4 공동주택 회계감사
(21)공동주택 회계감사 항목-관리비용II

1. 관리비용 개요 (지난호와 동일)

2. 관리비용 적정성 검토
관리비용은 관리비용을 구성하는 공용부분 관리비, 개별세대 사용료, 매월 입주자에게 부과하는 장기수선충당금으로 인식되며 관리비용의 적정성을 검토하기 위한 일반적인 절차는 다음과 같다(공동주택 감사, 누리밝힘, 민만기 참조 외).

- 관리주체의 관리비용 배부기준 및 계산방법이 관리규약의 규정과 일치하는지 검토

- 일반관리비 각 항목의 월별구성과 전기 대비 비경상적 변동을 확인하고 비경상적인 변동에 대해서는 증빙을 대조해 타당성을 확인

- 지출거래에 대한 적격증빙 유무, 실제 자금의 지출 유무, 송금처의 적정성 등을 검토

- 수선유지비, 공사비, 용역비 구성항목을 검토해 일반관리비 항목 또는 관리비로 승인되지 않을 회식비 등 포함 여부 검토

- 관리규약에 규정돼 있는 입주자대표회의 운영비 사용범위 재점검해 입주자대표회의 운영비 성격이 아닌 항목은 개정을 통해 미비사항 보완

3. 감사 및 개선권고 사례(공동주택 감사, 누리밝힘, 민만기 참조 외)

- 관리주체는 관리과장 등 관리사무소 인력에게 야간근로수당을 지급하고 있으나 급여대장을 검토한 결과 야간근로수당이 전체 급여에 포함돼 지급되고 있고 야간근무 내역이 확인되지 않음. 인건비 관련 서류에 야간근로수당 지급계산서는 첨부돼 있으나 야근근무 내역·근무대장·내부결재서류 등이 유지돼 있지 않음(실체가 없는 야간근로수당). 야간근로수당수당 또는 휴일근로수당 등은 작업지시서 및 입주자대표회의 결재절차를 거쳐 관련 사항을 확인 후 지급해야 함.

- 회계연도 중 관리사무소의 직원들에 대한 상해보험료가 수회 출금기록 돼 있으나 보험증권과 보험가입에 관한 입주자대표회의 기록이 발견되지 않음(승인기록, 증빙없는 보험계약). 보험계약은 그 가입목적이 타당한지 입주자대표회의 승인을 거쳐 체결하도록 하고 매월 보험료 지급액은 보험계약서·보험증권·금융거래기록과 대조해 집행의 타당성을 검토하는 것이 적절함.

- 관리주체는 단지셔틀버스를 운영하면서 버스정비비와 기사인건비 6000만원을 단지 전 세대에 관리비로 부과하고 있음(관리비 배부방법 문제). 아파트 셔틀버스는 출퇴근 등 버스가 필요한 입주자들만이 사용하는 것이므로 버스운영비를 모든 입주자에게 부과하는 것은 수익자부담의 원칙과 합치하지 않음. 따라서 탑승카드의 발급 등 적절한 방법을 이용해 탑승기록이 있는 입주자에게만 이용 회수에 따라 관리비를 부과하는 것이 적절할 것임.

- 선거관리위원회 식대·수당·회식비 등 입주자대표회의 선거 관련비용 700만원을 관리비 항목으로 회계처리 하지 않고 관리외수익에서 전용해 지출하고 있음. 선거관리에 지출된 비용은 관리규약에 승인한 항목에 한해 규정된 절차에 따라 지출한 후 입주자 등이 알 수 있도록 개별사용료로 부과하거나 관리규약의 절차에 따라 예비비적립금을 사용하는 것이 적절할 것임. 관리외수익은 입주자대표회의가 잉여금의 처분형태로 그 사용용도를 결정하게 되며 선거관리위원회가 권한 없이 사전에 직접 사용할 수 없음.