4 공동주택 회계감사
⑨ 공동주택 회계감사 항목-가지급금, 가수금

1. 가지급금, 가수금 개요
‘가지급금’은 실제 지출은 있었지만 해당 용도가 확정되지 않아 임시로 처리해 두는 계정이다. ‘가수금’은 실제 수입은 있었지만 거래의 내용이 확정되지 않아 임시로 처리하는 계정이다. 지출과 수입의 거래 내용이 명확하지만 거래발생 시점에 업무처리 미비 등으로 가지급금 또는 가수금 계정이 발생하는 경우도 있다. 가지급금은 유동자산으로 가수금은 유동부채로 분류되며 가지급금과 가수금은 모두 확정계정으로 대체해 결산에 반영해야 한다.

2. 관련 회계처리
가지급금은 지출 용도를 알 수 없어 유동자산으로 차변에 임시 반영됐고 이를 대변으로 감소시켜 정리하는 경우 복식부기 차변에 기록되는 ‘자산 또는 비용’ 계정으로 확정될 수 있다.

가지급금은 적절한 계정과목을 부여하기 전에 임시적으로 계상하는 계정과목으로 자산의 성격, 비용의 성격, 선급비용, 미부과관리비 등의 성격을 가진다. 임시적인 계정과목으로 실재성과 완전성을 확인해 적절한 계정과목으로 대체가 필요하다. 

가수금은 입금 내역을 알 수 없어 유동부채로 대변에 임시 반영됐고 이를 차변으로 감소시켜 정리하는 경우 복식부기 대변에 기록되는 ‘부채 또는 수익’으로 계정이 확정될 수 있다.

가수금은 적절한 계정과목을 부여하기 전에 임시적으로 계상하는 계정과목으로 미지급금, 예수금, 수익, 선수사용료, 선수관리비, 보증금 등의 성격을 가진다. 가수금 또한 임시적인 계정과목으로 결산 시에는 적절한 계정과목으로 대체돼야 한다.

만약 당기에 비용 또는 수익으로 처리해야 할 항목이 가지급금과 가수금으로 남아 있다면 관리비 부과가 잘못돼 운영성과표와 재무상태표 또한 적절하게 작성될 수 없다.

3. 감사 및 개선권고 사례(공동주택 감사, 누리밝힘, 민만기 참조)
- 장기간 본 계정으로 대체되지 않고 있는 가지급금이 존재함(결산가계정 관리소홀). 가계정에 대해서는 관리주체가 자체 조사해 해당 금액을 파악한 후 본 계정으로 대체하는 것이 적절함. 관리주체는 매월 가지급금 잔액의 내역과 미 대체 이유를 검토함으로써 미정산액이 발생하지 않도록 내부통제를 강화할 필요가 있음.

- 관리주체는 관리비 이중납부 및 착오납부에 대하여 가수금으로 계상한 후 관리비로 대체하는 방식으로 회계처리를 수행하고 있음. 관리비 이중납부로 인해 발생한 가수금은 해당 세대에 통보 후 세대주 명의의 무통장입금증 등 환불증빙을 통해 환불하는 것이 적절함.

- 관리주체는 시설을 임대한 통신회사가 관리주체에 납부한 전기료 선납분을 가수금으로 처리한 후 매월 공동전기료 부과 시 차감하고 있음. 가수금 계정은 거래 내역이 불분명한 입금에 대해 추후 거래내역이 확정될 때까지 기록해 두는 임시 계정이므로 거래의 성격을 밝힌 후 선수전기료 등 해당 계정과목으로 명칭을 변경하는 것이 적절함.