예산 수립 시 전년도 실적 감안
다음해 인상요인도 살펴야
최저임금에 상여금 등 반영돼
결산은 관리규약에 정한 대로

[아파트관리신문=서지영 기자] 연말이 다가오면서 아파트 등 관리사무소에서는 예산안과 결산보고서를 준비하느라 분주해진다. 

공동주택의 경우 다음 회계연도 개시 1개월 전까지 입주자대표회의 승인을 받아야 하고, 승인 사항에 변경이 있는 때에도 변경 승인이 필요하다. 

입주단지의 경우 사업주체로부터 관리업무를 인계받은 관리주체는 지체 없이 다음 회계연도가 시작되기 전까지의 기간에 대한 사업계획 및 예산을 수립해 입대의 승인을 받아야 한다. 단 다음회계연도가 시작되기 전까지의 기간이 3개월 미만으로 입대의 의결이 있는 경우에는 생략 가능하다.  

승인받은 예산은 공동주택의 인터넷 홈페이지와 게시판에 지체없이 공개해야 한다. 

예산안 승인 기간이 회계연도 개시 1개월 전까지이기 때문에 대부분 의무관리대상 공동주택에서는 11월 말쯤 예산안 작업이 완료된다. 

다만 집합건물이나 비의무관리대상 공동주택에는 승인일자가 정해져 있지 않아 연말까지 예산안을 짜기도 한다. 

집합건물의 관리인 또한 관리단집회 시 관리단이 수행한 주요업무 및 예산·결산 내역을 보고해야 하므로 반드시 예산 수립을 해야 한다.

예산안은 각 관리업체 본사나 회계 전문업체 등에서 제공하는 양식을 사용하게 되는데, 일반적으로 예산안 편성 지침, 급여산출, 연차수당 일시소요액 산출, 퇴직금 일시소요액 산출, 커뮤니티운영 항목별 산출명세서, 관리외수익 대비 관리외비용 항목별 명세서, 수익사업 법인세 산출 및 배분내역, 세출예산에 대한 항목별 산출 명세서, 관리비 부과 예산 현황, 세출예산서 확인, 세입예산서 확인 등으로 이뤄진다.  

각 항목 예산은 전년도 실적을 감안해 추정하고 다음해 인상요인이 있는 경우 감안해 수립토록 한다. 따라서 다음해 최저임금인상률과 예상물가인상률 등을 체크해 두면 예산안을 더 효율적으로 수립할 수 있다. 

예산안 편성 지침에는 각 단지별 규약으로 정한 기준을 확인해 반영하고 신설, 폐지, 변경 등의 내용을 확인해 표기한다. 

급여산출 시에는 24시간 격일 근로자의 최저임금 미달여부 및 야간가산수당, 1일 근로시간, 월 소정근로시간을 확인해야 한다.  

연차수당 일시 소요액 산출 시 연차수당을 통상임금으로 지급하는지, 격일근로자에 한해 통상임금에 야간가산수당을 더해 지급하는지, 아니면 평균임금으로 지급하는지 여부를 취업규칙을 확인해 기입토록 한다. 

퇴직금 일시 소요액 산출 시에는 임금 중 누락한 항목 있는 경우 퇴직금 예산이 과소 산출되고 실제 지급 시 논란이 될 수 있으므로 제대로 확인토록 주의해야 한다. 퇴직금을 중간정산 한 직원이 있을 경우 중간정산 일자를 확인해 기록토록 한다.  

이지집합건물회계컨설팅 백선애 대표는 “예산안 작성 시 수선충당금을 실제 걷어야 할 비용보다 너무 많이 걷어서 현 입주자들에게 피해가 가는 일이 없도록 해야 한다”며 “내년도 최저임금에는 복리후생비의 경우 1%(최저임금 월 환산액 기준), 매월 발생되는 상여금은 5%(최저임금 월 환산액 기준)를 제외한 금액이 반영되므로 이를 유의해야 한다”고 강조했다. 

또한 관리주체는 결산보고서를 내년 2월 말까지 입주자대표회의에 제출해야 하며 장기수선충당금의 적립 및 사용현황을 3월 말까지 작성해 게시판 등에 공개해야 한다.  

관리소장은 또 지난 한 해 결산을 위해 매 회계연도 말일을 기준으로 해 아파트 보유 자산을 실사해야 한다. 회계연도 종료일인 12월 31일을 기준으로 전후 1~2주 이내에 수행하는 것이 바람직하다. 자산실사에는 매월 실시하는 현금과 예금 등의 금융자산에 대한 실사(잔고증명 과 대조) 외에도 재고자산 및 유형자산 등에 대한 실사가 포함된다.

결산보고서 작성 시 이익잉여금처분액은 관리규약에 정해져 있는지 여부를 확인해야 한다. 장기수선충당금을 이중처분하지 않도록 주의하고 공동기여(입주자+사용자) 수입과 우선사용 내역을 각각 기록하며 입주자기여와 사용자기여 수입을 관리규약과 다르게 처분하지 않도록 한다. 

우선사용항목이 규약으로 정한 범위 내인지도 확인하는 등 관리규약에서 정한 바대로 결산서를 작성하는 것이 중요하다.  

또 미지급항목이 당월 발생 내역(고지금액 또는 계약금액 등)과 일치하는지 확인하고, 일치하지 않은 경우에는 원인을 알아내 환불 등 조치를 해야 한다. 

부가가치세예수금은 분기 또는 반기 납부에 따라 납부예정분인 3개월 또는 6개월 발생 내역만 있는 것이 정상이다. 발생 내역 외 미정산 잔액이 존재하거나 또는 발생내역보다 잔액이 부족한 경우는 정산상 오류가 있는 것으로 원인을 규명해 수정해야 한다. 

장기수선충당금은 승인받은 예산에 따라 반드시 목적별로 구분해 정산한다. 결산 시 장기수선충당금 잔액이 과다하거나 부족한 경우 예산과 부과액 및 집행내역을 확인해 원인을 밝혀야 한다.  

연차수당충당금의 경우 연차수당 일시소요액을 산출해 충당금 잔액의 적정성을 확인한다. 

그 외 결산보고서 작성 시에는 이자 수익 등을 잘못 확인해 기초적인 예금잔액을 잘못 쓰는 등의 실수를 범하지 않도록 주의해야 한다.