[아파트관리신문=김선형 기자] 공동주택 입주민, 아파트 관리사무소장이 생각하는 공동주택 관리의 개념은 같다. 건물을 안전하고 깨끗한 상태로 유지하기 위한 전문 서비스를 제공해 입주민 주거 복지를 향상하는 것이다. 그러나 그러기 위해서는 ‘행정업무’라는 산을 넘어야 한다.

거창유지관리는 정보통신 기술을 활용해 이 ‘행정업무’라는 산을 치웠다. 스마트 관리시스템 구축으로 업무 부담을 덜어 관리주체가 서비스 제공에 집중할 수 있게 함으로써 입주민 주거 복지 향상에도 이바지했다.

이 공로로 거창유지관리는 지난해 12월 국회에서 열린 제6회 대한민국주거복지문화 대상 시상식에서 새로 신설된 ‘집합건물·공동주택 주거 관리 우수경영 대상’의 첫 수상자가 됐다.

온라인 기반으로 자료 통합해
현장의 행정업무 부담 덜어

이창우 거창유지관리 대표는 “아파트 관리 현장에서는 각종 규제와 의무화 등에 대응하기 위한 행정업무에 치이는 경우가 많다. 그래서 IT기술을 활용해 현장의 행정업무에 대한 본사 지원을 강화함으로써 관리소장이 입주민들을 위한 업무에 집중할 수 있는 환경을 만들기 위해 노력했다”고 강조했다.

이를 위해 거창유지관리는 2015년 현장 관리소장들의 의견을 수렴해 ‘거창넷’ 홈페이지를 제작했다. 가장 중점을 둔 부분은 사용자 편의성이다. 최대한 쉽게 사용할 수 있도록 일반적으로 많이 사용하는 엑셀과 구글의 플랫폼을 최대한 활용했다.

현장에서 일을 하는 관리소장과 관리과장, 경리주임 등이 아파트 관리에 필요한 내용을 같이 작성하면서 공유할 수 있도록 했고 본사에서도 실시간으로 확인하면서 미진한 부분이 있으면 수정하거나 메모를 통해 조언을 남길 수도 있다.

본사에서 관리하고 안내하는 통합업무점검표를 통해 현장관리소장들이 시기에 맞춰 현장에 필요한 관리업무를 빠뜨리지 않고 수행할 수 있도록 배려했다.

많은 관리소장이 어려움을 겪고 있는 장기수선충당금도 본사에서 작성한 점검표를 통해 점검함으로써 실수를 방지토록 했고, 각종 행정업무에 필요한 서류도 복잡하게 찾아다닐 필요 없이 홈페이지에서 다 찾을 수 있도록 했다.

또한 현장의 시설과 장비 관리에는 QR코드를 도입했다. 시설이 그동안 어떻게 관리됐는지 장비의 구체적인 사양이 어떻게 되는지 스마트폰 카메라로 QR코드를 찍으면 바로 확인할 수 있다.

현재는 스마트폰을 활용할 수 있도록 본사 및 현장관리앱도 개발해 시범 운영 중이다.

이런 모든 정보는 온라인에 저장되기 때문에 인원이 교체되더라도 복잡한 인수인계 절차 없이 그동안의 업무 이력을 간편하게 확인할 수 있다.

이 대표는 “지자체의 감사 등이 있으면 자료를 찾고 서류를 작성하는데 2~3일씩 걸리기도 하고 여러 일정이 겹치면 일주일씩 걸린다”며 “이런 애로사항들을 해결하기 위해 온라인 기반으로 자료를 통합해서 행정업무 부담을 덜고자 했다”고 설명했다.

시스템이 낯설고 어렵다고 느껴지면 도움을 요청하면 된다. 본사에서 현장 컴퓨터에 원격으로 직접 접속해 문제를 해결해 준다.

관리업무 매뉴얼화로
입주민, 관리소장 모두 만족

시스템을 운영하는 것은 결국 사람이다. 거창유지관리는 업무환경에서도 불필요한 부분을 덜어냈다.

이 대표는 “입주민의 민원에 대응하다 보면 언제 무슨 일이 생길지 모르는 것이 관리업이다. 따라서 출근 시간도 업무에 맞춰 탄력적으로 운영하고 있으며 회의 등도 형식에 얽매이지 않고 화상회의 등을 적극 활용하고 있다”고 말했다.

