문주교체·차량진출입로 개선 등으로 단지 가치 상승
각종 문서철 대대적 정리와 공개로 신뢰도 제고

[아파트관리신문=서지영 기자] 용인 수지구 버들치마을경남아너스빌1차아파트 성복동에 위치한 버들치마을경남아너스빌1차아파트(12개동 816세대, 위탁관리: 광인산업)는 준공일이 2007년 6월로 지어진 지 16년이 지났지만 입구부터 시작해 단지 전체가 새 아파트 같이 깔끔하다. 지난해 11월 완료된 문주교체와 차량진출입로 개선 공사로 특히 단지 입구부터 훤한 인상을 준다.

2019년 2월 위탁관리업체 변경으로 부임한 박은자 관리소장과 입주자대표회의 감사에 이어 2021년 10월 입주자대표회장으로 선출된 김세진 회장은 단지가 노후화돼감에도 의사결정 지연 등으로 미뤄진 단지 내 필요한 주요공사들을 하나씩 처리해나가며 아파트를 변화시켰다. 그 과정들이 결코 쉽지만은 않았지만 입주민들의 의견 수렴과 지자체 등 관공서 승인까지 지속적인 노력으로 이뤄냈다. 처음에는 불신했던 입주민들도 지금은 변화된 아파트를 보며 만족감을 표하고 관리주체에 무한 신뢰를 보내고 있다.

박은자 관리소장은 이 아파트 위탁관리회사인 광인산업의 올해 ‘봄맞이 환경정비 및 시설물점검 경진대회’에서 ▲입주민 서비스 ▲시설물 관리 ▲안전보건관리 ▲운영관리 등 분야에서 모두 높은 평가를 받아 우수상 6개 단지 안에 이름을 올리기도 했다.

의견수렴서 회수함 통해 불만·갈등 해소

이 아파트의 문주는 원래 기둥이 5개(가운데 3개)에 구부러진 곡선 모양으로 답답하고 촌스러운 느낌이 있었다. 또 낮은 높이 때문에 대형 트레일러가 문주 상단에 부딪히는 사고가 있기도 했다. 차량진출입로의 경우 각 1차선이라 입주민과 방문객 차량이 구분 없이 들어오면서 방문객 확인 시 차량 진입이 지연되는 문제가 있었다. 이러한 이유로 문주교체와 입주민 전용입차로 설치 건은 입주 이후부터 지속적으로 가장 큰 문제로 지적돼 왔다.

하지만 큰 비용이 드는 공사라 이를 반대하는 입주민들도 있었고 문주 옆의 완충녹지와 문주 앞 도시계획도로는 시유지이기 때문에 수지구청을 비롯해 용인서부경찰서까지 관공서 승인이 필요한 어려움이 있었다.

입주민 의견 수렴 기간인 2021년은 코로나19 바이러스가 한창일 때로, 오프라인 투

표 진행이 힘들어 전자투표를 실시해야 했지만 높은 연령의 입주민이 많아 각 세대에 배부한 의견수렴서에 표기 후 승강기 내부에 비치된 회수함에 투입하는 방법으로 의견수렴을 진행했다.

박 소장과 김 회장은 “공사 진행 시 일어날 수 있는 입주민 불만을 최대한 해소하기 위해 갈등 발생 여지가 있는 큰 공사를 추진할 때는 의견수렴 회수함을 활용하고 있다”고 전했다.

문주교체를 위한 입주민 의견수렴에서는 80%에 가까운 수렴서가 회수되고 60%가 찬성했다.

관공서 승인을 위해서는 담당과를 찾아가 당위성 여부를 설득하고 관계자들이 직접 단지에 와서 현장을 보고 필요성을 느끼게 하는 등 7개월간 많은 노력을 들였다.

그렇게 오랜 설득 끝에 입주민 찬성과 관공서 승인이 이뤄져 공사를 진행했고, 공사 후 단지 입구 경관이 훨씬 고급스럽고 깔끔하게 변하고 차량 진입로가 입주민·방문객 입차로 구분 설치돼 진입 속도가 빨라짐에 따라 입주민들의 만족도가 크게 올라갔다. 공사를 반대했던 입주민들도 “아파트의 재산적 가치가 크게 올라가고 삶의 질도 올라 공사를 하길 잘 했다”며 입대의와 관리사무소에 칭찬을 아끼지 않았다.

노후 시설 개선으로 새 아파트 같은 인상

이 아파트는 문주교체 및 차량진출입로 개선 공사 외에도 ▲기계실 자동제어시스템 개선 공사 ▲노후된 주출입구 로비폰 전면 교체 ▲차선도색 공사 ▲단지 인접 근린공원 및 등산로 개선공사 등을 추진했다.

