입주자대표회의는 아파트 관리 전반에 관한 사항을 결정하는 아파트 의결기구이다. 따라서 입주자대표회의가 주최하는 각종 회의는 자치문화의 출발점이라고 할 수 있다.
그러나 일부 아파트에서는 비효율적이고 비민주적인 회의 진행으로 입주민간 분쟁이 발생하기도 한다.

● 회의 관련정보 부족
서울 및 경기, 충북, 인천, 부산 등 각 지자체에서 아파트 입주민과 관리주체를 위해 제정한 표준관리규약 내에도 회의와 관련해 횟수와 종류, 의무사항만 간략하게 제공하고 있을 뿐 아파트 회의 전반에 대한 구체적이고 실질적인 내용이 부족하다.
따라서 아파트 운영 경험이 부족한 입주자대표회장이나 동대표들은 회의 준비와 진행에 어색해 하거나 어려움을 겪을 수밖에 없다.
최근 대표회장에 취임한 인천시 B아파트 대표회장은 “최근 각 세대에 입주자대표회의의 회의 모습이 생중계되고 있어 보다 체계적이고 효율적인 회의 개최를 시도하려 하고 있으나 관련 정보를 수집하기 어려워 애를 먹고 있다.”며 “참석자들이 목소리만 높여 회의가 원활하게 진행되지 못하는 경우가 있어 입주민들의 지적이 잇따르고 있다.”고 말했다.
이와 함께 회의 진행이나 회의록 작성을 관리직원에게 떠넘기는 등 대표회의 구성원들의 책임감 결여도 문제점으로 나타나고 있다.
포항아파트공동체모임이 지난 2001년 관내 3백세대 이상 48개 단지를 대상으로 설문조사를 벌인 결과 입주자대표회의의 회의 진행을 입주자대표회장이나 대표회의 구성원이 아닌 관리소장이 진행한다는 응답이 약 30%에 달했다. 특히 회의록 작성의 경우 관리소장이 작성한다는 응답이 68.7%를 차지했다.
회의 진행을 묻는 질문에도 몇몇 임원 중심으로 합의제로 진행된다는 의견이 23.9%, 형식적이거나 대충 진행된다는 응답이 16.7%를 차지하고 있으며 회의의 참여율도 회의의 구성원 중 70∼90% 참석이 31.2%, 50∼70% 참석이 22.8%, 정족수에도 미치지 못하는 참석자 수로 회의를 개최하는 경우도 2.1%로 나타나 입주자대표회의 회의의 전반적인 개선과 함께 대표회의 구성원의 책임감과 참여의식 고취가 필요한 것으로 나타났다.
이밖에도 경기도 안성시 S아파트에서는 아파트 난방방식 변경과 관련해 회의를 진행하던 중 절차의 공정성에 문제를 삼던 소수의 의견을 무시, 명예훼손 문제로 법정분쟁을 벌이기도 했다.

● 회의규칙 제정 등 필요
이와 같은 일부 아파트에서 나타나고 있는 아파트 회의의 비효율성 문제에 대해 입주자대표회의의 책임감 고취와 표준관리규약 등에 회의 관련 사항 구체적 명시, 단지별 회의규칙 제정 등이 필요하다는 주장이 제기되고 있다.
서울시 동작구 아파트입주자대표회장 연합회 임태선 회장은 “아파트 회의가 가지는 중요성에 비해 상당히 즉흥적이고 형식적으로 진행되는 사례를 상당수 접하고 있다.”며 “자치문화의 출발점인 아파트 회의에 대한 입주자대표회의 구성원들의 관심 증대와 책임감 고취가 매우 필요하며 ‘반대를 위한 반대’나 ‘찬성을 위한 찬성’, 회의석상에서 대안이나 아이디어 없이 문제점만을 지적하는 태도, 관리직원 동원 등은 바람직하지 않다.”고 지적했다.
임 회장은 또 “아파트 회의의 개념 정립에서부터 진행과정이 보다 체계적으로 마련돼야 한다.”며 “각 단지에서 관리규약 제·개정시 상당부분 참조하고 있는 자치단체별 표준관리규약에 아파트 회의와 관련한 각종 사항들이 구체적으로 명시된다면 큰 도움이 될 것”이라고 강조했다.
인천참여자치연대 아파트공동체운동본부 김남근 본부장은 “회의규칙을 만들어 시행한다면 민주적이고 효율적인 아파트 회의가 진행될 것”이라며 단지별 회의규칙에는 개회와 휴회, 회기, 선포, 의사일정부터 의안 및 동의, 발언, 표결방법, 회의질서, 회의록에 관한 사항까지 구체적으로 포함되어야 한다고 설명했다.
특히 김 본부장은 원활한 회의 진행을 위해 ▲각종 의안에 대한 사전검토 ▲회의록 정리에 대한 통과절차 마련 ▲의제 외의 발언 금지 ▲회의진행 시간 제한(미결 안건은 다음 회기에 처리) 등이 필요하다고 덧붙였다.
따라서 지자체에서는 현행 아파트 회의의 문제점을 개선, 공정하고 원활한 회의 진행을 도모하기 위해서 표준관리규약 개정 등을 통해 민주적인 아파트 운영과 관련된 각종 정보를 아파트 입주민에게 제공해야 하고, 각 아파트 단지에서는 회의규칙을 제정하거나 폭넓게 개정해 원활하고 공정한 회의 진행을 도모해야 하며 대표회의 구성원의 책임감 고취를 유도해야 할 필요성이 있다.

● 회의 준비사항
아파트 회의의 성과를 거두기 위해서는 철저한 준비가 필요하다.
우선 공동주택관리령 제10조 제8항에 따라 회의 소집기일 5일 전에 회의의 목적과 일시, 장소를 공시, 통지해야 한다.
이후 회의 참석자는 회의 목적에 부합되고 핵심을 쉽게 알 수 있도록 자료를 준비해야 하며 회의자료 외에 보충설명이 필요할 경우 보조자료를 준비하거나 관계자가 배석하여 설명할 수 있도록 조치하는 것이 좋다. 특히 회의자료 준비는 회의의 성과를 가늠할 수 있는 중요한 과정에 속한다.
이와 함께 의장 등 회의 주관자는 주요 안건의 전반적인 내용 숙지가 반드시 필요하며 쟁점사항에 관해 객관적이고 소신있는 입장을 정리해 둘 필요가 있다. 의장이 회의 진행순서에 따라 발언예시문을 미리 작성해 두는 것도 효과적이다.
또한 회의가 개최되는 회의장의 정리와 의사봉, 마이크, 앰프, 의자 등 보조장비의 상태 점검도 필요하다.
이밖에도 회의 개최에 관해 의원들이 인지하고 있는지의 여부도 확인할 필요가 있으며 불참 의원이 발생할 경우 불참사유를 확인해 회의 당일 참석자들에게 양해를 구하는 것도 필요하다.

<정현준 기자> june@aptn.co.kr