[인터뷰] '관리비 절감사례 대상' 구리동방아파트 최기성 관리소장

▶ 관리비 절감사례 경진대회에서 대상을 수상했다. 소감은 어떤지.
관리비 절감사례 제출이 의무사항이라 평소 단지 관리하는 방식을 그대로 취합해 제출하는데 의의를 둬 수상여부에 대해 큰 기대를 하진 않았었다. 그럼에도 대상을 받게 돼 기쁘면서도 놀랐다.

▶ 어떤 관리 노력이 돋보였다고 생각하는지.
이 아파트 관리사무소에는 11명이 근무하고 있다. 그렇다보니 관리직원들에게 업무내용이나 지시사항을 말로만 전달해 수행하도록 하는 데 한계가 있었다. 직원들이 전달받은 내용을 일일이 기억하기도 어려울 뿐더러 말로만 지시사항을 전달하면 잔소리가 되기 십상이기 때문이다. 그래서 업무내용을 말로만 전달하는 것보다는 문서화하는 것이 나을 것이라는 판단에 업무양식을 직접 만들었다. 그리고 직원들이 책상에 양식을 두고 필요시 볼 수 있도록 인쇄해 나눠줬다. 경진대회에서 발표한 사례는 이렇게 업무체계화·시스템화를 통한 관리 효율성을 높이는 것이 주된 내용이었다.
이와 함께 위탁관리 재계약을 위한 우리관리 홍보 강화 제안도 점수에 어느 정도 영향을 미쳤을 것이라고 생각한다. 현재 우리관리에서는 회계, 법률, 안전사고 등 분야별로 나눠서 각 사업장에 업무지침을 보내고 있다. 이 지침이 특별한 내용이 아닌 평소에도 실시하는 업무지만, 업체에서 월별 시기에 맞춰 우기·동절기 등 대비 업무지침을 내려 각 관리사무소에서도 원활하게 업무를 진행한다는 것을 서류를 통해 동대표들에게 증명하면 좋겠다는 생각을 했었다. 지난해에도 이러한 제안을 해 긍정적인 반응을 얻었지만 아직 시행되고 있지 않아 경진대회에서 5월 지침사항 서류를 직접 작성해 발표한 것이 경진대회에서 좋은 평가를 받은 것 같다.

▶ 발표한 사례 중 관리소장들이 참고했으면 하는 것이 있는지.
무엇보다 업무효율성을 위해 관리소장들이 입주자대표회의 회의자료, 사업자 선정 자료, 본사 배부 안전가이드·지침, 주요 게시내용 등을 파일 철에 보관 및 엑셀 정리 작업을 하는 것 외에도 필수 업무 누락 방지를 위해 계약서 게시 및 등록 관리대장을 정리·보관하는 문서파일링 작업을 했으면 하는 바람이다. 문서파일링 양식은 발표자료에 있으니 참고해 사용했으면 좋겠다.

▶ 앞으로의 계획은.
이 아파트에 근무한 지난 2년 동안은 창고정리 등 치우지 않았던 것을 치우는 것에 중점을 두고 관리했고, 예상치 못한 일들을 하게 된 직원들은 힘들어 하기도 했다. 하지만 이런 업무들은 한 번 하고나면 매일매일 하지 않아도 되는 부차적인 업무라 이를 완료함으로써 주된 업무에 집중할 수 있게 됐다. 이에 따라 앞으로는 수목관리, 시설관리 등과 입주민 민원 해결에 중점을 둬 입주민들에게 더욱 다가갈 수 있도록 노력할 계획이다.

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