백련산힐스테이트3차 등
전자결재수 꾸준한 증가
“사용법 쉬워 금방 적응”

[아파트관리신문=서지영 기자] 서울시가 맑은 아파트 사업 일환으로 ‘스마트아파트’ 시범단지를 운영하고 있는 가운데, 전자결재에 대한 적극적인 참여로 업무 효율성을 크게 높인 단지들의 성과가 나오고 있다.

서울시는 지난달 28일 서울시청 본관 10층 회의실에서 스마트아파트 시범단지 동대표, 관리소장과 시‧자치구 관계자 등이 참석한 가운데 ‘2018년 서울시 아파트 전자결재 서비스 확대사업 중간 보고회’를 열었다.

스마트아파트는 아파트 관리사무소에서 생산되는 모든 문서를 전자화하는 것으로, 서울시는 관리사무소의 잦은 직원 변경으로 인수인계의 부재에 따른 체계적 업무관리의 어려움, 공동주택 관리 정보공개 의무화 가운데 수작업으로 인한 업무 과중, 분실‧위조 위험 등 종이문서의 문제점 등을 보완하고 관리 업무의 투명성‧효율성을 제고하고자 전자결재 서비스를 계획하게 됐다.

본격적인 시행에 앞선 시범운영을 위해 지난해 2개 단지에 이어 올해 7월 6개구 8개 단지를 시범단지로 추가해 사용자 교육과 현장지원, 현장점검 및 서비스 개선 등을 추진해왔다.

올해 시범단지로 선정된 아파트는 ▲성동구 마장세림, 텐즈힐1단지 ▲동대문구 홍릉동부 ▲은평구 백련산힐스테이트3차 ▲강서구 강변월드메르디앙 ▲서초구 롯데캐슬헤론, 서초트리팰리스 ▲강남구 LH강남브리즈힐아파트다.

중간점검 결과, 이 중 4개 단지가 우수한 사용량과 적극성을 보인 가운데, 특히 백련산힐스테이트3차아파트가 시범운영 초기부터 꾸준히 전자결재 사용량을 늘리며 가장 좋은 성과를 나타냈고, 텐즈힐1단지, LH강남브리즈힐아파트도 점차 성과를 올려가는 발전적인 모습을 보였다.

백련산힐스테이트3차는 전자결재 처리 건수가 초기 3건에서 최근에는 437건으로 상승, 전자문서화 95%를 달성하며 올해 안에 100% 달성을 바라보고 있다.

8개 시범단지 관계자들은 이번 중간보고회에서 그동안의 시범운영 성과와 애로사항 등을 소개하며 개선 방향에 대해 자유롭게 의견을 나눴다.

백련산힐스테이트3차 김지백 대표회장은 “사용법이 전혀 어렵지 않아 거부감 없이 시작할 수 있었고, 시간과 장소에 구애 받지 않으며 전자결재를 할 수 있어 신속하고 손쉬운 결재가 가능해졌다”며 “일부 동대표들의 반대도 있었지만 적극적으로 설득하고 교육에 참여시킨 결과, 다른 동대표들도 바로 사용을 요청함에 따라 대표회의 감사와 총무 등도 전자결재를 적극 활용하고 있다”고 전했다. 또한 “종이 자원도 아낄 수 있고, 관리업무에 불신을 갖는 입주민들에게 투명해질 수 있어 신뢰성을 높이는 데에도 도움이 된다”며 전자결재 서비스 이용을 적극 추천했다.

이한영 관리소장은 “처음에는 낯설고 거부감도 있었지만 수기로 단순반복되는 관리업무의 효율성을 높일 수 있고 모든 문서를 전자화해 보관함으로써 이전 문서를 찾기도 편리해져 관리직원들의 만족감이 높다”고 말했다.

텐즈힐1단지아파트 관계자는 “막상 사용해보면 어렵지 않기 때문에 막연한 두려움을 깨고 적극 도입한다면 금방 적응이 되고 관리업무 선진화로 아파트 발전에도 많은 도움이 될 것”이라고 조언했다.

이와 함께 참석자들은 “회계 ERP와의 연동으로 아파트 관련 모든 문서의 이력관리가 돼야 한다”, “관리소장과 동대표들의 적극성과 호흡이 중요하다”, “서울시 관리규약준칙 등에 전자문서 관련 의무사항을 마련하는 등 제도적으로 근거가 갖춰지고, 관리소장 협회 등에 관련 교육을 신설해주길 바란다”는 등의 의견을 제시했다.

서울시 아파트 전자결재 서비스 공식 수행사인 새움소프트 관계자는 아파트 전자문서 확대 사업의 월별 진행사항과 향후 일정 등을 소개한 뒤, 서비스 사용이 부진한 단지들의 원인과 개선방안에 대해 설명했다.

관리소장, 대표회장 등 일부 대상만 서비스되는 문제에 대해서는 지난달 각 단지 방문을 통해 동대표 교육을 실시, 이달부터 순차적으로 동대표 임원의 전자결재 서비스를 시행해 해결되도록 했다.

또한 주요 부진원인이 된 종이문서의 익숙함, 기존 업무 양식 고수, 사용법 미숙지 등 문제에 대해서는 종이문서의 불편함이 개선된 전자문서의 쉽고 편리한 기능 추가 및 사용법 개선, 사용자 의견수렴을 통한 지속적 업무양식 개선, 주기적인 방문과 소식지 발행을 통해 매주 사용자 활용 팁을 제공하는 등 사용자 교육 강화를 통해 개선해가고 있다.

이날 보고회에 함께 한 서울시 박승규 공동주택과장은 “서울시 아파트 전자결재 사업을 통해 아파트 관리업무의 투명성이 강화되고, 시행착오가 있더라도 기존의 문서작업에 약간의 변화만 생기는 것이므로 금세 자리잡을 수 있을 것이라 기대한다”며 “이번 중간보고회를 통해 나온 의견들을 적극 반영해 서비스를 계속 업그레이드하고 전자결재 법제화 또한 추진할 것이니 각 아파트에서 적극적인 참여를 당부드린다”고 말했다.

서울시는 오는 12월 ‘서울시 공동주택 한마당’ 행사에서 전자결재 서비스 홍보관을 운영하고, 시범단지별 최종성과 등 사업 완료 보고회를 여는 한편, 시범운영을 통해 도출되는 결과를 토대로 각각의 유형별 안내 등을 담아 향후 아파트 활용 가이드 북을 제작‧배포할 계획이다.