공동주택관리법령¹⁾에 따라 공동주택을 건설해 공급한 사업주체²⁾는 입주예정자의 과반수가 입주한 이후 입주자대표회의가 구성돼 관리에 관한 사항을 인계하기 전(이하 ‘사업주체 관리기간’이라 함)까지 해당 공동주택을 관리해야 한다. 다만 현실적으로 사업주체는 공동주택의 건설 및 공급에 관한 전문가이기는 하나 공동주택의 관리에 관한 전문가는 아니기 때문에 공동주택관리법령의 요구사항을 충족하기 위해 특정 관리회사와의 계약을 통해 해당 공동주택의 관리에 관한 사항을 위임하게 된다.

특정 관리회사가 공동주택의 관리를 업으로 하는 주택관리업자인 경우에는 크게 문제가 발생하지 않을 수 있으나 해당 공동주택만을 관리하기 위해 일시적으로 설립된 회사이거나 공동주택의 관리를 전문으로 하지 않는 회사가 공동주택을 관리하는 경우에는 다음과 같은 문제가 종종 발생하곤 한다.

1. 위탁관리수수료의 과소 책정
사업주체는 사업주체 관리기간 동안 공동주택의 관리를 위임에 따라 발생하는 비용(위탁관리수수료)을 부담해야 하는데 사업주체는 최소의 비용으로 공동주택의 관리에 관한 사항을 위임하고자 할 것이다. 이에 따라 해당 공동주택의 관리회사는 사업주체 관리기간의 위탁관리수수료를 낮게 책정해 관리업무를 수임하려 할 것이며 이로 인해 해당 업무를 수임한 관리회사는 낮은 위탁관리수수료를 보전받기 위해 직간접적으로 관리비를 증가시키는 행위를 할 수도 있다.

2. 사후정산 미실시로 인한 인건비 과다 지출
현행 관리규약(준칙)에서는 실제 발생하지 않은 4대 보험, 연차수당 및 퇴직금 등과 관련해 관리비가 과다하게 지출되지 않도록 하기 위해 사후정산에 관한 사항을 규정하고 있으며 경비 및 청소용역 등의 경우에 의무적으로 관리규약(준칙)에 첨부된 용역계약서를 사용하도록 함으로써 사후정산에 관한 계약조건을 반드시 삽입하도록 요구하고 있다. 그러나 사업주체 관리기간의 일부 관리회사의 경우 (1)이러한 관리규약 준칙의 내용을 삭제한 후 관리규약을 제정하거나 또는 (2)사후정산이 없는 도급계약형태로 계약을 체결함으로써 결과적으로 공동주택에서 인건비를 과다하게 지출하도록 하는 경우가 발생할 수도 있다.

3. 입주지정기간의 관리비 배분기간 오류
사업주체는 입주민의 입주를 위해 입주지정기간을 정하게 되며 입주민은 입주지정기간의 특정일에 해당 공동주택의 소유권을 취득하고 입주를 하게 된다.

한편 입주안내문에 따라 입주지정기간의 관리비는 열쇠수령일(키불출일)을 기준으로 일할 계산하므로 열쇠수령일 이전에는 사업주체가 관리비를 부담하게 되며 열쇠수령일 이후에는 해당 세대에서 관리비를 부담하게 된다. 그러나 이러한 열쇠수령일을 잘못 설정해 관리비가 잘못 배분되는 경우가 발생할 수도 있다.

4. 입주지정기간 이전에 발생한 비용의 배분 오류
입주지정기간 이전에 발생한 비용(입주사전준비를 위해 발생한 인건비 등)은 공동주택의 관리비가 아니라 사업주체가 부담해야 하는 비용이다. 그러나 이러한 비용의 발생시점을 잘못 정해 공동주택의 관리비가 잘못 배분되는 경우가 발생할 수도 있다.

이러한 문제점은 공동주택의 건설공급 및 하자여부에 주로 관심을 가지는 사업주체의 고유한계 또는 입주자대표회의의가 구성되지 않음으로 인한 관리감독의 한계 등으로 인해 발생하는 것이므로 최초로 구성되는 입주자대표회의(및 관리주체)는 상기와 같은 문제점이 발생하지 않았는지 사후적으로 확인해 볼 필요가 있을 것이다.

¹⁾ 공동주택관리법 제11조 제1항
²⁾ 주택법 제2조 제10호