공동주택관리법령에 따라 공동주택을 건설해 공급한 사업주체는 입주예정자의 과반수가 입주한 이후 입주자대표회의가 구성돼 관리에 관한 사항을 인계하기 전(이하 ‘사업주체 관리기간’)까지 해당 공동주택을 관리해야 한다. 다만 현실적으로 사업주체는 공동주택의 건설 및 공급에 관한 전문가이기는 하나 공동주택의 관리에 관한 전문가는 아니기 때문에 공동주택관리법령의 요구사항을 충족하기 위해 특정 관리회사와의 계약을 통해 해당 공동주택의 관리에 관한 사항을 위임하게 된다.

사업주체 관리기간에는 대표자인 입주자대표회의 회장이 없으므로 세무서로부터 사업자등록증(또는 고유번호증)을 발급받거나 은행으로부터 통장을 발급받을 수 없고 이로 인해 동 기간에는 특정 관리회사의 사업자등록증을 사용해 관리비와 관련된 매입세금계산서를 수취하고 외부 사업자에게 잡수입 관련 매출세금계산서를 발행하게 되며 특정 관리회사의 통장을 사용해 관리비나 잡수입을 관리하게 된다. 이 경우 특정 관리회사의 사업자등록증과 통장을 사용했다 하더라도 이는 공동주택과 관련된 것이므로 해당 거래는 모두 공동주택에서 발생한 것으로 보아 회계처리하게 되며 반대로 특정 관리회사는 이와 관련된 회계처리를 하지 않게 된다.

예를 들어 사업주체 관리기간 중 2024년 1월 15일에 관리비예치금 30만원을 수취했으며 2024년 1월 31일에 승강기유지보수 관련 매입세금계산서 22만원(VAT포함)를 수취했고 이를 2024년 2월 10일에 지급했다고 가정하면, 이에 대한 공동주택 및 특정 관리회사의 시점별 회계처리는 다음과 같게 된다.

이러한 회계처리의 결과를 보면 (1) 공동주택과 특정 관리회사는 동일한 거래에 대해 각각의 회계처리기준에 따른 회계처리를 하게 되며 (2) 기중의 거래는 공동주택과 관련된 것이므로 공동주택에서는 수익과 비용을 인식하는 반면 (3) 기중의 거래가 특정 관리회사와 관련된 것은 아니므로 특정 관리회사는 수익과 비용을 인식하지 않으며 모든 예금의 입출금을 임시계정으로만 관리하게 된다.

한편 (4) 공동주택과 특정 관리회사 각각의 회계장부상의 통장 잔액은 일치하게 되는데 이로 인해 (5) 사업주체 관리기간이 종료되면 특정 관리회사는 통장에 입금돼 있는 잔액만을 공동주택의 입주자대표회의에 이관함으로써 그 관리를 종료하게 되며 공동주택에서는 특정 관리회사의 통장잔액만을 입주자대표회의 명의의 통장으로 이관받음으로써 일관성 있게 공동주택의 관리를 계속해 이어 나갈 수 있게 되는 것이다.