공동주택 회계처리기준¹⁾에서는 거래사실의 경위를 입증해 장부 기록의 증거가 되는 여러가지 증빙서류를 열거하고 있는 바, 그 주요 내용은 다음과 같다.

1. 지출결의서
지출결의서는 비용을 집행하기 위해 사전적으로 결재권자의 승인을 얻고자 내부통제 목적으로 작성하는 증빙서류를 말한다. 지출결의서에는 일반적으로 지급의 뜻, 공사·용역명, 품명·수량, 산출명세 등 필요한 사항을 명확히 기록해야 하며 지출결의서의 지출금액은 고치지 못한다.

2. 영수증(서)
영수증(서)은 물품 또는 용역의 공급자가 지정하는 공급자 명의의 계좌에 입금한 후 금융기관에서 발행하는 입금증명서류를 말한다. 거액의 지출인 경우에는 다른 증빙서류와 함께 거래사실을 증명하는 증빙서류가 된다.

3. 청구서
청구서는 물품 또는 용역의 공급자가 대금의 입금을 청구하기 위해 작성하는 증빙서류를 말한다. 청구서에는 세금계산서나 거래명세표 등의 부속서류가 첨부될 수 있으며 이러한 부속서류는 청구서상의 내용과 일치해야 한다.

4. 계약서
계약서는 당사자 간 물품·용역을 주고 받으며 그 대가를 지급할 것을 서면으로 합의한 증빙서류를 말한다. 계약서에 첨부되는 산출내역서 등의 부속서류는 계약서의 내용과 일치해야 한다.

5. 대조필
대조필은 급여대장 등 지출에 필요한 증빙서류를 첨부하기 곤란한 경우에 사용하는 확인 증명서류를 말한다. 실무상 원본대조필을 기재한 다음 날인하는 방법을 적용한다.

6. 부기증명
부기증명은 증명서류와 부기증명을 필요로 하는 사항에 대해 관계증빙서류의 여백에 기재하는 것을 말한다. 대조필이나 부기증명 그 자체는 증명력이 낮기 때문에 다른 증빙서류와 함께 사용되는 경향이 있다.

7. 적격증빙
모든 거래대금에 대해서는 세금계산서, (신용/체크)카드매출전표 및 현금영수증 등의 적격증빙을 수취해야 한다. 다만 3만원 이하로 적격증빙을 수취하는 것이 곤란한 경우에는 영수증으로 갈음할 수 있다. 이러한 적격증빙은 거래의 투명성을 확보하기 위한 것으로서 거래명세표, (간이)영수증, 입금증 등은 적격증빙이 아니다. 한편 법인세법에서는 직원 명의의 (신용/체크)카드매출전표를 지출증명서류로 인정하고 있으나 공동주택의 관리목적상 관리사무소 직원 명의의 (신용/체크)카드매출전표는 적격증빙으로 인정되지 않는다.

¹⁾ 공동주택 회계처리기준 제17조