동대표를 2년 하고 입대의 회장을 하면서 가장 크게 느낀 점은 아파트 관리와 관련해 문서화된 절차가 너무 없다는 것이다.

입주자대표회장에 선출된 후 아파트 관리사무소에 2023년 기준 현재 업무상 개선해야 할 점과 2024년 개선 계획을 보고해 달라고 요청했다. 그러나 관리소장은 요청에 대한 이행의지도 없었고 업무절차가 없는 것이 당연한 듯이 말을 했다.

사기업의 경우 최소 1년에 한 번 업무감사를 통해 각 부서가 긴장감을 가지고 절차에 맞게 업무에 임하도록 하고 관련된 문서를 남긴다. 우리 아파트는 15년차 아파트인데 재무적 회계의 적정성만 판단하는 회계감사를 한 적은 있지만 업무감사를 진행한 기록은 찾을 수 없었다.

꼭 감사라는 이름을 붙이지 않더라도, 입대의 회장 등 구성원이 바뀌면 기본 정보 및 검토 이력 및 아파트 운영과 관련된 여러 사항들이 전달돼야 하는데 그런 것이 없었다.

다른 아파트는 어떻게 하고 있는지 궁금해 아파트 관련 카페에 조언을 구하던 중 눈에 띄는 글을 봤다. 그 글에서는 ‘감사’에 대해 설명하고 있었다.

“감사란 넓은 의미에서 아파트의 경영 및 업무 실태를 검토하는 것을 아파트 감사라고 한다. 물품구매가 적정했는가, 관리비 부과가 적정했는가, 재고자산관리를 적절히 했는가, 대표회의 지시사항을 이행 했는가 등을 살핀다.”

입주민들이 당연히 궁금해 할 수 있는 내용이다. 아마 우리 아파트에서도 사용승인 후 15년의 기간 동안 관련된 내용과 관련해 감사가 있었을 것이고 그에 대한 답변도 있었을 것이다. 그러나 문제는 지금까지 한번도 아파트에 대한 사무감사가 이뤄진 적이 없다는 것이다.

따라서 문서를 남기는 것이 중요하다. 문서를 통해서 업무가 명확히 인수인계되지 않으면 입대의나 관리사무소 구성원이 바뀔 때마다 각 구성원은 업무를 자의적 혹은 편리한 대로 해석으로 진행하는 경우가 많다. 진행되고 있는 업무를 설명하는 과정에서도 문서가 없다면 오해가 발생할 수 있고, 오해는 불필요한 갈등을 부른다.

물론 일반적인 입대의 입장도 이해는 간다. 다들 생업이 있기 때문에 관리사무소가 작성해서 입대의에 올리는 기안서를 검토해 승인하는 것도 버거워하는 경우가 많다. 얼마 안되는 직책수당을 받으면서 뭘 그렇게까지 하냐고 생각하는 사람도 있다. 그러나 앞서 언급한 바와 같이 문서가 없다면 명확한 업무의 인수인계가 어려워지고 단지 내에 갈등까지 발생할 수 있는 만큼 입대의 임원의 직책 수당을 올리는 한이 있더라도 관리규약에 관련 내용을 명확히 하고 체계적인 문서화 절차가 필요하다. 현재 우리 아파트도 위탁관리업체에 사무감사 진행에 대해 요청을 했고 협의 중이다.

지자체마다 차이는 있지만 서울시 관리규약 준칙은 ‘감사는 관리주체의 관리운영 사항에 대해 분기별로 감사를 실시해야 한다’고 규정하고 있다. 꼭 서울시 관리규약 준칙과 같이 분기별까지는 아니더라도 최소한 1년에 한 번은 사무감사가 진행될 수 있도록 아파트 관리규약에 명시를 하고 결과에 대해 문서로 남기는 작업이 필요하다.

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