4 공동주택 회계감사
⑩ 공동주택 회계감사 항목-선급비용

1. 선급비용 개요
선급비용은 이미 지출이 완료 됐지만 당기의 비용이 아닌 차기로 이월시켜야 할 비용을 의미한다. 당기에 경비로써 지급됐지만 차기에 속할 비용을 선지급한 것으로 발생주의 회계를 적용하기 위한 것이다. 발생주의는 현금 유출입과는 상관없이 수익을 실현됐을 때 인식하고 비용을 발생됐을 때 인식하는 방법이다.

2. 관련 회계처리
공동주택회계에서 관리비를 확정하고 부과함에 있어 발생주의 회계를 적용해야 한다(공동주택 회계처리기준 제4조). 따라서 선급비용은 발생주의 원칙에 의해 이미 지출된 금액에 대한 비용 인식을 해당 기간이 도래할 때까지 이연시키고 이후 해당 기간이 도래하면 기간 해당 금액을 비용으로 인식하고 관리비로 부과하는 것이다. 공동주택의 선급비용은 관리비 부과를 균등화 하기 위해 사용된다는 특징이 있다.

회계처리 예시> 공동주택 화재보험료를 (보험기간 12개월, 120만원 가정) 선납한 경우

- 보험료 납부 시점에서는 120만원을 선급비용(자산 항목)으로 인식한다. 납부한 금액 120만원 전액을 비용으로 인식하는 것은 회계처리 오류에 해당한다.

- 매월 결산 시 월별 보험료 해당액 10만원(120만원÷12개월=10만원)을 비용으로 인식하고 관리비로 부과한다. 해당 금액만큼 선급비용으로 이미 인식된 금액을 감소시켜준다.

이러한 회계처리를 통해 발생주의에 따른 기간 경과에 따라 비용으로 인식되며 이에 근거해 균등한 관리비 부과를 도모할 수 있다. 관리주체는 선급비용으로 처리돼야 할 항목이 일시에 비용 처리된 항목은 없는지 여부와 선급비용으로 처리된 항목 중 매월 비용으로 인식되지 않거나 관리비로 적정하게 부과되지 않은 항목이 존재하는지를 확인해야 한다.

3. 감사 및 개선권고 사례(공동주택 감사, 누리밝힘, 민만기 참조)
- 선급비용 미인식, 일시부과: 주택화재보험료 등 3년간 약정 보험료 1500만원을 일시에 비용으로 인식하고 관리비로 부과한다. 보험료는 계약기간인 3년에 걸쳐 관리비로 부과하도록 하고, 향후 2년간의 미경과 잔액 1000만원을 선급비용으로 인식하는 것이 적절하다.

- 내역불명 선급비용: 전기 이전부터 이월되고 있는 선급비용 300만원이 있으나, 이에 대한 내역의 파악과 회계처리가 이뤄지지 않고 있다. 선급비용은 해당 발생연도를 추적해 그 비용의 내용에 따라 적절히 관리비로 부과하는 것이 적절하다. 관리주체는 매월 선급비용 명세서를 비용지출 내역서와 대조함으로써, 이러한 차액이 발생하지 않도록 내부통제절차를 강화할 필요가 있다.

- 관리비 부과 시점문제: 선급비용에 소방보수공사비와 전기료가 포함돼 있다. 소방보수공사비와 전기료는 그 발생 시점에 효익이 귀속되는 입주자들에게 즉시 관리비로 부과하는 것이 적절하다. 전출입 세대가 있을 경우, 전출입 세대 간의 관리비 부담이 불균등하게 되는 문제가 있다.

- 선급비용과 수선충당금: 관리비로 부과할 수 없는 계정의 선급비용 인식 후 관리비 부과. 장기수선계획에 따라 발생한 장기수선비 여부 및 장기수선충당금 사용요건에 해당되는지 여부를 확인 후 대상범위에 포함되지 않는 경우에만 선급비용으로 처리하는 것이 적절하다.