집합건물의 중요한 의사결정은 관리단집회를 통해 이뤄진다. 관리단집회는 다양한 관리 사안을 결정하는 자리이므로 매우 중요하다. 집회에서 결의된 사항이 법적으로 효력을 인정받기 위해서는 적법한 소집통지 절차를 준수해야 한다. 소집통지 절차에 하자가 있을 경우, 관리단집회의 결의 자체가 무효화될 수 있어 각별한 주의가 요구된다.

집합건물의 소유 및 관리에 관한 법률(이하 집합건물법)은 소집통지를 서면으로 발송하도록 명시적으로 규정하고 있다. 이에 따라 관리단집회 개최 시 소집통지서는 원칙적으로 각 전유부분으로 우편 발송하거나 관리단에 사전 제출한 별도의 수령 장소로 전달한다. 이때 소집통지서에는 반드시 집회의 안건, 관련 자료 및 양식 등이 포함돼야 한다. 만약 이를 위반해 부실한 통지가 이뤄질 경우 결의 효력의 다툼이 발생할 수 있다.

최근 전자투표제도가 널리 이용되면서 소집통지 역시 전자적 방식으로 진행되는 사례가 증가하고 있다. 전자문서를 이용한 소집통지는 비용과 시간을 절감하고 통지 과정의 효율성을 높일 수 있다는 장점이 있다. 그러나 소집통지를 전자문서로 대체할 수 있는지 여부에 대해 실무상 논란이 일고 있다. 전자문서 및 전자거래 기본법은 전자문서를 서면과 동등한 효력을 가진 것으로 명시적으로 인정하고 있다. 나아가 최근의 판례(대법원 2024. 5. 9. 선고 2023도3914 판결)는 문자메시지 형태로 이뤄진 통지 역시 전자문서로 인정하면서, 소집통지를 전자적 방식으로 할 수 있는 가능성을 인정한다고 볼 수 있다. 더불어 최근 입법 동향 역시 디지털 시대에 맞춰 법령에서 전자문서를 서면과 동일시함으로써 전자문서의 활용을 적극적으로 장려하는 추세를 나타낸다.

그러나 집합건물법이 소집통지 방식을 우편발송으로만 명시하고 있는 점은 여전히 문제로 남아 있다. 전자문서를 통한 소집통지의 법적 효력에 관한 명시적 규정이 없기 때문에, 실제 분쟁 발생 시 전자통지가 법적 효력을 인정받지 못할 위험이 존재한다. 법리적 해석만으로 전자문서의 효력을 전적으로 보장받기에는 무리가 있기 때문이다.

유사한 사례를 보면 상법은 주주총회 소집통지와 관련해 별도의 규정을 두고 전자문서를 통한 통지를 명확히 허용하고 있다. 즉 주주에게 전자우편 등 전자적 방식으로 통지할 수 있다는 내용을 구체적으로 명시해 법적 불확실성을 최소화하고 있다. 이러한 예를 고려할 때 집합건물법에서도 전자적 소집통지에 대한 명확한 허용 규정을 신설할 필요성이 더욱 강조된다. 실무적으로 집합건물법의 해석상 문제가 발생하면 흔히 공동주택관리법을 참조해 해결 방안을 찾으려 한다. 하지만 공동주택관리법은 집합건물법과 관리에 관한 의사결정에 대한 접근방법이 다르다. 공동주택관리법은 입주자대표회의나 관리사무소 등 관리주체 중심의 체계를 채택하고 있어 입주민들이 중요한 사항을 결정하기는 하지만 총회를 통해서 의사결정을 하는 방식을 채택하고 있지 않다. 따라서 공동주택관리법은 소집통지 절차와 관련해 특별한 규정을 별도로 두지 않고 있다. 이는 결국 집합건물 관리단집회의 소집통지 문제에 공동주택관리법이 기준을 제공하지 못하는 원인이 된다.

이러한 현실적 한계를 고려할 때 집합건물법에서 명확한 근거를 마련해 법적 안정성을 확보하는 것이 필수적이다. 전자문서를 이용한 소집통지가 일반화되고 있는 현실을 반영해 전자적 방식을 통한 소집통지의 허용 여부와 조건을 명확히 규정하는 법 개정이 필요하다. 이를 통해 현장 실무에서 겪고 있는 혼란을 해소하고, 관리단집회의 효율적 운영을 위한 기반을 마련하는 것이 시급하다.

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