필자는 이전에 아파트 경리로 근무를 하다 현재는 인터넷과 오프라인 강의를 중심으로 공동주택 회계 교육과 집합건물 회계컨설팅 회사를 운영하고 있다. 공동주택 인터넷 강의 및 오프라인 강의 등에서 경리담당자 및 관리소장에게 자주 하는 질문 중에 하나가 “관리소장 중에 가장 힘든 관리소장은 어떤 분일까? 라는 질문이다. 그 질문에 대부분이 “경리 겸직 소장”이라는 답을 하곤 한다.

경리 즉 회계담당자는 실제적으로 회계처리 기준 제5조(회계담당자)에 따르면 관리주체는 회계에 관한 독립된 업무를 담당하기 위해 회계 단위별로 다음의 회계담당자를 둬야 한다. 또 회계담당자는 겸직할 수 없다. 단 직원의 과소 등으로 겸직이 불가피한 경우에는 그렇지 않다라고 표기돼 있다. 즉 경리를 각각 업무에 따라서 구분해 회계담당자를 둬야 하나, 직원의 과소로 인해 겸직이 가능하다는 것이다. 경리직원 한 명이 여러 가지 업무를 하는 것도 물론이거니와, 관리소장이 경리와 겸직 역시 가능하다는 것이다. 직원의 과소의 원인은 당연히 관리비의 절감 때문이다.

관리비는 일반관리비의 비중이 가장 높으며 일반관리비 중에서 가장 비중이 큰 것은 인건비다. 대형 단지든 소형단지든 관리실에 배치되는 인원은 거의 비슷하며, 관리소장, 경리, 서무 직원으로 구성돼 있다. 이렇다 보니 소형단지의 경우 당연히 ㎡당 단가로 나눠 부과하는 일반관리비의 금액이 대형 단지에 비해 상대적으로 높을 수밖에 없다. 따라서 소형단지에서는 인건비를 낮추기 위해 경리직원과 관리소장이 겸직하는 구조로 구성되는 경우가 많다.

그런 단지에는 대부분 주택관리사 시험을 막 통과하고, 공동주택의 경험이 적은 주택관리사보 자격증을 가진 관리소장들이 근무를 하게 된다. 근간에는 세대수가 적은 단지도 아닌 300세대가 안 되는 단지나 입주 단지, 복합 단지에도 초보 경리겸직 관리소장을 배치하게 되는데 경력이 적고 업무능력이 부족할 수밖에 없는 초임소장이 업무량이 과다한 단지에 근무하게 된다. 이런 경우 회계가 꼬여있는 경우를 많이 발견하게 되는데 이는 업무를 안일하게 처리해서가 아니라 관리소장의 업무뿐 아니라 경리의 업무를 겸직하다 보니 한 부분은 소홀히 할 수밖에 없게 되지 않았나 판단된다.

경리겸직 관리소장은 민원응대나 회계업무처리를 해주는 경리가 없기 때문에 갑자기 단지에 문제가 발생한 경우 자리를 비우는 것이 쉽지 않고, 회계업무는 집중을 해야 하는 업무인데도 불구하고 타 업무 때문에 실수의 여지가 생기게 되는 것이다.

경리와 관리소장은 상호 협조적이면서도 상호 감시적인 관계다. 하지만 경리겸직 소장의 경우는 혼자서 업무를 다하기 때문에 문제 사항의 발생 시 취약할 수밖에 없다.

공동주택에서 관리소장과 기전직의 겸임을 막은 것처럼 관리소장과 경리직의 겸직이 불가하도록 지정됐으면 가장 좋겠지만, 인원을 추가 채용할 수 없다면 적어도 회계 대행을 외주로 진행을 하고, 관리소장이 점검하는 형태로 변화돼 관리소장의 업무 과중을 막고 혹시라도 모를 불가피한 문제를 예방할 수 있었으면 좋겠다고 생각한다. 공동주택 관리업무가 더욱 전문직으로 인식되고, 중요성이 높아지길 기대하며 글을 맺는다.

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