주민등록번호 수집은 근로기준법 등에 근거한 인사·급여·관리 등 법령에 구체적인 근거가 있는 경우와 재난상황 등 피해자의 생명·신체·재산상 이익을 위해 긴급히 필요한 경우에만 허용되며, 앞으로 법령에 근거 없이 주민등록번호를 수집·이용하거나 제공할 경우에는 3천만원 이하의 과태료가 부과된다. 기존에 수집했던 주민등록번호는 법 시행일부터 2년 이내에 파기해야 한다.

안전행정부는 이같은 주민등록번호 수집법정주의 시행에 따라 지난 7일부터 일상생활에서 본인확인의 불편을 최소화하기 위해 오프라인 본인확인 수단으로 마이핀(My-PIN, 내번호) 서비스를 도입했으며, 소상공인 등의 혼란과 국민들의 불편이 초래될 수 있는 점을 고려해 내년 2월 6일까지 6개월간 한시적으로 계도기간을 운영키로 했다.

또한 주민등록번호 수집이 허용되는 사례를 개인정보보호 종합지원포털(www.privacy.go.kr)과 모바일 앱(개인정보 지킴이)을 통해 공개했다.

이에 아파트 관리현장에서 필요한 주민번호 수집 금지 및 허용 사례를 문답형식으로 정리해본다.

Q. 차량등록을 위해 입주민의 주민등록등본과 차량등록증을 제출토록 하는 것이 개인정보보호법 위반인지.
A. 아파트 관리사무소에서 주차된 차량이 입주민의 차량인지 여부를 식별하고 필요한 연락 등을 취하기 위해 차량 등록시 해당 입주민의 차량번호, 동·호수, 성명, 전화번호 등을 수집하는 것은 관리사무소와 입주자간의 계약이행을 위해 불가피한 경우에 해당되므로 개인정보보호법 제15조 제1항 제4호에 따라 입주민의 명시적 동의를 받지 않아도 개인정보를 수집해 이용할 수 있다고 볼 수는 있으나, 단순한 차량등록을 위해 입주민 또는 가족 전체의 주민등록번호가 기재된 주민등록등본과 차량등록증을 수집해 관리하는 것은 업무 목적에 필요한 범위를 벗어난 과도한 개인정보 수집으로 볼 수 있다. 따라서 아파트 관리사무소는 부득이한 사정이 없는 한, 주민등록번호가 기재된 주민등록등본이나 차량등록증을 수집해 보관해서는 안된다.

Q. 아파트 관리사무소가 입주자의 정보를 입주자대표회의에 제공할 수 있는지.
A. 주택법에 따라 입주자대표회의는 아파트를 직접 관리하거나 주택관리업체와 위탁계약을 체결해 아파트를 관리해야 한다. 따라서 입주자대표회의가 아파트 관리를 주택관리업체에게 위탁하는 경우 주택관리업체는 입주자대표회의로부터 아파트 관리를 위탁받은 수탁자에 해당된다. 주택관리업체는 입주자대표회의의 이익을 위해 위탁받은 아파트 관리업무를 처리하며 이를 위해 입주민의 동의를 받아 입주자카드에 필요한 개인정보를 수집해 관리할 수 있다. 즉 아파트 관리는 입주자대표회의 업무로 이와 관련한 최종 권한은 입주자대표회의에 있는 바, 입주자대표회의는 정해진 내부절차에 따라 수탁자인 관리사무소에 입주민의 개인정보를 요구할 수 있다.

Q. 아파트 동대표 후보등록신청서상 주민번호 기재 및 주민등록등본 수집 가능여부와 선거 대리인 위임장을 받을 때 주민등록등본을 수집할 수 있는지.
A. 동대표 선거를 위한 동대표후보등록신청서 작성시 주민등록번호 기재 및 주민등록등본, 등기부등본, 가족관계등록부 등 서류 제출은 주택법령상 동대표 결격사유 확인을 위해 필요한 경우에 해당하므로 주민번호 수집이 허용된다.
그러나 동대표 선거시 대리인 위임장 제출과 관련해 주민등록번호 기재 및 소유자 인감증명서와 소유자 주민등록등본 등 서류 제출은 법령에 정한 근거가 없는 경우에 해당하므로 관련 서류는 확인 후 돌려주고 수집해서는 안된다.