입주자대표회의 감사업무 매뉴얼 ⑤

(ㄷ) (수선유지비) 장기수선계획에 의한 공사를 제외하고 공용부분의 수선유지를 위한 보수공사, 용역비(보일러 세관 등), 시설물 점검 용역비(놀이터·소방점검 등)로 구분할 수 있음
- 수선유지비의 보수공사는 시설물의 정상 작동을 위한 일상적인 수선·부품 교체 공사*로서, 300만원 이상의 계약은 입찰에 의해 사업자를 선정해야 함
- 보수공사의 업무절차는 ‘보수 대상 및 방법 결정 → 적정 공사비 계산 → 사업자 선정 → 시공 → 시공확인 및 대금 지급’으로 각 업무단계에 대한 정확성을 감사할 수 있으나 전문성 필요
- 공사비의 적정성에 대한 확인은 견적서나 계약서 또는 공사비 지급요청서 등의 내역서에 기재된 공사 인부수, 작업 일수, 노임단가, 자재품목, 자재 수량, 자재단가의 적정성을 다양한 방법(공사부분 육안확인, 전문가·인근 단지 문의, 과거 시공사례)으로 검토해야 함
* 보수공사 및 각종 용역의 내역서(원가계산서)는 다음과 같이 구성 노무비(인원수, 작업일수 및 단가), 재료비(품목, 수량, 단가), 경비(통상 소액 또는 없음), 일반관리비(노무비 + 자재비 + 경비의 10% 이내), 이윤(노무비 + 자재비 + 경비 + 일반 관리비의 통상 10% 이내 견적서 등의 내역서에는 이윤이 표시됨), 부가가치세(이윤까지 합한 총액(공급가액)×10%)
- 시설물 관리와 관련된 보일러세관 용역, 각종 시설물 점검용역비(놀이터·소방·전기시설 등) 및 시설물관리 용역(수목전지 등)에 대한 비용의 적정성도 작업 인부수, 작업 일수, 노임단가, 자재, 폐기물처리비, 장비사용료를 다양한 방법(인근단지 가격비교, 과거가격, 전문가문의)으로 검토
* 보수공사 및 각종 용역은 계약체결 후 감사과정에서 금액의 적정성에 문제점을 확인한 경우에는 비용의 조정(감액)이 쉽지 않으므로, 계약 과정이 공정하며 계약 금액이 정확하도록 관리사무소를 업무 지도할 필요
- 보수공사 및 각종 용역에 대한 대금 지급 시 공사·용역이 완료됐음을 관리소장이 확인하는 검사조서, 하자이행보증증권(통상 완료 후 1년을 보증), 세금계산서, 시공전·후 사진 등이 첨부됐는지를 확인해야 함

(ㄹ) (각종 구입비) 관리사무소는 난방유류(BC유), 공기구(전동공구), 비품(컴퓨터), 저장품(방청제, 실리콘), 소모품(예 : 복사용지, 커피) 등을 구입
- 감사방법은 구입 품목과 수량에 대해 육안으로 실물확인하거나 대장 등 서류로 확인하고, 가격은 시장조사(인근단지, 인터넷 등)를 통해 확인 가능
- 또한 유류, 공기구, 비품, 저장품은 관리대장이 있으므로 잔고를 실물과 대조(반기별)가 필요. 대금 지급 시에는 관리소장의 검수조서, 세금계산서 (또는 계산서나 영수증) 등이 회계결의서에 첨부돼 있는지 확인

② 수령자에게 실제 지급 여부는 회계결의서에 첨부된 무통장 입금증, 영수증, 자동이체 사본 등의 증빙서류로 확인하고, 필요시 수령권자에게 전화로 문의(전기요금은 사이버 지점으로 확인 가능)해 증빙의 정확성을 재확인
* 금전사고 예방을 위해 현금으로 지급하는 방법은 원칙적으로 금지하고, 자동이체, 수령권자의 통장(계좌)에 입금하는 등 객관적 증빙이 가능한 방법을 활용해야 함

1-3-2. 수입회계에 대한 감사
가. 중점 감사 사항
ㆍ지출회계감사 다음으로 중요한 부분으로 다음의 내용을 중점 감사
- 관리비와 사용료의 각 항목별 발생비용을 입주자에게 정확하게 부과하는지
- 모든 수납금액은 수입으로 전표처리되며, 장부와 내역이 일치하는지 여부

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