공동주택관리법령에 따라 의무관리대상 공동주택은 매회계연도 개시 1개월 전까지 예산을 편성해 입주자대표회의의 승인을 얻어야 한다. 이러한 예산편성은 효율적으로 관리비를 집행하도록 유도함으로써 입주민의 관리비부담을 경감시키는데 그 목적이 있다.

공동주택 회계처리기준에서는 예산편성 시에는 세입세출예산과 더불어 예산편성지침(예산총칙), 총계표, 사항별 설명서(항목별 세부산출내역) 및 기타 세입세출예산의 내용을 명백히 할 수 있는 서류 등을 첨부하도록 규정하고 있다. 세입세출예산은 세입과 세출의 내역을 체계적이고 일관되게 기재할 수 있도록 장(대분류), 관(중분류), 항(소분류)으로 구분해 작성하도록 하고 있는데, 장(대분류)은 관리수익/관리외수익(세입예산) 및 관리비/사용료/장기수선충당금(장기수선비)/영업외비용/이익잉여금(세출예산)으로 구분하며, 항(소분류)은 실무적으로 실계정과목을 사용하게 된다. 이러한 분류체계에 따라 세입예산의 합계와 세출예산의 합계는 동일한 금액이 된다. 예산편성지침에는 예산편성의 목적과 방향을 기재하게 되는데, 예를 들어 예산 편성시 감안한 주요내용/예산의 전용 및 이월/추가경정예산/예산불성립 시의 예산집행 등을 기재하거나 또는 전년 대비 예산 증감액(또는 증감율)이 어떻게 되는지 등을 기재하게 된다. 총계표는 예산 편성에 따라 배분된 예산의 내용을 집계해 기재하는데, 실무적으로 공동주택관리법령에서 정한 관리비, 사용료 등의 비목별로 작성하게 된다.

사항별 설명서에는 총계표에 기재된 각각의 비목별 세부산정근거 및 계산내역이 기재되는데, 예를 들어 퇴직금의 경우 현재 근무하는 직원이 회계연도말까지 계속해 근무하는 경우 적립돼야 할 추계액에서 회계연도초에 적립돼 있는 잔액을 차감한 금액을 예산으로 편성했음을 설명하고 그 계산내역을 기재하는 것이 하나의 예시가 될 수 있다. 기타 세입세출예산의 내용을 명백히 할 수 있는 서류는 세입세출예산 편성의 근거가 될 수 있는 기타의 서류를 의미하며 예를 들어 급여인상(안)이나 경비·청소 계약서 등이 이에 해당할 수 있다.

또한 공동주택 회계처리기준에서는 상기에 따라 지출예산에 정해진 예산액은 부득이한 사유로 인해 입대의 승인을 받은 경우 외에는 과목 간에 이를 전용할 수 없도록 규정하고 있는데 이는 예산 항목 간의 전용이나 이월을 통해 관리비를 과다하게 지출하는 것을 방지하기 위함이다. 이를 보완하기 위해 공동주택 회계처리기준에서는 입대의 승인을 얻어 예산이 성립된 이후 예산을 변경할 필요가 있을 때에는 추가경정예산을 편성할 수 있도록 허용하고 있다.

한편 입대의 미구성 또는 입대의에서의 추가 검토 등의 사유로 인해 예산이 확정되지 않는 경우도 발생할 수 있는데 공동주택 회계처리기준에서는 부득이한 사유로 회계연도 시작 전까지 예산이 성립되지 않은 때에는 다른 법령에 따라 최저임금 또는 그 밖의 비용요인이 인상됨으로 인해 이를 반영해야 하는 경우를 제외하고는 해당 회계연도 예산(안)에 계상된 것은 전년도의 실적범위에서 집행할 수 있도록 규정하고 있다.

이러한 과정에 따라 예산을 집행하면 예산과 결산을 비교해 예산에 따라 적절하게 집행됐는지의 여부를 확인해야 하는데, 공동주택 회계처리기준에서는 매분기마다 예입세출결산서를 작성하고 이를 분석해 입주민에게 그 결과를 공개하도록 요구하고 있다.