요즘은 기업체나 관공서에서 업무처리 시, 전재결재가 보편적으로 이용되고 있다. 종이서류 대신 전산망을 통해 각종 사무를 처리하는 것이 일상화됐다. 그룹웨어를 통해 전자결재, 게시판, 메일연동 등의 기본 기능에다 각종 기능을 추가해 솔루션 형태로 이용하고 있다.

이 전자결재 시스템이 공동주택 관리 분야에도 도입될 전망이다. 서울시가 아파트 단지를 대상으로 ‘전자결재 문서행정서비스’를 시범 추진한다는 소식이다. 지자체로서는 처음이다. 아파트 관리의 투명성과 효율성이 제고될 것이라는 게 서울시의 기대다.

서울시는 전자결재 문서행정서비스를 시범 운영할 아파트 단지와 서비스 운영 업체를 공개 모집한다고 밝혔다. 일단 올해 2곳의 아파트 단지에서 문서 전자화를 시범 운영해보고 점진적으로 서울시 내 모든 아파트 단지로 확대할 계획이란다.

이번 시범 서비스는 아파트 관리사무소에서 행해지고 있는 ‘수기문서 방식’에서 탈피해, 모든 문서에 대해 생산부터 보관까지 문서의 모든 단계를 ‘전자문서화’ 하는 것이다. 그동안 입주민이 정보공개를 요청할 경우 창고에서 필요한 문서를 찾는데 시간이 오래 걸리고, 문서가 아예 분실되는 경우도 있어 입주민 사이 갈등과 분쟁의 원인이 됐다는 것이 서울시의 설명이다. 동대표들이 너무 바빠 결재 받기 어려운 단지나 책임소재 등 문제될 때마다 고민하는 단지들에게는 반가운 소식이다.

전자문서화제도는 이미 몇몇 관리사무소에서 부분적으로 도입, 실험하고 있다. 전자문서와 전자결재의 장점은 많다. 결재판 들고 왔다갔다 할 것 없이 급한 문서도 스마트하게 처리 가능하다. 체계적인 문서관리에도 도움이 된다. 오래된 기안이나 보고서도 언제든지 쉽게 검색, 조회가 가능하다. 깔끔하고 정확한 방법이다.

그동안 관리사무소나, 입주자대표회의, 관련 기관에서도 종이문서의 사용으로 인한 불편함을 알고 있으나, 아파트에서 독자적으로 전자문서 관리시스템을 구축하는 데 많은 비용과 노력이 들어가는 점 때문에 선뜻 나서지 못했으며, 또한 모든 문서를 대외적으로 공개하는 부분에 대한 부담감도 전자결재시스템 도입의 장애요소였다고 서울시는 설명했다. 이런 어려움을 보완해 서울시는 클라우드 기반으로 제공하는 전자결재 문서행정서비스를 이용할 예정이라고 밝혔다.

그러나 아파트의 모든 문서의 전자문서화가 말처럼 쉽지는 않을 것 같다. 공동주택의 여건상 시기상조라는 의견이 적지 않다. 관리사무소 직원이나 동대표들의 잦은 인력이동이 있는 공동주택의 현실을 감안할 때 보안 문제도 걱정되는 부분이다. 구축 비용과 관련해 서울시에서 지원해준다 해도 운영상의 비용이나, 스캐너 등 새로운 장비의 구매 등 새로운 비용들도 관리비 추가라는 점에서 걱정이다. 전자결재를 하려면 모든 문서를 컴퓨터에 입력해야 하는데, 이런 부분도 우려스런 부분이다. 사생활 침해와 개인정보 누출 등도 걱정이다. 서울시도 아파트 단지에서 부담스러워 하는 문서공개 부분은 향후 정보공개 중장기 계획에 따라 추진할 계획이라고 밝혔지만 쉽지 않은 부분이다. 가뜩이나 ‘사적 자치’의 영역에 과도한 공적 개입을 우려하고 있는 아파트 입주민들에게 ‘관(官)이 아파트를 속속들이 파악·통제하려 한다’는 우려도 있다. 면밀하고 세심한 준비가 필요한 일이다.

또한 전자결재에 익숙지 않은 대부분의 공동주택 여건상 종이와 대면결재 후 말로 지시하고, 의무화에 따른 전자결재를 다시 하는 ‘이중고’도 염려되는 부분이다. 갈 길이 멀다.

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