현행 주택법 시행령은 제55조 제2항에서 관리주체는 관리비 등과 잡수입의 징수·사용·보관 및 예치 등에 관한 장부를 작성해 이를 그 증빙자료와 함께 회계연도 종료 후 5년간 보관하도록 규정하고 있다.

관리주체의 회계업무를 제대로 감사하고 입주자 등의 알 권리를 충족시키기 위해선 관리주체가 수행하는 관리비 등의 회계서류 뿐만 아니라 관리업무상 작성된 중요한 서류는 모두 일정기간 보존돼야 하고 입주자 등 이해관계인에게 공개돼야 한다. 그러므로 관리주체의 회계서류 등 보존의무를 규정하고 있는 동 규정은 타당하다.

그리고 정부가 보관의무를 위반한 관리주체에 대해 실효성 확보수단을 마련하겠다고 한 것은 관리업무의 건전화와 투명화를 위해 꼭 필요한 조치라고 할 수 있다.

그러나 관리비나 잡수입 외의 관리비 예치금이나 장기수선충당금의 부과·적립·사용내역, 설계도서, 지출원인이 되는 계약서 등 보존이 필요한 문서는 보관대상에서 제외돼 있고, 회계서류의 보관기간도 일률적으로 5년으로 정하고 있는 것은 타당하지 못하다.

왜냐하면 관리비 예치금이나 장기수선충당금의 징수현황과 같이 성질상 5년 이상 보존의 필요성이 있는 경우가 있고, 설계도서나 사용검사 관계서류와 같이 공동주택이 용도폐지될 때까지 보존해야 하는 문서도 있기 때문이다.

관리현장에서는 입주자대표회의나 관리주체의 고의 또는 과실로 설계도서나 중요한 계약문서 등이 유실돼 관리업무의 사실관계를 파악하기 어렵게 함으로써 결과적으로 입주자들이 피해를 보는 사례가 발생되기도 한다.

그런데 문서보관의무 위반자에게 행정처벌과 같은 제재를 가하기 위해선 그 근거가 법률로 규정돼야 한다. 그러므로, 관리주체가 관리업무의 수행하기 위해 작성했거나 사업주체 등으로부터 인계받은 서류들은 그 중요성에 따라 그 보존기간을 달리 설정해 관리주체에게 보존의무를 부과하되, 적어도 그 보존의무에 관한 규정은 법률의 형식이 요구된다.