김정열 공인회계사의 ‘열정’ 공동주택 회계〈5〉
최초의 다수 공동주택 관리규약에서는 경비·청소업자를 선정하고자 하는 경우 입찰공고문에 퇴직금, 연차수당 및 4대보험 등에 대한 사후정산을 명시하도록 정하고 있으며, 이에 따라 실제 청소·경비계약서에 사후정산에 관한 내용을 기재하기도 한다.
이로 인해 청소·경비용역계약서상 사후정산 조항이 기재된 다수의 공동주택에서는 청소·경비계약서상의 매월 용역대금이 아니라 청소·경비업자로부터 받는 매월 정산서류상의 금액으로 청소비·경비비를 발생시키게 된다.
그 결과 공동주택의 재무상태표에는 공동주택에서 매월 관리비를 부과해 적립했다가 경비·청소업자가 연차수당을 지급하는 시점에 지출하기 위한 경비·청소연차충당금과 공동주택에서 매월 관리비를 부과해 적립했다가 경비·청소업자가 퇴직금을 지급하는 시점에 지출하기 위한 경비·청소퇴직충당금이라는 항목이 발생하게 되며, 공동주택의 운영성과표에는 4대보험이 정산된 이후의 금액으로 경비비 및 청소비가 기재되게 된다.
한편 적립된 경비·청소연차충당금과 경비·청소퇴직충당금 중 남은 잔액은 그 지급사유가 소멸하는 시점(예를 들어 경비·청소업자와의 계약이 종료된 시점)에 관리비에서 차감하는 방법 등으로 정산1)하게 된다.
예를 들어 공동주택에서 경비업자와 매월 5,000,000원(연차수당 200,000원, 퇴직금 400,000원, 4대보험 500,000원 포함)을 지급하되 연차수당, 퇴직금 및 4대보험에 대한 사후정산조건이 포함된 경비용역계약을 체결했다고 가정해 보자.
경비업자가 당월말에 4대보험 중 국민연금을 실제로 지출하지 않아 100,000원이 차감된 금액을 청구했다고 하면 공동주택에서는 당월 말일에 다음과 같은 회계처리를 하게 된다.
일정한 시기가 경과한 이후 경비업자가 경비원에게 미사용 유급휴가에 대한 연차수당 100,000원을 지급하고 해당 금액을 공동주택에 청구하는 경우 공동주택에서는 다음과 같은 회계처리를 하게 된다.
한편 경비업자와의 계약이 종료돼 해당 경비원이 모두 퇴직하게 되는 경우 경비업자가 경비원에게 퇴직금 300,000원을 지급하고 해당 금액을 공동주택에 청구하게 되는데 이 경우 공동주택에서는 다음과 같은 회계처리를 하게 된다.
이와 같은 사후정산은 경비·청소업자에 의한 경비비 및 청소비의 과다 청구를 방지하게 하고 이는 결과적으로 입주민의 관리비 부담을 경감시키게 되는 것이므로 공동주택에서는 관리규약에서 정한 사후정산에 관한 사항을 경비·청소계약서에 반영할 수 있도록 하고 실제로 사후정산이 적절히 이뤄질 수 있도록 관리할 필요가 있다.
1) 경비·청소연차충당금과 경비·청소퇴직급여충당금의 남은 잔액은 공동주택을 관리하면서 부수적으로 발생한 수입(잡수입)이 아니라 결과적으로 관리비를 과다 징수함에 따라 남은 잔액이므로 회계목적상 관리외수익으로 처리하는 것이 아니라 관리비에서 차감하는 방법으로 정산하는 것이 타당하다.
2) 연차수당과 퇴직금은 경비업자가 그 지출을 입증한 경우에 지급하므로 실제 지출이 이뤄지기 전까지는 공동주택 내에서 관리하게 된다.
3) 공동주택에서는 계약상 금액 5,000,000원에서 연차·퇴직충당금 각각 200,000원 및 400,000원과 지급하지 않은 국민연금 100,000원을 차감한 4,300,000원을 경비업자에게 지급하게 된다.
4) 결과적으로 공동주택에서는 계약상 금액 5,000,000원에서 지급하지 않은 국민연금 100,000원을 차감한 4,900,000원을 경비비로 해 관리비로 부과하게 된다.
5) 이미 관리비로 부과해 적립된 경비연차·퇴직충당금에서 경비원의 연차수당·퇴직금을 지급하게 된다.
6) 계약이 종료돼 그 지급사유가 소멸됐으므로 경비연차·퇴직충당금 중 남은 잔액은 관리비에서 차감하게 된다.