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서울시, 전자결재 ‘스마트 아파트’ 시범단지 확대···8곳 추가"전체 아파트 도입 위한 마중물···관리 효율성, 투명성 강화" 26일 사업설명회 열어
승인 2018.07.27 16:06|(1208호)
서지영 기자 sjy27@aptn.co.kr
류훈 서울시 주택건축국장이 '서울시 아파트 전자결재 시범 서비스 확대 사업 설명회'에서 축사를 하고 있다. <서지영 기자>

[아파트관리신문=서지영 기자] 서울시가 아파트 관리사무소에서 생산되는 모든 문서를 전자화하고 전자결재하는 ‘스마트아파트’ 사업의 본격 시행에 앞서 26일 서울시청 3층 대회의실에서 사업설명회를 개최했다.

이날 설명회는 서울시 아파트 전자결재 시범운영 성과사례 및 확대 사업을 타기관에 전파하는 등 횡단전개 하고자 마련돼, 올해 새롭게 선정된 시범단지 관계자, 서울시내 자치구 등 타기관 관계자, 전자문서화에 관심 있는 시민 등이 참여했다.

설명회에서는 사업개요와 시범운영 성과 사례 및 시연회 발표, 질의응답 등이 진행됐으며, 부대행사로 아파트 전자결재 문서행정서비스에 대한 이용자들의 궁금증을 해소하는데 도움을 줄 수 있도록 직접 눈으로 보고 사용해 볼 수 있는 체험 부스도 운영됐다.

서울시는 ‘스마트 아파트’ 시범단지를 올해 8곳 추가한다고 25일 밝혔다. 지난해 2개 단지로 시작해 올해 총 10개 단지로 확대됐다. 시는 향후 법제화를 거쳐 서울시내 전체 아파트에 도입한다는 목표다. 지난해 아파트 전자결재 시범운영 단지는 도봉구 창동주공4단지, 노원구 상계주공14단지다.

올해 선정된 8개 단지는 ▲성동구 마장세림, 텐즈힐1단지 ▲동대문구 홍릉동부 ▲은평구 백련산힐스테이트3차 ▲강서구 강변월드메르디앙 ▲서초구 롯데캐슬헤론, 서초트리팰리스 ▲강남구 LH강남브리즈힐아파트 등이다. 이들 단지는 지난 5월 자치구별 시범단지 공모를 통해 자발적 참여 의사를 밝힌 곳들로, 결재시간 단축을 통한 효율적인 아파트 관리, 입주민의 알권리 충족, 아파트 관리의 투명화 및 선진화 등을 위해 시범사업에 신청했다고 배경을 밝혔다.

백련산힐스테이트3차아파트 이한영 관리소장은 “그동안 지속적으로 신경써온 아파트 관리의 투명성을 유지하고자 입주민 80% 정도의 찬성 동의를 받아 전자결재 시범서비스를 신청하게 됐다”며 “종이문서를 없애고 전자화함으로써 업무 간소화 등 효율성이 높아지고 입주민들의 신뢰도도 높아질 것으로 기대된다”고 밝혔다.

아파트 전자결재 서비스의 핵심 내용은 아파트 관리사무소에서 그동안 일일이 수기로 생산해왔던 관리비 부과서류, 공사·용역 관련 서류, 각종 점검일지 등 모든 종류의 생산문서를 전자결재 함으로써 문서의 생산부터 보관까지 모든 단계를 ‘전자문서화’하는 것이다.

이렇게 되면 그동안 종이문서 관리로 인한 문서분실‧위조‧문서찾기 어려움 등이 해소되고, 방대한 종이문서 보관·관리비용이 절감되며, 관리사무소 업체 및 직원의 잦은 변경으로 인한 체계적인 인수인계 어려움 등이 한 번에 해결할 수 있을 것으로 기대된다.

서울시 아파트 전자결재 서비스 공식 수행사인 새움소프트의 최병진 대표이사는 26일 설명회에서 “설문조사 결과 아파트 입주민 대부분이 아파트 문서가 전자화돼 있는 것으로 알고 있어, 많은 기관과 회사 등이 전자결재가 보편화되고 있는 상황에서 아파트 전자문서화는 당연히 가야 할 방향”이라며 “막연히 전자결재가 어려울 것이라 생각하지만 지난해 시범단지 사례를 통해 한 번 시작하면 쉽게 처리되고 갈수록 문서처리 건수가 증가하는 것을 볼 수 있었다”고 전했다.

최 대표이사는 관리직원들이 현장에서 발견된 시정할 사항 등을 핸드폰으로 찍어 바로 전자결재 앱에 올리고, 결재문서가 올라오면 실시간 알림이 가 핸드폰으로 결재가 가능하며, 담당자 간 채팅을 통해 빠른 소통이 가능한 점 등을 소개하고, 전문가 교육과 콜센터 운영, 전용 질문답변 게시판 등 서비스에 대해서도 안내했다.

서울시는 전체 아파트가 스마트 아파트로 가는 마중물 사업으로 이번에 시범단지를 확대하게 됐다며 전자결재가 아파트 관리비의 효율성과 정보공개 투명성을 한층 높일 것으로 기대한다고 밝혔다.

사업에 참여하는 관리사무소장과 입주자대표들의 연령대가 대부분 고령인 점을 고려해 집합교육, 찾아가는 맞춤형 교육 등 다양한 교육을 통해 이해도 및 편리성을 높여 전자결재 시범사업이 효율적으로 추진될 수 있도록 할 계획이다.

우선 7월에는 참여구청을 중심으로 2~3개 단지를 묶어서 집합교육을 하고, 8월부터는 각 단지별로 방문해 맞춤형으로 교육이 진행된다. 먼저 관리소장과 직원을 대상으로 집중 교육하고 10월에는 입주자대표에게도 교육을 진행해 사용하게 할 예정이다.

또한 시, 자치구, 시범단지 관계자 합동으로 착수보고회(7월)와 중간보고회(9월), 최종보고회(12월)를 개최해 운영현황 공유 및 점검을 통해 더 나은 방향으로 개선, 발전시켜 나갈 계획이다.

이번 시범사업을 적극적으로 운영하는 시범단지에 대해서는 우수단지 동판을 제작해 수여한다.

이와 함께 서울시는 사업설명회에서 참여 대상별로 실시한 설문을 통해 올 연말에 완료될 예정인 ‘아파트 전자문서 제도화 전략 사업(ISP)’의 이행과제를 도출하는데 보조자료로 이용한다고 밝혔다. ISP에서는 서울시 공동주택통합정보마당과 K-apt와의 자동 연동, 별도로 종이문서 보관 의무 삭제 등에 대해 정의할 예정이다.

서울시 류훈 주택건축국장은 “이번 아파트 전자결재 확대 사업은 아파트 관리를 효율적이고 투명하게 혁신하는 것뿐만 아니라 입주민의 알권리를 충족시켜 줌으로써 아파트내 갈등 해결에 많은 도움이 될 것으로 기대된다”며 “지금은 시작단계이므로 입주민이 만족하는 투명한 정보공개 기반을 만들어 가기 위해서는 아파트 관계자 및 시민들께서 지속적인 관심을 갖고 지켜봐 주시길 당부드린다”고 말했다.

'서울시 아파트 전자결재 시범 서비스 확대 사업 설명회'에서 참석자들이 기념사진을 찍고 있다. <서지영 기자>

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