“1999년 4월 이전 입사자 퇴직전환금 명세서 별도 관리해야”




단지마다 상이한 처리방식·잦은 이직 등으로 문제 발생




아파트 관리사무소장의 업무 중 큰 비중을 차지하는 부분이 회계점검이다. 다년간에 거쳐 수많은 아파트를 점검하는 과정에서 관리사무소장들이 효율적이고 정확한 회계처리 기준을 마련하지 못해 어려움을 겪고 있는 현장을 접하면서 얻은 경험담을 여러 관리사무소장들과 공유할 수 있기를 바란다.


아파트 회계업무는 그 특성상 동별 대표자와 관리회사(관리사무소 및 경리직원)가 자주 바뀌더라도 각 아파트가 지닌 상황에 특화된 회계처리 기준을 마련, 이를 지속적으로 유지할 필요가 있다.




♣퇴직금 지급 후 회수하기도


우선 각 아파트마다 상이한 ‘국민연금 전환금’의 회계처리로 인해 직원 퇴직시 회계상의 오류를 초래한 사례가 있다. 실례로 H아파트와 W아파트에서 발생했던 다음의 사례는 이에 대한 문제점을 상징적으로 보여 준다.


이들 아파트는 국민연금 전환금의 회계처리 미숙으로 인하여 퇴사한 직원들에게 지급했던 퇴직금의 일부를 회수할 수밖에 없었다. 결국 일부만 회수되고 연락이 불가능한 퇴사자에 대해서는 당시 결재권자였던 관리사무소장과 관리회사에 책임을 요구하였기에 이를 구체적으로 다뤄 보려 한다.


국민연금 전환금이란 계정과목이 불필요한 아파트에서 근무하던 경리직원이나 관리사무소장이 전환금 계정이 있는 아파트 단지로 이직한 후, 본 계정과목 자체를 무시하고 본인들이 알고 있던 방식으로 회계처리하는 일이 종종 발생하고 있다.


국민연금 전환금이란 근로자가 퇴직시 받아야 하는 퇴직금의 재원을 미리 안정적으로 확보하기 위해 국민연금 납부시 매월 일정액을 적립하는 제도로서 지난 1994년 1월부터 시행되다 1999년 4월 폐지됐다. 이미 폐지됐으므로 더 이상 신경쓰지 않아도 되는 것으로 잘못 알고 있는 경우도 있으나 1999년 4월 이전에 입사한 직원이 퇴직할 때까지는 엄연히 유효한 제도이다.




♣단지마다 상이한 방식


문제는 이 제도 도입시 각 아파트마다 회계처리 방법이 다음과 같이 상이했다는 점이다.


첫째, 실행 취지대로 입주자가 전액 부담한 경우


둘째, 직원의 잦은 인사이동을 감안, 근로자 본인이 전액 부담토록 한 경우


셋째, 입주자와 근로자가 일정 부분 분담한 경우


따라서 국민연금 전환금의 부담 주체가 누구냐에 따라 국민연금을 납부하거나 퇴직금 지급시의 회계처리 방법이 달라져야 한다(퇴직금 지급시 또는 퇴사원의 급여 지급시 전환금을 공제해야 하는지 아니면 그대로 지급해야 할지의 여부가 결정된다. 물론 퇴직 소득세 등 예수금도 공제돼야 한다.).


점검 결과 대부분의 아파트가 국민연금 전환금의 실행 취지와 다르게 직원이 전액 부담토록 한 경우가 많았다. 이때는 국민연금 전환금이란 계정과목 자체가 발생하지 않아 퇴직금 지급시 이를 공제하지 않고 그대로 지급하면 되므로 문제가 발생하지 않는다.


그러나 문제는 실행 취지대로 입주민이 부담하거나 분담한 경우이며 이때 국민연금 전환금이란 계정이 발생한다.


입주민이 전액 부담한 경우 다음과 같이 회계처리하게 되고 퇴직금 지급시 국민연금 전환금을 전액 공제해야 한다.




(국민연금 납부시)


예수금 ***


미지급금(복리후생비) *** / 예금 ***


국민연금전환금 ***


(퇴직금 지급시)


퇴직충당금 *** / 예금 ***


국민연금전환금 ***




또 한가지 유의할 점은 1년 미만에 퇴직하는 직원의 처리방법이다. 일반적으로 1년 미만 근무자에 대해서는 퇴직금을 지급하지 않는 것이 관례이다.


그러나 이런 경우도 이미 퇴직금 재원의 일부를 입주민이 부담하여 국민연금에 퇴직적립금의 형태로 적립돼 있는 바, 퇴직하는 달의 급여에서 적립된 금액만큼을 공제하고 다음과 같이 회계처리한다.




(퇴직월 급여 지급시)


급여 *** / 예금 ***


국민연금전환금 ***


결국 퇴직자가 발생하면 퇴직충당금에서 퇴직금을 지급하고 자산계정의 국민연금 전환금을 감소시켜야 한다.




♣퇴직전환금 명세서 별도 작성, 관리


따라서 국민연금 전환금 문제를 해소하기 위해서는 우선 각 아파트별로 전환금의 회계처리방법을 명확하게 파악하는 절차가 선행돼야 한다.


그 후 입주민이 전환금을 부담한 경우라면 국민연금관리공단에서 발행하는 국민연금 가입내역 안내서를 근거로 1999년 4월 이전 입사자의 퇴직전환금 명세서를 별도로 작성하여 관리하면 경리직원의 이동에 따른 회계처리상의 오류 발생 가능성을 낮출 수 있다.


아울러 퇴직금 지급시 국민연금 전환금을 공제하고 지급했음에도 불구하고 회계처리의 오류로 인해 대차대조표상의 국민연금 전환금 잔액과 퇴직전환금 명세서의 금액이 불일치하는 경우도 있으므로 최소한 분기별로 대차대조표상의 국민연금 전환금 잔액과 퇴직전환금 명세서 금액의 일치 여부를 관리사무소장 본인이 직접 확인하여 서두에 언급한 불미스러운 일이 발생하지 않도록 해야 할 것이다.


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