지출 관련 업무에는 지출원인행위, 지출행위 및 취득한 물품의 관리 등 3가지의 행위가 존재하게 된다.

1. 지출원인행위¹⁾
지출은 주로 계약을 체결함으로써 발생하게 되므로 지출원인행위담당자는 주로 계약담당자를 의미한다. 예를 들어 경비실 에어컨을 구입하기로 계약을 체결하고 경비실 에어컨을 수령하게 되면 지출이 이뤄지게 되는데 이 경우 에이컨을 구입하기로 한 계약을 체결하는 행위가 지출원인행위가 된다. 그러나 모든 지출이 항상 계약을 통해 이뤄지는 것만은 아니다. 예를 들어 4대보험 등은 계약이 아닌 법률적인 요구사항에 따라 지출되는 것이므로 계약에 따른 지출이 아니다. 지출원인행위를 하는 경우에는 지출원인행위결의서를 작성하도록 규정돼 있으며 이에 따라 공동주택에서는 지출원인행위에 대한 내부결재문서(품의문, 회의록 등)를 별도로 작성하게 된다. 통상 이러한 지출원인행위는 관리사무소장(또는 관리과장)이 담당하게 된다.

2. 지출행위²⁾
지출담당자는 지출원인행위자가 체결한 지출원인행위서류(계약서 등)를 받아 해당 서류를 검토해야 한다. 또한 지출원인행위가 종료돼 지출이 이뤄져야 하는 경우(예를 들어 에어컨을 구입한 후 관련 세금계산서를 받게 된 경우)에는 지출원인행위서류상의 내용과 일치하는지의 여부를 확인한 이후 지출해야 한다. 지출행위를 하는 경우에는 지출결의서를 작성하게 되는데 지출결의서에는 지출원인행위, 지출예상일, 거래상대방, 거래상대방의 계좌번호, 세금계산서, 지출예상금액 등이 포함되게 된다. 통상 이러한 지출행위는 회계담당자가 수행하게 된다.

한편 지출행위를 할 때에는 지출의 원칙을 준수해야 한다. (구)공동주택관리 회계처리기준에서는 채권자가 지정하는 금융기관의 계좌로 이체해 지급하도록 했으나, 이러한 규정하에서는 채권자가 비정상적인 방법으로 대금을 운용하는 등의 문제가 발생했고 이에 따라 2017년부터 적용되는 공동주택 회계처리기준에서는 원칙적으로 물품 또는 용역 공급자 명의의 금융기관 계좌로 지급하도록 변경됐다. 이러한 공동주택 회계처리기준의 요구사항에 따라 공동주택에서는 지출행위를 하는 경우 지출담당자는 계약서상의 계약당사자, 세금계산서상 기재된 세금계산서 발행당사자 및 상대방의 계좌 명의자가 모두 일치하는지의 여부를 반드시 확인해야 하며 일치하지 않는 경우에는 계약당사자 명의의 계좌를 다시 요청해 지출해야 한다.

3. 물품의 관리³⁾
이러한 과정을 거쳐 취득한 자산에 대해서는 별도의 관리담당자가 지정되게 된다. 예를 들어 경비실에 필요한 에어컨을 구입한 경우라면 해당 에어컨을 사용하는 경비원이 관리담당자가 될 수 있다. 이러한 관리담당자는 통상 (관리주체를 대신해) 관리사무소장이 별도로 지정하게 된다. 캐비넷이나 에어컨 등을 보면 정(관리자)과 부(관리자)가 기재돼 있는 경우가 있는데 이것이 바로 관리담당자를 지정해 놓은 것으로 이해하면 될 것이다.

¹⁾ 공동주택 회계처리기준 제5조 및 제26조
²⁾ 공동주택 회계처리기준 제5조, 제25조 및 제27조
³⁾ 공동주택 회계처리기준 제5조 및 제30조