공동주택관리를 올바르게 이해하기 위해서는 ‘일상적인 관리’와 ‘장기수선계획 관리’를 구분하는 것이 매우 중요하다. 일반적으로 초보 자영업자들이 실수하는 것이 손님을 맞이하기 위해 청소 등의 일상 관리는 열심히 하면서도, 장기수선계획에 의한 관리를 간과하여 그 비용을 충당해 두지 않음으로써 시간이 지나 인테리어 등 시설이 낡아질 때 적절히 리뉴얼을 못해 손님이 감소하고 그에 따라 수익도 감소하는 악순환에 빠지게 되는 것이다. 

아파트도 청소를 잘하고 고장난 것을 고쳐 쓰는 일상관리보다도 장기수선계획에 의한 관리를 잘해 줘야 시설이 노후화 되는 속도를 줄일 수 있으며, 적절한 시기에 대규모 수선 공사를 통해서 항상 새집 같은 기분으로 살 수 있게 되고 궁극적으로 자산가치도 높일 수 있다. 

일상적인 관리는 매일, 매주, 매월, 매년을 단위로 반복되는 관리행위로 그 비용을 ‘관리비’라는 비목으로 매월 ‘입주자’에게 부과되고 정산된다. 입주자라 함은 소유자든 세입자든 실제 거주하는 주민이다. 참고로, 공동주택관리법 시행령에서는 관리비를 일반관리비, 경비비, 청소비, 난방비 등을 비롯한 10개 항목으로 분류하고 있다. 

장기수선계획 관리는 주요 시설의 교체 및 보수 등에 대해 장기수선계획을 수립하고 그에 정한 주기에 따라 행해지는 관리행위로 그 비용은 ‘장기수선충당금’(이하 장충금)이라는 이름으로 ‘소유자’에게 부과되어 사용 때까지 적립된다. 부담 주체가 다른 만큼 장충금은 당연히 관리비와 별개의 계좌에 예치, 관리되어야 한다. 장충금은 사용되면 ‘○○공사비’라는 비목으로 정산된다. 

공동주택관리에 있어 일반적으로 범해지는 가장 큰 오해가 위탁관리회사가 장기수선계획 공사를 수행하거나 집행 관리를 하는 것처럼 생각하는 점이다. 공동주택 관리회사가 위수탁관리계약을 통해 행하는 것은 전자인 일상적인 관리에 국한된 것으로 후자인 장기수선계획 공사를 포함하지 않는다. 장기수선계획 공사는 입주자대표회의가 공사업체를 선정하고 직접 계약의 당사자가 되는 것이다. 정부는 이 부문의 객관성을 높이기 위해 공동주택관리법에 더해서 2010년 7월부터는 국토교통부 장관고시를 통해 사업자 선정지침을 마련해두고 따를 것을 권하고 있다. 

그렇다면, 장기수선계획에 관련하여 관리회사나 관리소장의 역할은 없는 것인가? 위수탁계약서상에는 장기수선계획 공사가 언급조차 없어 관리회사가 관여 혹은 참여하기 위해서는 별도 계약이 필요한 부분이라 할 것이나, 공동주택관리법에서 관리의 투명성과 전문성을 제고하는 차원에서의 장기수선계획의 공개, 조정안 작성 등 일부 역할을 관리주체(관리회사) 혹은 주택관리사(관리소장)의 의무로 규정하고 있어 이행하지 않을 시 행정처벌의 대상이 될 수 있고, 이로 인한 피해가 주민에게 갔다면 민사소송의 대상이 될 수 있으니 주의해야 한다. 

대한주택관리사협회가 지난 2021년에 상담한 내용 유형별 1위(31.2%)가 장기수선제도 관련된 것들이라 한다. 아파트와 관련된 비리의 유형도 장기수선 공사에서 많이 발생하고 있다. 전문회사와 위수탁계약을 통해 행해지는 일상적인 관리에 비해 입주자대표회의가 직접 수행하는 장기수선 공사는 그 중요성과 비용에 비해 전문성과 투명성이 취약할 수밖에 없는 구조인 것이 공동주택인 바 이에 대한 사회적 관심과 지원시스템에 대한 연구가 필요하다.