그러면서 강조한 것은 업무의 매뉴얼화다.

이 대표는 “2010년 사업자 선정지침이 제정되고 아파트와 관련된 많은 규제가 생기면서 관리업에도 점점 정교한 기술이 요구되기 시작했다. 환경 변화에 대응하기 위해서는 관리를 매뉴얼화 하는 것이 가장 필요하다고 판단했다”며 “업무가 체계적으로 매뉴얼화 돼 있다면 입주민으로서는 거창유지관리에 관리를 맡기면 어떤 소장이 오더라도 일정 수준의 서비스는 확실하게 보장된다는 안심을 할 수 있다. 일종의 품질 보증인 셈이다. 관리소장 입장에서는 매뉴얼에 따름으로써 업무도 배우고 자기 능력을 향상할 수 있고, 이미 업무에 익숙한 관리소장이라면 매뉴얼에 따라 행정업무 등을 빠르게 처리하고 남는 시간에 입주민에 대한 서비스에 집중할 수 있다”고 강조했다.

이를 위해 관리소장 교육에도 정성을 다하고 있다. 매뉴얼을 던져주고 알아서 익히라는 식이 아니다. 가장 필요한 것부터 차근차근 교육한다. 궁금한 점이 있으면 반복 숙달할 수 있도록 ‘거창TV’라는 유튜브 채널도 열었다. 현장에 필요한 사항들이 항목별로 분류돼 있어 원하는 부분을 언제 어디서든 학습할 수 있다.

제1회 주택관리사 출신인 이 대표는 “위탁관리업체의 수익성은 30년 전보다 오히려 후퇴하고 있는 상황에서 이런 투자는 너무 과하지 않냐는 말도 있지만, 현재 시장에서 살아남고 비용을 절감하기 위해서는 시스템 구축과 인재 양성이 필수”라며 “주택관리업의 발전을 위해서도 이런 투자가 필요하다는 데는 제1회 주택관리사로서의 의무감도 작용했다”고 밝혔다.

관리업의 중심은 결국 사람

거창유지관리는 한국에 고층아파트가 들어서기 시작하던 1992년에 창립했다. 청주시를 중심으로 시작해 충북과 세종시, 대전 지역으로도 영역을 넓히며 지금은 충청권을 대표하는 위탁관리업체로 성장했다. 아파트 186개 단지에서 약 10만 세대의 생활을 책임지고 있으며 지식산업센터, 대형 빌딩, 상가 관리업 외 경비업, 건물위생관리업, 전산업 등도 300여곳의 현장을 관리하면서 사업 영역을 확장해 나가고 있다.

또한 아파트 입주민들이 쉽게 접근하기 어려운 부동산 관련 전문 세무, 법무, 중개 등을 연결하는 아파트 입주민 서비스 제공을 위한 플랫폼 형성을 준비하고 있다. 현장 직원들은 물론 입주민 안전을 위해 안전보건경영시스템도 운영 중이며 이런 노력의 결과로 최근 국제표준화기구(ISO)에서 2018년에 제정한 산업보건 및 안전관리경영시스템의 국제 표준인 ISO 45001 인증도 획득했다.

기업의 사회적 책임도 놓치지 않는다. 지난해 여름 청주시에 폭우가 쏟아져 오송 지하차도 참사 등 수해가 발생했을 때도 수해 복구를 돕고 1000만원 상당의 구호 물품을 기탁했다.

이런 모든 성장과 경영의 원동력은 사람이다.

이창우 대표는 “관리업은 사람이 하는 것이고 사람을 위한 것이다. 관리업의 중심은 사람”이라며 “수많은 행정업무 때문에 ‘입주민 주거 편의를 향상한다’는 관리업무 본연의 모습이 가려지고 있다. 이런 어려움을 극복하기 위해 만든 것이 거창유지관리의 스마트 관리시스템이고 매뉴얼이다. 이번에 대한민국주거복지문화 대상 수상자로 선정된 것도 이런 마음가짐을 간직한 채 계속 노력하라는 뜻으로 본다. 같이 고민하고 노력해 준 거창유지관리 가족들에게 감사하다”고 전했다.