국립국어원은 공무원들이 공문, 보도자료, 보고서 작성시 이해하기 어렵거나 어문규범에 맞지 않는다는 지적이 꾸준히 제기되자 이를 개선하기 위해 ‘한눈에 알아보는 공문서 바로 쓰기’를 발간한 바 있다.
이 책자는 실제 공문이나 보도자료, 보고서 등을 바탕으로 흔히 틀리는 것을 모아 실질적인 도움이 되도록 했다.
이에 본지는 공문서 작성시 참고할 수 있도록 이 책자의 내용을 발췌해 연재한다.

공문서 표기·표현 다듬기 / 공문 예제 ①

·띄어쓰기
① 근거 : 부 → 근거: 부
－ 쌍점(:)의 왼쪽은 붙이고 오른쪽은 한 칸을 띈다. 
③ 3일자로 → 3일 자로
－ ‘날짜’를 뜻하는 ‘자’는 앞말과 띄어 쓴다. 
④ 1/2 가량은 → 1/2가량은
－ ‘정도’를 뜻하는 ‘가량’은 앞말에 붙여 쓴다.

·표현 
⑤ 보여짐 → 보임
－ ‘보다’의 피동사가 ‘보이다’인데 다시 피동을 표현하는 ‘-어지다’를 결합해 ‘보여지다’로 쓰는 것은 중첩 피동이 돼 바람직하지 않다. 
⑦ 감염 확산 방지에 철저를 기하여 주시기 바라며 → 감염 확산 방지를 철저히 해 주시기 바라며/{감염 확산을/감염이 확산되지 않도록} 철저히 방지해 주시기 바라며
－ 어렵고 상투적인 한자 표현을 피하고 쉬운 표현을 쓴다.

·낱말 
⑥ 기 통보한 → 이미 통보한 
⑧ 적의 조치를 위한 후 → { 필요한/적절한} 조치를 취한 뒤
－ ‘기’나 ‘적의’와 같은 어려운 한자말은 될 수 있으면 쉬운 말로 바꿔 쓴다. 
⑨ 지체 없이 → 바로/곧바로
－ ‘지체 없이’보다 ‘바로’나 ‘곧바로’가 더 쉬운 말이다.

·맞춤법 
② 2009.9.7 → 2009. 9. 7.
－ 연월일 뒤에 마침표(온점)를 쓸 때는 ‘일’을 나타내는 숫자 뒤에도 마침표를 찍는다.
연월일을 나타내는 숫자 뒤에 찍는 마침표는 각각 ‘연, 월, 일’이라는 말을 생략한 것이다.

<국립국어원 제공>
※ 본고는 국립국어원에서 발간·보급한 ‘한눈에 알아보는 공문서 바로쓰기’를 기준으로 집필됐음.