관리비는 매월마다 납부하는 것이며 전입·전출로 인해 매월마다 관리비를 부담하는 당사자가 변동될 수 있으므로 공동주택에서는 매월마다 관리비를 정확하게 산정해야 한다. 그럼에도 불구하고 담당자의 착오나 누락 등으로 인해 관리비를 부과함에 있어 오류가 발생할 수도 있는데, 이러한 오류를 어떻게 수정하는지의 여부에 따라 입주민의 이해관계에 영향을 미치기도 한다. 공동주택 회계처리기준¹⁾에서는 이러한 오류를 당일·다음날 이후·월마감 이후(및 관리비고지서 배부 후) 변경하는 것으로 구분해 회계처리방법을 달리 정하고 있다.

당일에 입력한 전표에 오류가 있는 경우 회계담당자가 직접 변경할 수 있는데 이는 당일 입력한 전표는 일마감을 하지 않은 상황이므로 회계담당자가 직접 변경한 후 일마감을 할 수 있기 때문이다. 또한 입력한 전표를 다음날 이후에 변경할 경우에는 관리사무소장의 결재를 받아야 하는데 이는 일마감을 통해 책임자인 관리사무소장의 결재를 이미 받은 전표를 수정하는 것이기 때문에 해당 전표를 수정하는 것 역시 책임자인 관리사무소장의 결재를 받는 것이 적절하기 때문이다.

한편 월마감 이후에 입력된 전표를 변경할 경우 위탁관리의 경우에는 주택관리업자 자치관리의 경우에는 입주자대표회의(회계담당 동별 대표자나 유사한 업무를 수행하는 동별 대표자를 포함한다)의 결재를 받고 그러한 사실을 입주자대표회의의 감사에게 알려야 하는데, 이는 일마감을 통해 책임자인 관리사무소장의 결재를 이미 받은 전표를 수정하는 것뿐만 아니라 월마감을 통해 관리비 부과내역이 주택관리업자 및 입주자대표회의에 보고돼 승인을 받았기 때문에 해당 전표를 수정하는 것 역시 결재를 받은 당사자로부터 전표 수정과 관련된 결재를 다시 받는 것이 적절하기 때문이다. 다만 관리비고지서가 이미 발급돼 배부된 경우 등 불가피한 경우에는 결재를 받아 다음달 부과액에서 변경할 수도 있도록 하고 있는데 이는 월마감이 이뤄지고 관리비고지서가 발급돼 배부된 상황에서 이를 수정하게 되면 결산자료(재무상태표, 운영성과표 등)와 관리비 부과 관련 회계장부(관리부과명세서, 세대별 관리비조정명세서 등)가 불일치하게 돼 회계상의 혼란을 초래할 수도 있는 관리비부과업종의 특성상을 고려했기 때문이다.

예를 들어 위탁관리인 공동주택에서 11월 10일에 통신비 2만원의 전표를 입력해야 하나 착오로 인해 통신비 1만원의 전표를 입력했다고 가정해 보자. 이러한 착오를 11월 10일(당일)에 발견한 경우 회계담당자는 해당 전표를 당일에 직접 변경(1만원 역분개 후 2만원 전표 입력)하면 된다. 이러한 착오를 11월 20일(다음날 이후)에 발견한 경우 회계담당자는 11월 10일자의 해당 전표를 변경한 후 관리사무소장의 결재를 받아야 한다. 이러한 착오를 12월 10일(월마감 이후)에 발견한 경우 회계담당자는 11월 10일자의 해당 전표를 변경한 후 관리사무소장과 주택관리업자의 결재를 받고 이를 입주자대표회의 감사에게 알려야 한다. 한편 이러한 착오를 12월 24일(월마감 및 관리비고지서 배부 이후)에 발견한 경우 회계담당자는 결재를 받아 12월 24일에 해당 전표를 입력(1만원 역분개 후 2만원 전표 입력)함으로써 12월 부과액에서 변경할 수도 있는 것이다.

¹⁾ 공동주택 회계처리기준 제16조