♣ 자체 전산망 구축·활용
청명마을 주공4단지는 관리주체는 업무 전반에 걸쳐 전산처리로 효율을 크게 높이고 있다.
이른바 ‘종이 없는 업무처리’를 위해 이 아파트는 자체 전산망을 구축, 세대 민원에서부터 장비, 하자, 승강기, 거래처, 자재수불 관리 등 모든 업무를 전산데이터로 보관·처리하고 있다.
관리직원 모두 공유·활용하는 전산망 구축으로 이 아파트 관리주체는 대표회의 보고 외에는 문서를 출력할 필요가 없다.
관리소장의 결재도 전산상에서 이뤄진다.
특히 전산망 활용은 관리업무의 체계적인 분석을 가능케 하고 있다.
실제로 관리주체는 월·연도별 급탕사용량과 이에 따른 난방비 부과액은 물론 연도대비 월별 총열 사용금액 비교추이 등 난방 관련 데이터의 비교·분석자료를 관련 업무에 적극 활용하고 있으며, 업체별 계약 현황과 자재수불 현황, 세대별 민원이력 및 보수실태 등을 실시간으로 조회하면서 업무를 처리해 나가고 있다.
관리주체가 난방, 전기, 수도사용량 등 주요 지표의 전년대비 분석을 매월 실시, 이를 대표회의와 입주민들에게 공개하고 있어 관리업무의 전산화는 투명성 확보에도 크게 기여하고 있다.
유재호 관리소장은 “문서자료의 분석과 보관의 한계성을 극복하기 위해 수년 전부터 자체 전산망을 통한 업무처리를 실시해 오고 있으며 시간이 흐를수록 더욱 큰 효과를 거두고 있다.”며 “무엇보다 다양한 데이터 산출과 분석은 적절한 관리계획 수립과 효율적인 업무 추진을 가능케 하고 있다.”고 소개했다.

♣ 빔 프로젝트 회의
이 아파트 대표회의는 회의시 문서를 통한 기존 회의방식을 탈피, 현장에서 다양한 자료를 동원하고 분석할 수 있는 빔 프로젝트 방식의 회의를 실시하고 있다.
이는 인터넷이 연결된 컴퓨터 내 담긴 전자식 회의자료를 빔 프로젝터로 스크린에 비추는 것으로 회의 현장에서 안건과 관련된 사진, 동영상, 인터넷 검색자료 등을 함께 분석할 수 있는 장점이 있다는 게 대표회의측 설명.
이를 위해 관리주체는 안건 분석에 필요한 사진, 동영상, 인터넷 검색자료를 하이퍼링크 방식으로 첨부한 프리젠테이션 전자문서를 회의에 앞서 준비하고 있다.
백종헌 대표회장은 “자료 준비와 분석에 한계가 있는 문서회의를 다양한 자료 분석이 가능한 프리젠테이션 방식으로 바꾸면서 회의의 효율이 크게 높아졌다.”며 “회의 참석 전 이메일로 안건과 기초자료를 전달받고 회의석상에서 이를 분석하고, 좀더 구체적인 자료를 함께 보면서 안건에 대해 구체적이고 포괄적으로 심의하고 있다.”고 강조했다.

♣ 다양한 공동체 활동
청명마을 주공4단지는 부녀회 등 자생단체의 활동에 힘입어 입주민 화합과 교류 확대의 기회를 지속적으로 마련하고 있다.
올해로 6년째를 맞는 이 아파트 부녀회는 정기적인 불우이웃 돕기, 결식아동 돕기 행사 외에도 입주민들을 대상으로 한 종이접기, 뜨개질, 미술 등 다양한 강좌를 실시하고 있다.
특히 도심생활로 자연학습의 기회가 부족한 단지 내 어린이들을 위해 철새, 갯벌탐사교육과 각종 박물관, 유적지 견학 등 체험학습의 자리를 마련하고 있다.
부녀회는 또 ▲주민화합 맥주파티 ▲정월 대보름 주민화합 한마당 ▲노인정 관광여행 지원 ▲단지 내 수목식재 참여 등 입주민 교류와 화합, 주거환경 개선을 위한 여러 노력을 기울이고 있다.
최명주 부녀회장은 “입주민들이 적극 참여하고 즐길 수 있는 문화를 조성하기 위해 부녀회원들과 함께 아이디어를 짜내고 있다.”며 “올해에는 젊은 세대에 포커스를 맞춘 ‘가족음악회’와 ‘요가강좌’ 등을 실시할 계획”이라고 말했다.
이밖에도 이 아파트는 ESCO사업 시행을 통한 관리비 절감에 앞장서고 있으며, 자체 홈페이지(www.cm4apt.net) 운영을 통해 관리비 부과내역과 공사입찰 등 각종 정보를 공개하고, 입주민들의 다양한 의견을 수렴하는 등 대민서비스의 질 향상에 총력을 기울이고 있다.