4 공동주택 회계감사
(23)공동주택 회계감사 항목-관리비용IV

1. 관리비용 개요 (1393호와 동일)

2. 관리비용 적정성 검토-공사비, 용역비 등
관리주체가 행하는 중요한 계약행위는 관련 규정에 따라 이루어져야 한다. 관리주체 또는 입주자대표회의가 위탁관리계약, 공사, 용역 등 계약을 체결하는 경우 계약 체결일로부터 1개월 이내에 그 계약서를 해당 공동주택단지의 인터넷 홈페이지 및 동별 게시판에 공개해야 한다(공동주택관리법 제28조). 계약관련 관리주체가 유의해야 할 사항은 다음과 같다.

- 사업자 선정지침, 입주자대표회의 회의록, 입찰관련 서류 등 공사관련 서류를 구비

- 해당 계약이 관련 법규 및 사업자선정지침에 따라 진행되었는지 여부를 확인. 입찰방법, 공고 방법 시기 및 내용, 참가자격 제한 등 준수여부

- 관리주체가 공사 진행 과정을 검토하고 검수 절차를 이행

- 공사집행결과를 확인하고 자금집행절차에 따라 자금을 집행

3. 감사 및 개선권고 사례(공동주택 감사, 누리밝힘, 민만기 참조 외)
- 승강기유지보수 용역계약서를 검토한 결과, 입주자대표회의 명의로 기명날인하는 등 사업자 선정 및 집행에 있어 입주자대표회의와 관리주체간 직무수행이 공동주태관리법에 위반됨(계약체결 당사자 부적격). 관리주체와 입주자대표회의는 해당 계약의 종류에 따라 관련법령에 따라 사업자 선정과 집행을 수행해야 함

- 관리주체는 건설회사와 공사계약을 체결하면서 회사가 제출한 공사견적서를 수정함. 수정된 공사견적서에는 상대의 인감만 날인돼 있음(입찰, 계약서류의 부당 변조). 계약서 작성과 공사금액 변경의 경우 당사자 모두가 날인해 공사변경 절차를 당사자간 확인해 투명하게 진행되고 있음을 입증하는 것이 적절함

- 장기수선계획에 있는 조경전면교체 공사비 ◯백만원에 대해 장기수선충당금으로 집행해야 함에도 공사집행 후 다시 관리비로 부과 징수함. 소유입주자 또는 임차입주자 모두 장기수선충당금을 이미 납부했음에도 불구하고 관리주체가 장기수선공사에 대해 다시 관리비를 부과함으로써 관리비를 이중으로 부담시킴. 관리주체는 공사비가 부족하다면 입주자대표회의 결의를 거쳐 장기수선충당금을 증액 징수하는 등 규정된 절차를 통해 공사비를 적립하는 것이 바람직함

- 관리주체는 ◯◯조경과 공사계약을 체결하고 대금을 지불했으나 세금계산서를 수령하지 않음. 또한 공사에 대한 하자이행보증증권이 징구되지 않음(세금계산서, 하자이행보증서류미수취). 관리주체는 모든 공사계약에 대해 부가가치세 부담 당사자를 명확히 정하고 세금계산서 등 거래증빙을 투명하게 관리해야 함. 공사종료 후에는 하자이행보증증권을 징구하고 공사 전후의 사진을 첨부해 관리하는 것이 바람직함

- 수선유지비 내역을 검토한 결과 일반관리비로 처리할 사무용품비, 소모품비, 통신비, 식대 등이 포함돼 있음(수선유지비 전용). 수선유지비는 공동시설물을 유지 보수하는데 소요된 용역비, 자재비, 인건비를 말하며 사무용품비 등은 수선유지비로 포함시킬 수 없음