기계실의 경우 기존 설치된 지역난방 및 급수 시스템 등이 노후된 상태이고 서로 연계되지 않아 연동 운영이 불가능한 관리 문제가 있었다. 이에 기계실 주 제어기를 개방형 PLC를 채택해 통신이 가능한 시설물 전반(난방, 급탕, 급수, 집수정펌프, 가로등, 각 동 배관온도 및 압력 등)을 중앙감시시스템에 연결시켜 효율적인 관리로 에너지를 절감하고 장비 수명을 연장할 수 있게 됐다.

차선도색공사는 지상주차장 주차선이 노후돼 식별이 불가하고 고압세척기 청소로도 해결이 잘 되지 않는 문제가 있었지만 블록을 교체할 경우 비용 부담이 있어 분사식도색을 실시했다. 김 회장은 “차선도색공사로 단지가 더 새 것 같아 보인다는 반응이 많고 정확한 주차 및 장애인 전용주차구역에 대한 단속 문제도 해결할 수 있었다”고 말했다.

관리사무소 민원 전화의 키폰방식 도입을 통한 적극적인 민원 응대 방식으로의 전환도 입주민들이 체감하는 관리 변화다. 입주민이 행정, 전기설비, 경비실 등 민원이 필요한 업무를 선택해 담당자와 직접 통화할 수 있어 신속한 조치가 이뤄질 수 있다.

관리직원들 업무 공유로 유기적 관리

박은자 소장은 이 단지에 부임한 후 각종 문서철을 대대적으로 정리했다. 부임 당시에는 사업자선정 관련 자료, 입주자대표회의 자료, 계약서 철 등이 거의 정리가 돼 있지 않고 미흡한 부분이 많아 자료화가 어렵고 필요한 자료를 찾기가 힘들었다.

이에 각종 문서를 연도별로 색상을 지정해 정리하고 중요한 문서는 시건 후 별도 보관토록 했다. 또 최근 3년간 문서는 관리사무소에 보관하고 매년 초 3년을 초과한 문서는 별도서고에 보관하는 방식으로 개선했다. 사업자 선정 관련 문서는 입대의 회의록, 입찰공고문, 현장설명회 자료, 입찰서, 계약 관련 서류 등 관련 자료 일체를 목록화해 각 공사당 편철을 진행했다. 본사의 업무지침과 법류체크리스트도 정리해 직원들이 회람하게 하고 입대의 단체채팅방에도 공유하고 있다.

박 소장은 “공사 진행 등에 불신을 가진 입주민도 잘 정리된 관련 서류들을 보여주며 설명하면 금방 이해를 하고 화해와 격려의 악수를 청하고 돌아간다”고 말했다.

박 소장은 신임 동대표들에게도 주요 문서들을 보여주며 단지 관리에 대한 이해와 관리주체에 대한 신뢰도를 높인다. 이와 함께 단지 주요시설 탐방도 진행하고 있다.

관리직원들은 매일 티타임을 통해 당일 업무를 공유하고 민원 해결방안, 기술적인 문제 해결 방안 등을 함께 논의해 서로의 업무를 다 알고 유기적으로 움직인다. 단지 내 각종 사고 발생 시 대처법을 각자 머릿 속 시뮬레이션을 통해 고민해보도록 하고 가장 좋은 답을 내놓는 직원에게 소정의 상금을 지급하는 이벤트도 자체적으로 진행하고 있다. 이에 대해 박 소장은 “대응매뉴얼을 통한 교육 등도 실시하고 있지만 구두 또는 자료교육보다 스스로 생각해보게 하는 방식이 더 큰 효과가 있다”고 전했다.

박 소장과 직원들은 또 계절마다 농원에 직접 방문에 단지에 어울리는 초화류를 구매해 전·현 동대표, 입주민들과 단지 내 화분, 화단 등에 식재하고 있다. 주간에도 단지에 머물며 산책 등을 즐기는 어르신들이 많아 초화류에 대한 관심과 반응도 높다는 전언이다. 박 소장은 조경에 대한 식견도 높아 수시로 단지를 돌며 수목 건강 상태 등을 살피고 적기에 처방 등이 이뤄질 수 있도록 하고 있다.

김 회장은 “박 소장은 지시를 하지 않아도 스스로 먼저 움직이는 편이라 더욱 신뢰가 간다”며 “동대표들은 관리 전문가가 아니고 생업이 따로 있기 때문에 주택관리사인 관리소장이 전문가로서 단지 관리에 필요한 선택지를 동대표들에 미리 제시하고 동의를 구하는 부분에 대해 높이 평가하고 있다”고 밝혔다.

박 소장은 “입대의 회장이 젊은 회장이면서도 법률과 건축 등에 지식이 풍부한 전문가여서 오히려 공사 진행 등에 많은 도움을 받고 있다”며 “그 가운데 동대표들이 서로 신뢰하고 존중하는 분위기여서 의사결정이 원활하게 이뤄지고 있다”고 말했다.

두 사람은 “단지가 많이 노후한 만큼 앞으로도 사고예방에 총력을 기울임과 동시에 단지 환경 개선을 위해 필요한 공사 등을 계속해서 추진해나갈 것”이라고 의지를 밝혔다.