공동주택관리법령¹⁾에서는 관리비 등의 세대별 부담액 산정방법, 징수·보관·예치 및 사용절차를 관리규약(준칙)에 기재하도록 정하고 있다. 이러한 공동주택관리법령의 요구사항에 따라 관리규약 별표4~6에서는 관리비와 (공동)사용료의 세대별 부담액 산정방법을 정하고 있으며 공동주택에서는 이러한 관리규약의 정함에 따라 각 세대에 관리비를 배분하게 된다.

일반적으로 관리규약에서 정하고 있는 관리비배분방식은 크게 예산제방식과 정산제방식으로 나눌 수 있다.²⁾ 예산제방식은 공동주택관리법령에 따라 입주자대표회의에서 승인된 예산에 따라 관리비를 배분하는 방식을 의미한다.

이러한 방식하에서 매월마다 각 세대에 배분되는 금액은 연간 예산을 12개월로 분할해 산정하게 되며 매월 동일한 금액이 발생하게 되므로 관리비배분의 월별 형평성을 제고할 수 있다. 예산제방식하에서는 매월 각 세대에 배분하는 관리비와 실제 지출하는 금액이 서로 다르기 때문에 회계목적상 충당금을 사용해 관리하게 되며 비경상적(1개월을 초과하는 주기)으로 발생하거나 거액의 관리비 지출에 적합한 방식이라 할 수 있다.

이에 반해 정산제방식은 예산의 범위내에서 매월 실제 소요되는 비용을 관리비로 배분하는 방식을 의미한다. 이러한 방식하에서는 매월 지출하는 금액을 매월 각 세대에 관리비로 배분하기 때문에 매월 지출하는 금액과 매월 각 세대에 배분하는 금액이 동일하며 이로 인해 충당금을 사용할 필요가 없어 회계관리가 효율적으로 이뤄질 수 있다. 이러한 정산제방식은 경상적(1개월 주기)으로 발생하거나 소액의 관리비 지출에 적합한 방식이라 할 수 있다.

예를 들어 일반관리비(연차수당 및 퇴직금 제외)는 주로 경상적으로 발생하거나 소액의 관리비 지출로 구성돼 있으므로 정산제방식이 보다 적합할 수 있으며 청소비, 경비비, 소독비, 승강기유지비, 위탁관리수수료 등은 주로 외부용역비로 구성되므로 이 역시 정산제방식이 보다 적합할 수 있다. 또한 입주민이 대행해 납부하는 사용료항목(입주자대표회의 운영비 등) 역시 징수대행이라는 개념적인 특징으로 인해 정산제방식이 보다 적합하다고 볼 수 있다.

이에 반해 연차수당이나 퇴직금 또는 수선유지비(특히 시설유지비나 안전점검비)의 경우에는 비경상적으로 발생하거나 거액의 관리비 지출이 수반되는 경향이 있으므로 예산제방식이 보다 적합할 수 있다.

공동주택관리법령에서는 특정한 관리비배분방식을 강제하지 않으므로 공동주택의 상황이나 특성에 따라 공동주택에서 적합한 관리비배분방식을 선택할 수 있다. 한편 수도권 이외 지역의 관리규약 준칙은 여전히 예산제방식을 선호하는 편이나 수도권 지역의 최근 관리규약 준칙은 점진적으로 예산제방식에서 정산제방식으로 전환되고 있는 추세에 있으므로 관리규약 준칙을 감안해 공동주택의 상황이나 특성에 맞게 적절한 관리비배분방식을 관리규약으로 정해 운영할 필요가 있을 것이다.

¹⁾ 공동주택관리법 시행령 제19조 제1항 제12호

²⁾ 예산제방식과 정산제방식이라는 표현은 공동주택관리법령이나 관리규약에서 정한 공식적인 명칭은 아니나 실무상 널리 사용되고 있다.