4 공동주택 회계감사
(20)공동주택 회계감사 항목-관리비용

1. 관리비용 개요
관리비용은 관리주체가 공동주택관리서비스를 제공함으로써 발생한 비용을 의미한다. 공동주택은 비영리단체로서 발생한 관리비용을 입주자 등에게 부과해 관리수익으로 인식하므로 관리수익과 관리비용은 일치하는 것이 원칙이다.

2. 관리비용 구성(공동주택관리법 시행령, 회계처리기준)
관리비용은 관리비용을 구성하는 공용부분 관리비, 개별세대 사용료, 매월 입주자에게 부과하는 장기수선충당금으로 인식된다.

- 공용관리비: 공용부분 관리비로서 관리비용으로 부과한 금액
- 개별사용료: 수도료, 전기료 등 개별 세대가 부담하는 사용료
- 장기수선충당금: 매월 관리비와 구분해 입주자에게 부과하고 징수하는 장기수선충당금

관리비용은 국토교통부 관련지침에 따라 47개 항목으로 통일해 세분류하도록 돼 있다. 관리주체의 회계장부 또는 전산프로그램은 이에 맞게 편성되는 것이 적절하다.

3. 감사 및 개선권고 사례(공동주택 감사, 누리밝힘, 민만기 참조 외)

- 관리비부과내역서의 12개월간 전기료 합계액은 4800만원이나, 운영성과표에 난방전기료가 1900만원, 공동전기료가 4300만원 표시돼, 전기료부과액과 1400만원 차이가 발생함. 또한 운영성과표의 계정과목 분류와 금액이 관리비부과내역서와 일치하지 아니함(관리비부과내역서와 회계장부 불일치). 월별 또는 연간 운영성과표의 계정과목 명칭과 금액은 관리비부과내역서의 비목·금액과 일치하는 것이 회계관리 및 내부통제 목적상 적절함. 관리비부과내역서의 전산 회계처리와 비목분류 체계를 검토해 그 차이의 원인을 파악하고 개선하는 것이 적절함.

- 운영성과표를 검토한 결과 매월 관리수익에서 관리비용을 차감한 후, 관리이익 또는 관리손실이 발생하고 있음(관리손익 발생). 관리비 회계는 매월 실제 발생한 관리비용을 정산해 그대로 관리비수익으로 부과하는 형태인 경우, 운영성과표에 표시되는 관리비용은 관리수익과 일치하는 것이 원칙임. 매월 관리이익 또는 관리손실이 발생하면 관리비부과의 정확성과 신뢰성, 회계처리방식에 오류가 있을 수 있으므로 비목별로 원인을 분석해 합리적으로 관리비용을 부과할 필요가 있음.

- 관리주체는 전기료·수도료·난방료·급탕비를 제외한 모든 항목에 대해 예산제에 의해 매월 동일한 금액으로 관리비를 부과하고 있음(관리비 일률 정액부과). 관리비는 연초에 수립된 예산에 기초해 일반적으로 월별 발생경비를 집계·정산해 관리비로 부과하는 ‘정산방식’으로 하되, 물탱크청소비 등 예외적으로 현재의 입주자들이 미래의 지출원인을 발생시키고 일부 비용의 경우 예산제에 따라 사전에 매월 부과하는 것이 적절할 것임. 모든 관리비를 예산제에 의해 매월 정액 부과하는 방식은 관리비 부과액의 정확성이 낮고 입주자가 받은 혜택에 비례해 관리비를 부과하는 수익자부담의 원칙에도 어긋나는 것으로 판단됨(*).

(*) 관리비 등의 세대부담액 산정방법, 징수, 보관, 예치 및 사용 절차에 관한 사항은 해당 공동주택 관리규약으로 정하도록 하고 있으므로(공동주택관리법 시행령 제19조제1항제12호) 공동주택 관리주체는 관리비 부과 방법에 대해 예산제 또는 정산제를 정해 운영할 수 있는 것으로 판단됨.