공동주택이 보유한 자산이 실제로 존재하는지 또는 잃어버리거나 훼손되어 더 이상 사용하지 못하는 자산이 존재하는지 등을 확인하기 위해서는 자산실사가 필요하다.

1. 자산실사 주체
자산실사는 관리사무소장이 직접 실시해야 하며 회계담당자 등 다른 직원이 이를 대행해 실시할 수 없다. 다만 실사가 적절히 이뤄지고 있음을 감독하는 등의 목적으로 관리사무소 직원, 입주자대표회의 감사 또는 입주자대표회의가 지정한 입주자가 자산실사를 참관할 수는 있다.

2. 자산실사 주기 및 시점
회계연도 말일을 기준으로 자산실사를 실시해야 하므로 연 1회 자산실사를 실시하게 된다. 또한 자산실사는 회계연도말 현재 유형자산이 실제로 공동주택 내에 존재하는지의 여부를 확인하는 것이므로 자산실사는 회계연도 말일 전후(12월 31일, 1월 2일 등)에 이뤄져야 한다. 다만 필요하다고 판단되는 경우라면 수시로 자산실사를 실시할 수 있다. 예를 들어 자산관리담당자가 퇴사하고 다른 직원이 새로이 입사하는 경우 인수인계를 위해 새로이 입사하는 직원에 의해 자산실사가 이뤄질 수도 있다. 이와 같은 자산실사는 공동주택관리법령, 관리규약 또는 공동주택 회계처리기준에 명시적으로 규정된 자산 실사가 아니므로 내용이나 형식 또는 절차와는 무관하게 자산 실사를 실시하는 당사자의 목적에 맞게 자산실사가 진행되게 된다.

3. 자산실사 전 준비사항
관리사무소장이 자산실사를 실시하려면 실사 대상 자산의 목록, 실사 대상 자산의 소재지 및 해당 자산을 관리하는 담당자가 누구인지 알아야 한다. 이러한 내용은 자산을 실사하고자 하는 회계연도말에 파악하는 것이 아니라 자산을 취득하는 시점부터 지속적으로 관리해야 하는 사항이다. 즉, 자산을 취득하게 되면 해당 자산에 대한 회계처리를 완료한 후 이를 자산관리대장에 등재해야 하는데, 자산관리대장에 취득일, 취득원가, 수량 등의 정보뿐만 아니라 해당 자산의 소재지와 자산관리담당자까지 기재해 자산관리대장을 관리하게 되면 효율적으로 자산실사를 할 수 있게 된다. 관리사무소장은 자산실사 전 자산관리대장을 받아 재무제표상의 금액과 자산관리대장상의 합계액이 일치하는지의 여부를 확인해 자산관리대장이 누락없이 완전하게 기재돼 있음을 확인한 이후 실사 대상 자산의 소재지를 방문해 해당 자산을 실사하고 그 결과를 기록하게 된다.

4. 자산실사 후속 조치
관리사무소장은 자산실사를 마친 후 자산실사 일자, 자산실사 참여자 및 실사 결과를 별도의 문서나 자산관리대장에 기재함으로써 자산 실사를 완료하게 된다. 그러나 경우에 따라서는 자산실사 결과가 자산관리대장상의 목록과 불일치하는 경우가 있을 수 있다. 자산실사 결과 자산관리대장에 등재되지 않은 새로운 자산이 발견된 경우에는 등재되지 않은 원인을 파악한 후 자산관리대장에 해당 자산을 등재해야 한다. 반대로 자산실사 결과 자산관리대장에는 등재돼 있으나 해당 자산의 존재여부가 확인되지 않는 경우에는 그 원인을 파악해 폐기하거나 자산관리담당자에게 책임을 물어 변상 등의 후속 조치를 취해야 한다.

한편 자산실사를 하면서 서류상으로 관리했던 자산 중에 더 이상 사용하지 못할 정도로 노후화되거나 제대로 작동하지 않는 자산을 식별하게 될 수도 있다. 이러한 경우에도 해당 자산의 폐기 여부를 고려해야 한다.