관리업무 체계화·공동체 활성화 노력으로 살기좋은 단지 만들어
이 아파트는 공동주택 관리규약과 별도로 관리업무 처리절차, 공동주택 회계관리 실무, 건축물의 유지관리 요령 등을 마련해 체계적인 관리를 실현하고 있다.
또한 기존의 부녀회, 노인회를 통한 행사뿐만 아니라 시흥시 공동체 활성화 사업을 통한 새로운 행사 및 강좌 운영 등으로 입주민 공동체 활성화에도 적극 나서고 있다.
이러한 노력을 인정받아 이 아파트는 지난해 국토부가 실시한 ‘2012년 공동주택 우수관리단지 선정사업’에서 우수관리단지상을 수상하는 영광을 안기도 했다.
이에 체계적인 관리 실현, 공동체 활성화를 위해 노력하는 대표회의, 관리주체가 있는 이 아파트를 찾아가 봤다.
체계적으로 아파트 관리·운영
시화월드메르디앙아파트는 관리규약과 별개로 ‘관리업무 처리절차’ 등 관리업무 처리에 필요한 규정을 문서화하고 단지 내 각 설비의 상태를 점검하는 ‘월간 점검표’를 제작해 체계적으로 아파트를 관리·운영하고 있다.
이 아파트에서는 관리규약과 별개로 ‘관리업무 처리절차’, ‘공동주택 회계관리 실무’, ‘건축물의 유지관리 요령’ 등 공동주택 관리원칙을 표준화해 책자로 만들었다.
일례로 ‘관리업무 처리절차’ 책자의 경우 ▲취업규칙 및 근로계약서 작성요령 ▲문서관리 규정 ▲주요 인사관리 규정 등 보편적인 업무에 관한 정보에서부터 △공동주택 방범 홍보방송 문안 △소방계획서 △공동주택 주차장 관리지침 등 세부적인 부분까지 함께 담겨 있어 관리직원들의 좋은 업무 참고자료가 되고 있다.
또한 ‘관리사무소 개인별 업무규정’에는 각 직원들이 담당해야 할 업무를 담아 관리직원들이 혼선 없이 담당업무를 수행토록 하고 있다.
이러한 체계적인 관리원칙 수립으로 업무의 연속성 및 전문성을 확보한 이 아파트는 이를 인정받아 지난 2008년 경기지역 아파트 최초로 ‘ISO 9001’ 인증을 획득하기도 했다.
이와 함께 관리주체는 지난해 장비이력카드가 수리업체, 수리비용, 수리 사진 등을 함께 표기해 고장으로 수리를 받은 설비에 대한 기록을 보기엔 편리하지만 고장 파악이 쉽지 않은 소화기 등의 설비의 경우 고장 여부를 알지 못하는 경우가 많아 기록 자체가 되지 않는 단점이 있다는 점에 착안, 점검일시, 점검자, 서명란 등이 기재된 ‘월간 점검표’를 만들었다.
이에 따라 관리주체는 ▲수변전실 ▲기계실 ▲CCTV ▲방송설비 ▲소방설비 ▲펌프설비 등 아파트 설비 각각에 ‘월간 점검표’를 부착해 담당 관리직원이 직접 방문, 작동여부를 파악토록 하고 있다.
김용식 관리소장은 “우리 단지 특성에 맞춘 업무처리기준을 마련해 각 업무 시행시마다 기준에 따라 처리하니 업무 효율성이 월등히 높아졌다.”며 “변화하는 기준에 맞춰 계속적으로 책자를 보완해 단지 관리의 지표로 삼을 계획”이라고 밝혔다.
공동체 활성화에도 앞장
시화월드메르디앙아파트는 부녀회 등 자생단체를 통한 기존의 사업에 더해 ‘독후감 모집 행사’, ‘가족사진 콘테스트’ 등 다양한 종류의 공동체 활성화 사업을 새로 실시, 입주민 공동체 활성화에 앞장서고 있다.
이 아파트는 부녀회, 노인회 등 자생단체가 활성화돼 이들 단체를 주축으로 ‘입주민 자율방범단’ 운영, 매년 2회 바자회 실시로 불우이웃 돕기, 입주민 화합행사 개최 등 지난 십여년간 지속적으로 공동체 활성화 사업을 벌여왔다.
아울러 지난해에는 시흥시 공동체 활성화 사업에 참여, ‘가족사랑 월드 사진대회’, 독후감 모집행사 등을 개최했는데, 이러한 행사는 이 아파트 동대표, 관리직원 등 10여명이 시흥시에서 마련한 ‘공동주택 커뮤니티 아카데미’ 교육에 적극적으로 참여하고 이웃 단지를 벤치마킹하는 등의 방법으로 단지 특징을 파악해 시행한 것이라 더욱 뜻 깊었다.
이에 따라 이 아파트 대표회의는 지난 2011년 시립도서관과 도서대여 협약을 맺고 단지 내 유휴공간을 리모델링해 개관한 ‘월드 작은도서관’을 활용한 행사를 개최키로 하고 단지 내 어린이들을 대상으로 ‘월드 작은도서관’에서 대여해 읽은 도서를 바탕으로 독후감을 작성하는 ‘독후감 모집 행사’를 개최했다.
이와 함께 지난해 10월에는 ‘가족사랑 월드 사진대회’를 개최, 입주민들이 함께 사진을 찍으며 즐거운 시간을 갖도록 했으며, 입주민들이 찍은 사진들은 관리직원들이 직접 제작한 액자에 담아 단지 내 테마공원에서 일주일간 전시했다.
더불어 대표회의는 어린이들을 대상으로 ‘자기 나무 갖기’ 행사를 벌여 어린이들이 직접 단풍나무를 단지 내 화단에 심고, 자기 이름표를 달아 가꾸도록 하는 행사도 벌였다.
이밖에 이 아파트 대표회의는 대표회의 회의실을 교실로 제공, 폐식용유를 활용한 천연비누 만들기 강좌를 진행하기도 했다.
권영민 대표회장은 “공동체 생활을 통한 입주민간 소통과 화합이 그 어느 때보다 필요한 시기”라며 “관리주체, 자생단체와 함께 논의해 입주민 공동체 활성화를 위한 행사 등을 지속적으로 추진해 나가겠다.”이라고 말했다.
이현아 기자
aseru@aptn.co.kr