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[주규환 칼럼] 아파트 입주자 등의 문서 열람·복사 신청에 대해
승인 2020.11.26 09:19|(1318호)
법무법인 우리로 주규환 변호사

아파트 등의 공동주택에서 관리주체의 관리행위나 입주자대표회의의 운영과 관련해 잘못이 있을 수 있다는 의심이 들 때 입주자 등은 감시·감독 차원에서 정확한 정보 수집을 위해  문서 열람이나 복사 신청 등을 하게 되는데 이번 호 칼럼에서는 문서 열람·복사 신청과 관련해 발생할 수 있는 몇몇 문제들에 대해 살펴보고자 한다.

대부분의 아파트들에서는 관리규약에서 회계서류를 포함한 문서 열람·복사에 대한 규정을 두고 있었는데 주택법령에서 근거규정을 두고 있지 않다가 2014년 6월 25일 개정 주택법에 따라 마련됐다. 회계서류 열람·복사와 관련해 관리주체는 입주자 및 사용자가 관리비등의 징수·보관·예치·집행 등 모든 거래 행위에 관해 작성한 장부나 증빙서류, 그 밖에 대통령령(대통령령으로 정하는 정보란 관리비등의 사업계획, 예산안, 사업실적서 및 결산서)으로 정하는 정보의 열람을 요구하거나 자기의 비용으로 복사를 요구할 때에는 관리규약으로 정하는 바에 따라 이에 응하되 개인정보 보호법에 따른 고유식별정보 등 개인의 사생활의 비밀 또는 자유를 침해할 우려가 있는 정보나 의사결정과정 또는 내부검토과정에 있는 사항 등으로서 공개될 경우 업무의 공정한 수행에 현저한 지장을 초래할 우려가 있는 정보는 제외된다는 규정을 뒀고, 최소한 회계 서류에 대한 열람·복사 근거 규정이 2014년 6월경의 주택법령에 마련됐다. 다만 통상 아파트 등의 관리규정에는 주택법령보다 넓게 회계서류뿐만 아니라 다른 여러 문서들에 대한 열람·복사에 대한 근거 규정도 두고 있는 실정이다.

이처럼 입주자 등의 회계서류를 포함한 문서에 대한 열람·복사 신청과 관련해 몇 가지 법률문제가 발생한다. 우선 입주자 등이 관리사무소에서 문서 열람, 복사를 해주지 않아 열람·복사 가처분 신청을 제기함에 있어 간혹 입주자대표회의를 상대로 소송을 제기하는 경우가 있는데 주택법령상 회계서류를 포함한 문서의 보관자는 관리주체이므로 원칙상 관리업체를 상대로 가처분 신청을 해야 하지 입주자대표회의를 상대로 할 것은 아니다.

한편 문서 열람·복사 신청과 관련해 제일 중요한 점으로 열람 대상의 범위가 문제된다. 입주자 등이 모든 문서의 열람·복사가 가능한 것으로 오인하고 가처분을 제기하는 경우가 가끔 있는데 통상 열람·복사의 대상 문서의 종류에 대해 관리규약에서 정한 문서 외에는 원칙적으로 열람·복사 대상이 되지 않는다.

구체적으로 보면, 기본적으로 문서의 범위가 포괄적이거나 모호해 문서 범위가 특정되지 않을 경우 관리업체는 열람·복사에 응할 필요가 없고 또 관리업체가 나름대로 열람·복사에 충실히 응했음에도 입주자 등이 이에 더해 방대한 분량의 문서 열람·복사를 요구하는 경우 이는 업무방해의 소지가 있어 열람, 복사 대상이 아니고, 보관대상 서류에 포함되지 않거나 보관여부가 불분명하거나 애초 존재하지 않는 문건이거나 관리업체가 작성·보관해야할 의무가 없는 용역계약 관련한 서류 등은 열람·복사 대상이 아니라는 것이 하급심의 판례다. 또 관리업체에 대한 행정지도, 시정명령, 과태료 처분 내용에 대한 자료는 열람·복사 대상이 아니나 입주자대표회의의 사업자 등록증은 열람·복사 대상이라는 하급심 판례도 있다.

CCTV나 대표회의 회의 영상 등의 경우 간혹 입주자 등이나 관리소장이 법령을 간과해 아무 의심 없이 이들을 열람·복사해 주거나 교부받는 경우가 있는데 특별한 사정이 없는 한 이들 열람·복사는 개인정보보호법에 위반된다는 것이 하급심 판례의 주류적 경향이므로 이 부분은 특히 주의를 요한다.

덧붙여 입대의가 관리규약에 정해진 열람·복사 대상물에 대해 이를 제한하는 결의를 했다 하더라도 이러한 결의는 무효여서 열람·복사에 응해야 하고 구분소유자인 입주자의 경우 반드시 아파트 단지에 거주하지 않더라도 열람·복사 신청을 할 수 있다는 것이 또한 하급심 판례다.

이처럼 모든 문서가 열람·복사 대상물은 아니고 특히 CCTV나 입주자대표회의 영상물은 원칙상 열람·복사 대상물이 아니라는 점에 특히 유의할 필요가 있다. 입주자 등은 문서 열람·복사 관련해 이러한 내용을 충분히 인식하고 숙지하고 있다면 합리적인 열람·복사 신청권한 행사가 이뤄질 수 있다.

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