 금액을 해당 세대 관리비에서 차감하고 고지하도록 해야 한다.

이렇게 매월 정산을 하고 있는 단지의 가수금 계정에는 당월 발생한 과오납금과 당해 연도 미확인 입금액 정도만 존재한다.

잘못 입금된 관리비 등을 확인해 해당 입주민에게 환불해 주는 것은 관리주체로서 해야 할 당연한 업무로 이를 게을리하지 말기 바란다.

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