관리소장이 겪고 싶지 않은 경험을 꼽아보라면 과태료 부과 처분이 빠질수 없다. 어느 단지에는 과태료 폭탄이 떨어졌고, 어느 단지에서는 소장이 과태료 납부를 위해 대출까지 받았다고도 한다. 몇몇 극단적 사례라고 마음을 달래보지만, ‘혹시 나도 뭔가 실수한 것이 있지 않을까?’라는 찝찝한 불안감이 남는다. 그렇다면 과태료를 피하기 위해 할 수 있는 일은 무엇이 있을까. 대한민국에서 가장 많은 공동주택 단지를 관리하고 있는 우리관리 법무팀 관계자를 만나 공동주택 과태료의 구체적인 사례와 대처법 등에 대해 물었다. 

▶일선 현장에 가장 많이 부과되는 과태료 유형은?

사업장을 대상으로 한 자체 조사 결과에 따르면 ‘사업자 선정지침 위반’에 따른 과태료 처분이 전체 과태료 처분의 약 70%에 달했다. 선정지침 위반 중에서는 수의계약 위반, 입찰공고 위반, 적격심사 평가 등 입찰절차 위반 등이 눈에 띄었다. 

▶구체적으로 어떤 사례들이 있나.

입주자대표회의 의결 없이 수의계약 체결 사례가 많이 보고된다. ‘천재지변, 안전사고 발생’ 등 극히 예외적인 경우에만 입대의 의결을 거치지 않고 ‘선조치 후보고’가 가능하다. 구체적으로 살펴보면 ▲입찰이 2회 유찰된 후 수의계약 체결 전 입대의 의결 누락 ▲소액의 물품을 구입하면서 입대의 의결 간과 등으로 과태료 처분을 받는 경우가 많다. 입대의 회장이랑 잘 아니까, 이정도는 번거로우니까 같은 안일한 생각을 해선 안 된다. 

선정지침에 정해져 있는 입찰공고 내용을 누락해서 과태료 처분을 받는 경우도 많다. ▲계약 기간 ▲개찰의 일시·장소 ▲입찰 무효의 이유를 알리는 방법에 관한 사항 등 사업자선정지침 제16조 및 제24조에 명시된 내용을 하나라도 포함하지 않는다면 과태료가 부과된다.

사업자 선정 결과를 미공개하거나 지연 공개해 부과되는 과태료 처분도 늘어나고 있다. 사업자 선정지침 제11조에 따르면 수의계약 선정 결과는 인터넷 홈페이지 및 동별 게시판, 공동주택관리정보시스템에 낙찰자 결정일의 다음날 18시까지 공개해야 한다. 

장기수선충당금 역시 주의해야 한다. 특히 장기수선계획에 따른 수선주기가 도래했지만 시설물 상태가 쓸만해 공사가 필요 없다고 판단되면 반드시 입주자 과반수의 동의를 받아 수선 주기 등을 조정해야 한다. 번거롭다는 이유로 그리고 입대의 의결이 있으니 괜찮겠지라는 생각을 하면 안 된다. 
요즘 통합경비용역시스템을 구축하면서 장기수선계획 수립 항목인 CCTV, 주차차단기 등의 설치 비용을 장충금이 아닌 경비비로 지급해 과태료 처분을 받는 사례가 많으니 충분히 주의해야 한다. 

계약서 미공개 및 지연 공개도 과태료 처분 빈도가 높다. 공동주택관리법 제28조에 따르면 사업자와 계약을 체결하는 경우 계약 체결일로부터 1달 안에 그 계약서를 공동주택단지의 인터넷 홈페이지 및 동별 게시판에 공개해야 하나 정해진 기간을 지키지 않는 경우가 많다. 아파트 홈페이지가 없는 경우에는 관리주체가 운영·통제하는 유사한 기능의 웹사이트 또는 관리사무소 게시판에 공개해야 하고 관리사무소 게시판에 공개하는 때는 추후 확인을 위해 해당 기간에 공개한 사실을 사진으로 촬영해 보관할 필요가 있다.

주민공동시설 위탁 운영도 운영비를 전체 관리비로 부과할 것인지, 시설 이용자에게만 부과할 것인지 등 운영비 부과 방법에 대해 관리규약에 명확하게 규정해서 운영해야 한다.

지자체 발송 공문 미공개도 과태료 처분을 받는다. 공동주택관리법 제93조 제7항과 제8항에 따르면 지자체장이 공동주택관리에 관해 명령·조사, 감사의 결과 등을 통보하는 경우 관리주체는 그 내용을 통보받은 날부터 10일 이내에 7일 이상 인터넷 홈페이지 및 동별 게시판에 공개해야 한다. 

그 외에도 입대의 운영비 사용을 부적정하게 처리하거나, 행위허가·신고를 하지 않고 용도변경, 증축, 철거 등을 행한 경우도 과태료가 자주 부과되는 사례다.

▶과태료 처분을 막기 위한 방법은.

과태료 대응 업무를 수행하면서 겪은 경험을 토대로 보면 과태료가 부과되는 상황은 크게 3가지로 나눌 수 있었다. 

첫째는 관리법령을 마음대로 해석하거나 위반임을 알면서도 넘어가는 것이다. 특히 의결에 관여하지 않았더라도 위법한 의결을 집행했다는 이유로 관리주체에게 과태료 처분이 내려지기도 한다. 법원은 관리주체를 공동주택관리의 전문가로서 주의의무가 있다고 보기 때문이다. 때문에 관리주체는 재심의 요청 등을 통해 관리법령을 위반하지 않도록 적극적으로 노력해야 한다. 그래야 과태료 처분 통지서가 날아왔을 때 소명할 수 있다. 

둘째는 관리법령을 숙지하지 못한 경우다. 몇몇 관리소장은 ‘그동안 이런 식으로 해 왔다’는 항의를 하기도 한다. 그러나 과태료 처분에 대해 ‘몰랐다’는 말로 항변할 수 없다. 빈번하게 개정되는 관리법령 및 사업자 선정치침 등을 예의주시해야 한다. 

마지막으로 이른바 악성 민원인이 존재하는 경우다. 악성 민원인의 의도에 휘둘리지 않기 위해 관계 법령을 철저히 준수하는 수밖에 없다. 바로 위에서 언급한 첫 번째와 두 번째 사례들이 더욱 중요한 이유다. 특히 감정적인 대응을 배제하고 제기된 민원을 원칙대로 착실하게 소명해야 한다.