“週間 결재시 계정별 장부상태·입출금 명세사항 등 확인해야”
지난달 19일 제6회 주택관리사(보) 자격취득을 희망하는 3만여명의 응시생들이 회계원리를 포함한 1, 2차 시험을 치뤘으며 이제 곧 아파트 관리업무의 최일선에서 온갖 수고를 아끼지 않을 많은 예비 관리사무소장들이 배출될 것이다.
초임 관리사무소장들이 관리사무소에 배치된 후 제일 먼저 접하게 되는 일이 바로 자금집행에 대한 결재이다. 대부분이 시험에 당당히 합격하여 자격증은 있으나 실무를 접해본 경험이 없기 때문에 큰 금액의 결재란에 도장을 찍기 두려워 하거나 막막함을 느끼는 경우가 많다. 또한 아파트의 규모에 따라 상당한 자금이 이동되므로 마음 한구석에는 경리사고에 대한 두려움을 떨쳐버릴 수 없다.
경리사고의 유형에는 여러 가지가 있다. 그 구체적인 유형에 대해서는 다음에 살펴보기로 하고, 먼저 사고를 미연에 방지하기 위하여 경리업무의 결재권자인 관리사무소장이 숙지해야할 결재방법에 대하여 알아보고자 한다.
결재는 크게 ▲기안서식이나 지출결의서에 의한 ‘사전결재’와 ▲전표와 장부를 중심으로 하는 ‘사후결재’로 나뉘는데 먼저 사후결재에 비중을 두고 해당 사항들을 살펴보기로 하겠다. 사후결재방법에는 크게 ‘일일결재’, ‘주간결재’, ‘월말결재’, ‘분기결재’, ‘연말결재’로 나눌 수 있다.
사후 결재방법
첫째, 일일결재에서 가장 중요한 사항은 현금 시제금과 출금전표 및 증빙서류(입금 영수증)의 확인이다. 또한 전출입 세대 발생시 중간관리비 승계, 승강기사용료 징수, 차량주차증 반납 및 발행, 소화기의 인수인계, 관리규약의 인계 등을 점검한다.
둘째, 주간결재는 가장 핵심이 되는 결재이므로 매주 일정 요일을 정하여 한주일 동안 발생한 전표와 증빙서류, 계정별 장부정리상태, 통장의 입출금 명세사항 등을 꼼꼼이 확인하여 금액 앞에 장부결재도장을 찍는다(숫자 뒤에는 경리 담당자의 도장을 찍는다). 필요시에는 사전결재를 한 자료와 확인을 해야 한다.
셋째, 월간결재에서 가장 비중을 두어야 할 부분은 관리비의 부과이다. 먼저, 관리비 부과내역서(안)를 작성하여 관리사무소장 본인이 확인 결재한 후 입주자대표회의 회장의 사인을 받고 전산업체에 이송한다. 원래 집행금액 전부를 부과해야 하나 아파트의 특성상 집행했으되 부과하지 않는 금액이 있다면 전표 이면에 그 근거가 되는 입주자대표회의 회의록을 축소 복사하여 첨부해야 하고 합계잔액시산표, 대차대조표, 손익계산서, 각종 부속명세서와 장부, 예금잔고증명이 일치하는지 확인한 후 결재한다. 재무제표는 입주자대표회의에 제출하여 그 내용을 설명한 후 반드시 사인을 받아 보관한다. 이때 미수관리비 명세서를 정밀하게 확인하고, 연체 개월수와 이에 대한 회수대책을 강구하여 제시한다.
넷째, 분기결재시는 기 확정된 예산안이 있을 경우 이와 비교하여 적절하게 부과 및 집행되는지 확인하고, 만일 차이가 발생하면 원인 파악 후 대책을 수립해야 한다. 각종 충당금(수선, 특별수선, 퇴직, 상여, 감가충당금)이 적정하게 부과 및 적립되는지 확인하고 급여대장의 예수금이 적정요율에 의하여 공제 및 납부되는지 확인한다. 또 미지급금(전기료, 수도료, 난방비, 공과금, 청소비, 소독비), 용역대금, 공사대금 등에 대한 미지급 확인 실시(경리사고 발생시 큰 비중을 차지함)와 퇴직자가 있거나 촉탁근로계약을 체결한 경우, 또는 퇴직금 중간정산을 하는 경우, 이 내역을 정밀히 확인(입사일, 평균임금, 예수금)하고 관리사무소장 본인이 직접 직원 면담 실시 후 지급해야 한다.
다섯째, 연간결재 때는 ▲전년 대비 1년간의 월별 관리비 부과액의 비교 집계 ▲재무제표, 장부, 통장 등 확인 및 회계감사 준비 ▲특충금, 퇴충금 등의 사용내역과 적립내용, 이자수입의 명세서 작성 ▲각종 충당금의 결산이 필요하므로 특히 감가상각 충당금과 집기비품 계정을 확인하여 결산 정리(유형자산 대장에 구입가, 감가상각액, 장부가 명시) ▲고액예금은 최근의 금융기관 구조조정 추세를 감안, 금융기관의 안정성을 고려하여 고금리 상품에 예치 ▲이익잉여금을 입주자대표회의의 결의에 의해 처분 ▲문제점 발견시 해결방법을 강구하여 입주자대표회의에 상정 후 해결토록 한다.
사전 결재방법
사전결재는 아파트에 따라 다소 여러 가지 방법이 사용되고 있다. ▲모든 자금지출의 결재를 지출결의서에 의해 입주자대표회의의 결재를 받는 경우 ▲모든 자금지출의 결재를 기안서식에 의하여 입주자대표회의의 결재를 받고 지출결의서에는 관리사무소장의 결재만 하는 경우 ▲정기적이고 고정된 금액은 지출결의서만, 비정기적이고 유동적인 금액은 기안서식에 의해 사전 협의하고 지출할 때 지출결의서를 결재하는 경우 등으로 분류할 수 있다.
이 중 주로 세번째 경우를 많이 사용한다. 이 경우의 결재시는 지출할 증빙자료의 금액과 은행 출금전표의 금액이 동일한지의 여부, 지출 후 납부할 고지서가 반드시 원본인지 여부를 관리사무소장 본인이 확인해야 한다.
아파트에서 발생하는 크고 작은 각종 경리사고를 접할 때마다 정확히 판단하지 못한 상태에서 도장을 찍는 일이 얼마나 위험천만한 일인지 다시 한번 생각하게 된다. 결재권자인 관리사무소장은 자격증을 취득한 관리사무소의 최고 책임자이므로 본인이 결재한 사항에 대해서는 정확히 알고 있어야 하며 책임을 질 수 있어야 할 것이다. 그러기 위해서는 현업 담당자인 경리직원 보다도 더 세세한 부분까지 정확하게 알고 있어야 한다.
아파트관리신문
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