[이슈브리핑] 아파트 관리사무소 금융사고 예방법

•금융사고 발생원인

아파트 관리사무소에서 금융사고가 발생하는 가장 큰 원인은 내부 통제 시스템의 부실 때문이다. 이러한 문제는 여러 요인에서 비롯되며 아래와 같은 사례를 통해 쉽게 이해할 수 있다.

(1) 소장의 경리 겸직
소규모 사업장의 경우 관리비 절감을 위해 관리소장이 경리 업무까지 겸직하는 사례가 많다. 이는 내부 감시 체계가 제대로 작동하지 않도록 만드는 주요 원인이다. 한 사람이 자금 관리와 지출 승인까지 담당하면 회계 투명성이 낮아지고 부정행위의 가능성이 증가한다.

(2) 인장 관리의 부실
입주자대표회의 회장의 통장 인감과 관리사무소장의 신고 직인을 한 사람이 보관하는 경우가 많다. 이는 금융사고의 주요 원인 중 하나이며 본인의 인장은 반드시 본인이 관리해야 한다.

통장 인감과 직인이 한 명에게 집중되면 자금 유용 및 부정 결제 가능성이 커진다.

(3) 형식적인 회계 자료 대조
정상적인 관리 체계에서는 회계장부, 통장, 은행 잔액 증명서를 대조해 부정행위를 방지해야 한다. 그러나 일부 관리사무소에서는 통장을 제외하고 회계장부와 잔액 증명서만 형식적으로 대조하는 경우가 있다. 이 경우 잔액 증명서를 위조해 금융사고를 일으킬 가능성이 존재한다.

(4) 부적절한 실무 관행
출금전표 관리 문제: 금액이 기재되지 않은 출금전표에 날인을 하는 경우가 많다. 이는 사후 조작이 가능하게 만들어 사고로 이어질 위험이 크다.

출금전표 작성 방식의 문제: 원칙적으로는 지급처별로 출금전표를 따로 작성해야 한다. 그러나 실무상 번거롭다는 이유로 출금전표 1장을 작성하고 첨부자료에 송금 이체 금액을 기재하는 방식이 많이 사용된다. 하지만 이 경우 사후 확인 절차가 제대로 이뤄지지 않으면 부정 출금이 발생할 가능성이 커진다.

•금융사고 예방을 위한 조치
금융사고를 방지하기 위해서는 내부 통제 시스템을 강화하고 실무 관행을 개선하는 것이 필수적이다.

(1) 내부 통제 시스템 확립
통장 및 인감 분리 관리: 입대의 회장의 통장 인감과 관리사무소장의 신고 직인은 반드시 개별적으로 관리해야 한다. 이를 통해 한 사람이 모든 금융 권한을 갖는 것을 방지해야 한다.

월별 회계 대조 실시: 매월 회계 장부, 통장 실물, 은행 잔액 증명서 3가지를 반드시 대조해야 한다. 인수·인계 시에도 반드시 확인 절차를 거쳐야 하며 회계장부는 합계잔액시산표와 재무상태표(계정별 원장)를 포함해야 한다.

(2) 부적절한 실무 관행 개선
금액 미기재 출금전표 사용 금지: 금액이 적혀 있지 않은 출금전표에 날인을 하지 않도록 해야 한다. 모든 출금전표는 금액이 명확하게 기재된 상태에서 승인돼야 한다.

출금전표 작성 및 확인 절차 강화: 지급처별로 개별 출금전표를 작성하는 것을 원칙으로 해야 한다. 실무상 편의상 출금전표 1장을 사용해야 하는 경우 첨부자료에도 지급처와 금액을 명확히 기재하고 날인해야 한다. 또한 은행 업무가 끝난 후 사후적으로 지급처별 이체증명을 확인하는 절차를 반드시 거쳐야 한다.

(3) 비공식 통장 관리 철저
숨겨진 아파트 명의 통장 폐쇄: 금융 사고가 발생한 경우, 부당 출금된 금액이 비공식적인 ‘아파트 명의 통장’으로 1차 입금되는 사례가 많다. 이를 방지하기 위해 입대의 명의의 공문을 작성해 모든 금융기관에 숨겨진 통장이 있는지 확인해야 한다. 발견된 비공식 통장은 즉시 폐쇄해야 한다.

자동화기기(지로·고지서) 납부 확인: 자동화 기계를 이용한 납부 방식은 이중 출금 가능성이 크므로 반드시 정기적으로 확인해야 한다. 금융사고 예방을 위해 은행 시스템과 내부 감사 절차를 활용해 중복 출금 여부를 점검해야 한다.