공동주택을 관리하다 보면 임시로 자금을 수취하거나 지급하고 이를 나중에 정산해야 하는 경우가 발생하게 되며 회계상으로는 이를 가지급금 또는 가수금¹⁾ 등을 포함한 여러 계정과목으로 관리하게 된다. 예를 들어 연말정산시점에는 직원에게 소득세를 미리 환급한 뒤 나중에 세무서로부터 직원과 관련된 소득세를 직접 돌려받거나 또는 매월마다 납부해야 하는 소득세와 상계하여 간접적으로 돌려받기도 하며, 반대로 중간관리비·과오납금·이중납부 등 입주민이 납부하거나 또는 원인을 알 수 없는 자금이 입금됨에 따라 해당 금액을 미리 수취했다가 나중에 이를 반환하거나 관리비에서 차감하기도 한다. 전자와 같이 미리 지출했다가 나중에 정산하는 항목에 대해서는 주로 가지급금으로 처리하게 되며 후자와 같이 미리 수취했다가 나중에 정산하는 항목에 대해서는 주로 가수금으로 처리하게 된다.

공동주택 회계처리기준에서는 이러한 미정산금액에 대해 결산시점에 반드시 이를 정산해야 한다는 규정을 두고 있지 않으며 오히려 미확정채권은 귀속의 사유가 확정되지 않는 한 계상하지 않고 미확정채무는 면책의 사유가 확정되지 않는 한 계상하도록 규정²⁾함으로써 (1)미정산금액에 대한 수취나 반환이 없어 미정산사유가 해소되지 않거나 또는 (2)소멸시효가 경과해 면책의 사유가 확정되지 않는 한 이러한 미정산금액은 공동주택의 회계장부에서 계속해 관리하도록 규정하고 있다. 결국 미정산금액에 대한 공동주택 회계처리기준의 취지는 정산할 수 있는 항목은 최대한 정산처리하되 그럼에도 불구하고 불가피하게 미정산된 금액은 그 내용을 알 수 있도록 회계장부에 기재하도록 하고 있는 것으로 볼 수 있다.

한편 일부 공동주택에서는 결산시점에 미정산사유가 해소되지 않았음에도 불구하고 단순히 회계목적상 미정산금액을 없애기 위해 임시계정인 가지급금이나 가수금에서 선급비용이나 예수금과 같은 다른 계정과목으로 이를 대체하고 다음 연도 초에 다시 환원하는 회계처리를 하기도 한다. 이러한 회계처리는 미정산사유가 해소되지 않은 채 단순히 회계목적상 가지급금이나 가수금이 정산된 것처럼 보이도록 하는 눈속임에 불과하므로 적절한 처리방법이라 할 수 없다.

따라서 미정산금액을 모두 정산처리하라는 외부의 요구사항은 정산사유가 발생해 정산가능한 모든 항목을 정산처리함으로써 효율적으로 회계를 관리하라는 것과 더불어 미정산으로 인해 입주민에게 관리비가 과다하게 청구되지 않도록 관리하라는 취지이지, 미정산사유가 해소되지 않았음에도 불구하고 이를 모두 강제로 정산처리해야 한다거나 또는 결산시점에는 가지급금이나 가수금 등 미정산항목을 의미하는 계정과목이 남아 있거나 이를 사용해서는 안 된다는 의미가 아님을 주지할 필요가 있다.

¹⁾ 실무상으로 보면 가지급금, 선급금, 선급비용, 예수금, 미지급금, 가수금, 중간관리비예수금, 선수금, 선수수익 등 여러 계정과목을 통해 미정산항목을 관리하는 경우가 있다.
²⁾ 공동주택 회계처리기준 제43조 제5항