장비·시설물 이력카드 작성 ·관리해 내구년한 늘려
♣ 우수관리직원 선정
이 아파트는 지난해부터 관리직원들의 사기진작을 위해 직원업무실적 평가제도를 도입했다. 이 제도는 직원들의 업무실적을 주기적으로 평가해 연말에 우수직원에게 포상금을 지급하는 제도로 지난해 말에 우수직원 32명을 선정, 모두 2백만원의 포상금을 지급했다.
우수직원에게 그 만큼의 이익을 주자는 취지로 도입된 이 제도는 공정성이 생명이기 때문에 평가에 주관이 섞이지 않도록 3차에 걸쳐 엄격한 평가를 통해 선정하고 있다.
처음 이 아파트 현민웅 관리사무소장이 이 같은 제도를 제안하자 입주자대표회의는 기꺼이 응했다. 관리사무소에 대한 깊은 신뢰를 가지고 제도의 필요성을 함께 공감한 것이다.
현 소장은 관리직원들에게 “입주민이 믿을 수 있는 관리 사무소가 되자.”고 자주 강조해 왔고 이 같은 제도를 통해 직원들이 성실하게 업무에 임할 수 있도록 동기를 유발하고자 했던 것이다.
이를 통해 관리사무소 직원 모두 성실한 자세로 입주민에게 최고의 서비스를 하고자 끊임없는 노력을 계속하고 있다.
현 소장은 “이제 관리업무에도 경영마인드가 도입돼야 한다.”며 직원들이 자신의 생산성을 높이고 기량을 향상하기 위해 끊임없는 노력을 해줄 것을 당부하고 있다.
♣ 시설·장비의 이력카드 작성
현 소장은 이 아파트에 부임해 와서 각종 시설과 장비 등을 효율적으로 관리할 수 있는 방법은 무엇일까 고민하다 장비·시설의 이력카드를 마련했다.
모든 시설물에 대한 이력카드를 마녈, 시설물의 구입연도, 제조회사를 비롯한 구체적인 사양에 대한 명시와 함께 고장내용, 조치, 수리회사, 가격 등을 기록하도록 했다. 이러한 카드를 통해 시설물 등에 고장이 발생하면 참고할 수 있고 어느 직원이 와서 보더라도 시설을 한눈에 파악할 수 있다.
또 승강기 고장일지를 고장시기, 원인, 조치 등에 대해 구체적으로 작성해 문제가 많은 승강기에 대해 용역업체에 특별관리를 요청하고 잦은 고장에 대한 책임을 묻기도 하며 고장에 대한 통계를 뽑기도 한다.
이와 함께 도난일지도 작성하고 있어 도난발생 추이분석 및 경비 근무지침 작성에 이용하고 있다.
도난일시, 시간, 장소, 품목, 경비원 후속조치 등을 명시해 어느 동 어느 시간에 도난이 많은지 파악해 경비를 강화하고 어느 경비원이 근무하는 시간에 도난사고가 많은지도 조사, 징계를 내리기도 한다. 또 이모는 자료를 연말에 업무분석 자료로 활용해 더 나은 관리를 지향하고 있다.
현 소장은 한달에 한 번씩 이러한 문서 전체를 모두 점검해 기록이 제대로 되고 있는지 확인하고 있다.
현 소장은 “각종 시설·장비의 내구년한을 늘리기 위해서는 기록이 필수적”이라며 “이를 통해 적절한 예방조치와 관리가 가능해 결국 입주민의 재산을 보호할 수 있는 것이라고 강조했다.
♣ 믿고 맡기는 관리
“관리사무소 입주자대표회의 입주민이 서로 믿고 신뢰할 때 올바를 관리가 이뤄질 수 있다.”고 현소장은 말한다. 이 아파트 입주자대표회의(이도인 회장)에서 모든 부분에 힘을 실어 줘 관리사무소에서는 모든 업무를 일사천리로 진행하고 있다. 현 소장은 관리사무소에 대한 불신이 많을 때 업무의 효율건이 떨어지고 결구 입주민들에게 저질의 관리를 제공할 수 밖에 없다고 강조한다.
입주자대표회의는 모든 문제에 대해 합리적인 사고를 가지고 결정한다. 또 추진력까지 갖춰 관리의 공백이 생기는 일은 상상 할 수 없다.
이와 함께 관리사무소 직원들이 소신을 가지고 일할 수 있도록 많은 격려와 지원을 아끼지 않고 있으며 통·반장 등을 통해 입주민들의 민원사항을 접수받아 해결방안을 성심껏 논의하는 등 단지 발전을 위해 계속적인 고민과 노력을 아끼지 않고 있다.
황인희 기자
아파트관리신문
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