[아파트관리신문=서지영 기자] 서울시가 아파트 관리 업무 효율성을 높이기 위해 관리사무소의 모든 문서를 전자화하는 방안을 추진한다.

서울시는 ‘맑은 아파트 만들기’ 사업 일환으로 지자체 최초로 아파트 단지를 대상으로 한 ‘전자결재 문서행정서비스’를 시범 추진한다고 8일 밝혔다.

이번 시범 서비스는 기존의 아파트 관리사무소에서 행해지고 있는 ‘수기문서 방식’에서 탈피해 문서의 생산부터 보관까지 모든 단계를 ‘전자문서화’ 하는 것으로, 서울시 주택건축국 공동주택과 관계자는 “시범사업을 통해 전자문서화의 효과 등을 알려 아파트들의 공감대 형성을 한 후 자율적인 실시 유도와 함께 의무화를 추진하려는 것”이라고 사업 취지를 밝혔다.

서울시는 대부분의 아파트 단지가 관리에 필요한 문서를 수기로 결재한 후 종이문서 형태로 보관하는 가운데, 잦은 직원 교체로 인수인계가 원활하지 않아 업무 숙지에 시행착오를 겪는 경우가 많다고 지적했다.

그동안 관리사무소나 입주자대표회의, 관련 기관에서는 종이문서로 인한 불편함을 인지하고 있었으나 아파트에서 독자적으로 전자문서 관리시스템을 구축하는데 많은 비용과 노력이 들어가는 점 때문에 선뜻 나서지 못해 왔다. 또한 모든 문서를 대외적으로 공개하는 부분에 대한 부담감도 전자결재시스템 도입에 장애요소였다.

서울시는 이러한 점을 고려해 클라우드 기반으로 제공하는 전자결재 문서행정서비스를 이용, 필요한 비용을 최소화한다는 계획이다. 클라우드는 모든 컴퓨팅 자원을 인터넷으로 사용해 시스템을 관리하는데 들어가는 비용과 서버의 구매 및 설치비용, 업데이트 비용, 소프트웨어 구매 비용 등을 획기적으로 줄일 수 있다는 설명이다.

서울시는 또한 아파트 단지에서 부담스러워 하는 문서공개 부분은 향후 정보공개 중장기 계획에 따라 추진할 것이라고 밝혔다. 시범 운영 성과 분석을 토대로 내년 공동주택의 투명한 관리기반 조성 방안을 위해 연구용역을 진행하고, 아울러 서울시 주도 아파트 관리 전자화 시스템 도입 방향 및 정보공개 선진화 방안 등 중장기적 발전방향을 전문가 자문 등을 통해 마련할 계획이다.

서울시는 이번 시범 운영 대상으로 관내 아파트 중 2개 단지를 공모·선정하며, 선정된 아파트는 문서행정서비스 운영비용을 시에서 전액 지원한다.

시범단지 공모방법 등 세부사항에 대해서는 서울시 공동주택 통합정보마당(openapt.seoul.go.kr) 홈페이지를 통해 이달 중 공고할 예정이다.

이번 시범 운영을 위해 9일부터 열흘간 아파트 단지 대상 전자결재 문서행정서비스 구축 및 운영 경험이 있는 업체에 대한 공개 모집에도 나선다.

서울시 정유승 주택건축국장은 “이번 사업은 아파트 관리기반을 투명하고 편리하게 혁신하는 것뿐만 아니라 주민의 알권리를 충족시켜 줌으로써 아파트 내의 비리근절과 불신들이 사라지는데 지대한 역할을 할 것으로 기대된다”며 “아파트 관계자 및 시민들이 관심을 갖고 지켜봐 주길 바란다”고 당부했다.