소멸시효는 권리자가 재산권을 행사를 할 수 있음에도 불구하고 일정기간 동안 권리를 행사하지 않는 경우 그 권리가 실효되게 하는 제도다. 이러한 소멸시효는 (1)권리의무관계를 영구히 지속시키는 경우 사회질서의 안정 저해 (2)권리의무관계를 증명하기 위한 서류 등의 보관 및 기록의 한계 (3)모든 권리는 정해진 기간 내 행사해야 하며 이를 게을리 한 권리태만자로부터 발생하는 사회비용의 발생 방지 등의 목적을 위해 제도화돼 있다.

소멸시효의 취지와 유사하게 공동주택 회계처리기준¹⁾에서는 채권채무의 회계처리상 소멸 시기는 민법 등 관계 법령에서 정하는 소멸시효에 따른다고 규정하고 있어 소멸시효가 경과하지 않아 권리를 행사할 수 있거나 의무를 이행해야 하는 채권채무에 한해 재무제표에 인식하도록 규정하고 있다. 한편 관계 법령에서는 (1)여관, 음식점, 음식료, 입장료, 소비물의 대가 및 체당금의 채권 등은 1년의 단기소멸시효²⁾가 (2)이자, 부양료, 급료, 사용료 기타 1년 이내의 기간으로 정한 금전 또는 물건의 지급을 목적으로 한 채권 등은 3년의 단기소멸시효³⁾가 (3)상거래채권 등은 5년의 소멸시효⁴⁾가 (4)그 외의 일반적인 채권 등은 채권은 10년의 소멸시효⁵⁾가 적용되도록 규정하고 있다. 이를 공동주택에서 주로 발생하는 거래에 적용해 보면 다음과 같다.

1. 관리비채권은 사용료에 해당하므로 3년의 단기소멸시효가 적용된다. 따라서 3년간 그 권리를 행사하지 않으면 해당 채권이 소멸되므로 회계장부에서 제거하게 된다.

2. 재활용품수입과 관련된 채권은 상거래에 해당하므로 5년의 소멸시효가 적용된다. 따라서 5년간 그 권리를 행사하지 않으면 해당 채권이 소멸되므로 회계장부에서 제거하게 된다.

3. 입주민이 관리비채권을 초과해 납부(과오납금)하거나 중복해 납부(이중납부)한 경우 이는 관리비채권이 아니라 입주민과 공동주택 간의 일반적인 채권에 해당하므로 10년의 소멸시효가 적용된다. 따라서 10년간 거래상대방으로부터 그 권리의 행사가 이뤄지지 않으면 해당 채무가 소멸되므로 회계장부에서 제거하게 된다.

이와 같이 채권의 소멸은 미래경제적 효익을 취할 수 있는 권리를 상실하게 된 것이므로 비용으로 처리하게 되며 채무의 소멸은 미래경제적 효익의 지출의무가 면제된 것이므로 수익으로 처리하게 되는데 이에 대한 회계처리 예시는 다음과 같다.

<미수관리비 1000원원의 소멸시효 경과시점>
(차) 관리외비용      1,000        (대) 미수관리비      1,000

<과오납금 1000원의 소멸시효 경과시점>
(차) 가수금             1,000        (대) 관리외수익      1,000

¹⁾ 공동주택 회계처리기준 제9조
²⁾ 민법 제164조
³⁾ 민법 제163조
⁴⁾ 상법 제64조
⁵⁾ 민법 제162조