근로기준법령에 따라 고용주는 1년 이상 근속한 직원에 대해 퇴직금을 지급할 의무가 있으므로 공동주택이나 집합건물에서는 자치관리 또는 위탁관리인 경우 소속된 근로자의 퇴직금을 지급할 목적으로 일정한 금액을 부과해 적립하게 되며 이를 회계목적상 퇴직급여충당금으로 관리하게 된다.

공동주택 회계처리기준에서는 퇴직급여충당금의 측정과 관련된 별도의 규정을 두고 있지 않으므로 관리비등의 세대별 부담액 산정방법을 관리규약(준칙)이 기재하도록 하고 있는 공동주택관리법령¹⁾ 및 관리비의 세대별 부담액 산정방법을 정하고 있는 관리규약(준칙)²⁾에 따라 예산제방식 또는 정산제방식을 적용해 매월 퇴직급여충당금을 적립하게 된다. 이러한 규정하에서는 매월말 또는 회계연도말 현재의 퇴직급여충당금을 전직원이 퇴직할 경우 지급해야 할 퇴직금추계액과 일치시키도록 요구되지 않으며 이로 인해 1년 미만 근속자에 대해서도 퇴직급여충당금을 적립할 수 있게 된다. 이러한 퇴직급여충당금은 기업회계에서 의미하는 충당부채로서의 성격이라기보다는 관리비를 부과해 적립한 후 사용하기 위한 목적이라 볼 수 있다.

이에 반해 집합건물 회계처리기준에서는 퇴직급여충당금을 결산일 현재 전직원이 일시에 퇴직할 경우에 지급해야 할 퇴직금에 상당하는 금액으로 적립할 것을 요구³⁾하고 있다. 이러한 규정하에서는 매월말 또는 회계연도말마다 퇴직금추계액을 산정해 기적립액과 퇴직금추계액 간의 차이를 관리비로 부과해 적립하게 되는데 이로 인해 1년 미만 근속자에 대해서는 퇴직급여충당금을 적립할 수 없게 된다. 이러한 퇴직급여충당금은 매월말 또는 회계연도말 현재 퇴직금을 지급해야 하는 의무를 부채로 기록한다는 점에서 기업회계와 유사한 개념이라 할 수 있다.

이러한 차이를 월 급여가 120만원인 근로자의 퇴직금 회계처리로 예시하면 다음과 같다. (퇴직금은 평균임금으로 지급한다고 가정한다.)

결국 공동주택의 제반 규정들은 퇴직금을 관리비의 일환이라는 점을 보다 강조해 관리비(퇴직금)의 세대별 부담액 산정방법을 공동주택의 관리규약을 통해 자체적으로 결정하도록 정하고 있는 반면 집합건물의 제반 규정들은 퇴직금을 지급해야 하는 의무를 보다 강조해 적정한 부채의 인식을 강제하고 있는 것이라 볼 수 있다. 각각의 회계처리기준마다 장단점은 있을 것이나 (1)다른 관리비와 유사하게 퇴직금의 세대별 부담액 산정방법을 사적 자치에 위임하고 있다는 점과 (2)1년 미만 근속자에 대해서도 퇴직금을 적립할 수 있도록 규정함으로써 1년이 경과한 시점의 특정 입주민이 일시에 많은 관리비를 부담하지 않도록 제도화하고 있다는 점에서 공동주택의 제반 규정들이 관리비 부과 산업의 특징을 보다 잘 나타내고 있다고 평가할 수 있다.

¹⁾ 공동주택관리법 시행령 제19조 제1항 제12호
²⁾ 관리규약(준칙) 별표4(관리비의 세대별 부담액 산정방법)
³⁾ 집합건물 회계처리기준 제34조 제1항