아파트 등의 공동주택에서 회계업무와 관련해 더 투명해져야 한다는 현장에서의 목소리가 끊이지 않자 주택법령에서는 관리주체의 회계감사와 관련된 규정을 2013년경 신설하게 됐는데 이번 호 칼럼에서는 공동주택의 회계 감사와 관련한 몇 가지 법률문제에 대해 살펴보고자 한다.
우선 2013년경 주택법에서 300세대 이상인 공동주택의 관리주체는 대통령령으로 정하는 바에 따라 주식회사의 외부감사에 관한 법률에 따른 감사인의 회계감사를 매년 1회 이상 받아야 한다. 다만 해당 공동주택 입주자 및 사용자 3분의 2 이상이 서면으로 회계감사를 받지 않는데 동의한 연도에는 회계감사를 받지 않을 수 있고, 150세대 이상의 의무관리대상 공동주택으로서 300세대 미만인 공동주택의 관리주체는 입주자 및 사용자 10분의 1 이상이 연서로 요구하는 경우나 입주자대표회의가 그 의결을 거쳐 요구하는 경우 감사인의 회계감사를 받아야 한다는 규정을 뒀다. 이 주택법 규정은 2013년경에 신설됐지만 회계 감사와 관련한 일선 아파트의 혼란을 줄여주기 위해 부칙 규정에 따라 2015년 1월부터 시행됐다.
또한 주택법 시행령에서는 300세대 이상인 공동주택의 관리주체는 주택법에 따라 매년 10월 31일까지 결산서와 주택법 해당 조항 소정의 장부 및 그 증빙서류에 대해 회계감사를 받아야 한다는 규정을 두면서 역시 부칙에서 이 조항은 2015년 1월부터 시행하도록 하는 규정을 뒀다.
이에 더해 공동주택관리법령에서는 관리주체가 회계감사를 받아야 하는 항목 중 재무제표를 작성하는 회계처리기준은 국토교통부장관이 정해 고시한다는 규정을 뒀다. 이에 따라 2016년 8월경 제정된 국토교통부 고시인 공동주택 회계처리기준이 2017년 1월부터 시행되고 있다.
공동주택 회계감사와 관련해 회계감사의 대상 항목(공동주택관리법 시행령에서는 회계감사 항목을 구체적으로 적시하고 있다)의 범위에 대해 일선 아파트에서 혼선이 있는 것으로 보이는데 유의해야 할 점을 간단히 언급하고자 한다.
앞에서 언급한 바와 같이 원칙상 300세대 이상 공동주택에 있어 관리주체가 감사 대상의 주체일 뿐 입주자대표회의가 회계감사 대상인 것은 아니다. 또 해당 공동주택 입주자 및 사용자 3분의 2 이상이 서면으로 회계감사를 받지 않는데 동의한 연도에는 회계감사를 받지 않을 수 있으므로 매년 반드시 회계감사를 받아야 하는 것은 아니다.
한편 회계장부 작성·보관 의무와 관련해 주택법령에서는 의무관리대상 공동주택 관리주체는 관리비 등의 징수·보관·예치·집행 등 모든 거래 행위에 관해 장부를 월별로 작성해 그 증빙서류와 함께 해당 회계연도 종료일부터 5년간 보관해야 하고 공동주택의 관리주체는 입주자 및 사용자가 위 장부나 증빙서류, 그 밖에 관리비 등의 사업계획, 예산안, 사업실적서 및 결산서에 대한 열람을 요구하거나 자기 비용으로 복사를 요구하는 때에는 관리규약으로 정하는 바에 따라 이에 응해야 한다(열람·복사에 대해 관리규정이 정하는 바에 따른다는 규정은 2014년 6월경부터 시행됐다)고 규정하고 있다. 앞에서 언급한 회계감사의 경우 300세대 이상의 공동주택이 그 대상이나 회계장부 작성·보관은 150세대 이상의 공동주택이 그 대상이다.
또한 회계장부 등의 열람·복사 관련 회계 장부의 범위에 대해 일부 악성 입주민과 관리주체 간에 분쟁이 왕왕 발생하고 관할청에서는 이 경우 회계 장부의 범위에 대한 검토 없이 입주민의 편에서 과태료를 부과하는 경우도 상당한 것으로 보인다. 회계장부 열람·복사 대상은 위 주택법령 조문에서 보는 바와 같이 관리비 등의 징수·집행과 관련된 모든 거래 행위에 관한 장부 및 증빙서류 또는 관리비 등의 사업계획, 예산안, 사업실적서 및 결산서에 대한 장부만을 의미하는 것이므로, 관리비와 관련되지 않는 서류는 열람·복사 대상이 아니고 또 관리규약이 정하는 바에 따라야 한다. 즉 관리규약에서 정하지 않고 있다면 사실상 열람·복사가 제한될 수도 있다 할 것이다.
결국 관리비와 무관한 서류는 회계 장부 보관·열람 대상이 아니므로 입주민들이 무조건 모든 서류들에 대해 열람·복사를 청구할 수 있는 것은 아니라 할 것이다. 또 열람·복사 절차도 관리규약에서 따로 정해야 하는 것이므로 이 점을 간과해서는 안 된다.
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