체계적인 기록관리로 관리업무 효율성 증대

▲ 뒷줄 왼쪽부터 시계 방향으로 김인식 관리소장, 윤종복 입주자대표회의 회장, 김창식 커뮤니티 동호회 회원, 신수연 경리주임, 한주열 동대표, 김남도 관리주임, 송대석 기전반장
단지 내 어린이 카페와 독서실 운영 과정 등을 매뉴얼로 작성·관리함으로써 체계적인 관리·운영을 수행하고 있는 경기 고양시 행신3차SK뷰아파트(7개동 574세대).
이 아파트 관리주체는 단지 내 공사과정을 사진 자료 등과 함께 체계적으로 정리해 매뉴얼로 만들었으며, 관리직원들의 담당 업무, 구역, 입사일자 등의 정보를 일목요연하게 작성했다.
이와 함께 이 아파트는 관리직원들의 업무 성과를 높이기 위해 지난해부터 관리직원들을 대상으로 ‘포상제’를 실시, 업무수행 능력, 업무태도, 자기관리 등 10개 항목을 바탕으로 평가해 팀별로 총 1백만원의 인센티브를 지급했다.
또한 단지 내 어린이 카페와 독서실 등이 마련되면서 입주민들의 공동체 모임인 ‘하울림’을 만들었고 자원봉사자로 이뤄진 자율 순찰요원뿐만 아니라 골프동호회, 산악회 등 동호회도 구성돼 활발한 활동을 펼치고 있다.

체계적인 관리업무 수행
행신3차SK뷰아파트는 단지 내 어린이 카페와 독서실 준비·운영과정을 매뉴얼로 작성하고 관리직원들의 업무내역 등을 문서로 정리함으로써 체계적인 관리업무 수행에 앞장서고 있다.
이 아파트 준공시 설치된 단지 내 보육시설 공간을 미화원, 경비원 휴게실로 이용·방치해왔지만 입주민 공간으로 활용하자는 입주민들의 의견에 따라 어린이 카페와 독서실로 리모델링을 추진, 지난해 2월 개관하기까지의 과정을 매뉴얼로 만들었다.
매뉴얼의 내용은 공사 준비과정인 ▲시방서 내용과 공사 범위 ▲인테리어업체 선정시 문제점 분석 ▲인테리어 공사 외 준비사항 ▲인테리어 공사완료 등 시공 후 완료까지의 과정에서부터 △공사 추가 요청 △개관식 준비사항(큐시트 제작, 현수막 제작 등) △어린이 카페 운영 문제점 분석 △어린이 카페·독서실 운영 효과 등 공사 이후의 문제점과 효과 등을 꼼꼼하게 정리했다.
또한 ‘2014년 관리운영 계획안’에 관리직원들의 조직현황과 담당 업무·구역 등을 상세하게 분류·정리했으며, 특히 관리직원들의 ▲사진 ▲담당업무 ▲입사일자 ▲지난해 상반기 인사고과 평가 점수 ▲경력 ▲장·단점 등을 문서로 작성해 해당 업무의 담당 직원이 누구인지, 업무 진행에 있어 어떤 장·단점 등이 있는지를 한 눈에 파악할 수 있도록 일목요연하게 정리해 놓았다.
뿐만 아니라 관리원 청소 및 재활용 담당구역을 지도 형태로 만들어 관련 구역 담당자를 직관적으로 알아볼 수 있게 함으로써 시각적인 효과와 함께 업무의 효율성을 높였다.
더불어 인근 단지의 준공년도와 세대수, 장기수선충당금, 올해 예상 임금 및 휴게시간 등을 조사해 경비원의 임금을 합리적으로 조정했다.
김인식 관리소장은 “매뉴얼의 내용은 준비·운영 과정 등의 시행착오를 정리한 것으로, 앞으로 어린이 카페 등의 개관을 계획하고 있는 단지에 조금이나마 도움이 되길 바라는 마음에서 매뉴얼을 만들게 됐다.”며 “어린이 카페와 독서실 개관 준비·운영 과정 등을 매뉴얼로 만드는 과정에서 어려움도 있었지만 뿌듯함을 느낀다.”고 말했다.

‘관리직원 포상제’ 실시
이 아파트 관리주체와 대표회의는 관리직원들의 업무 동기부여를 위해 ‘포상제’를 실시하고 있다.
‘관리직원 포상제’는 관리직원들을 대상으로 인사고과를 평가한 후 팀별로 인센티브를 지급하는 제도로, 이 아파트는 지난해부터 이 제도를 도입해 관리원팀, 미화원팀, 관리직원팀 등 팀별로 연말에 총 1백만원의 성과금을 지급했다.
인사고과 평가는 관리소장과 관리직원간 1:1 면담을 통해 이뤄지고, 평가는 1개의 항목당 10점의 배점으로 총 100점 만점이며, 평가 내용은 △업무 수행 능력(전문지식, 학습능력, 관리능력, 판단·추진력, 통솔력) △업무 태도(책임·성실성, 유대관계) △자기관리(신뢰성, 건강상태, 복무상태) 등으로, 각 항목을 평가해 인사고과 점수를 매긴다.
이같은 인사 제도를 도입한 후 관리원팀에서는 정기순찰시 정해진 노선 이외에 단지 내 우범지역은 없는지, 좀 더 효율적으로 순찰할 수 없는지 등을 관리소장에게 보고하는 등 능동적으로 업무에 임하고 있다.

공동체 활동도 ‘활발’
행신3차SK뷰아파트는 입주민의 재능기부로 강좌를 운영하는 등 공동체 활동도 활발하게 이뤄지고 있다.
이 아파트는 입주 당시부터 마련된 어린이 보육시설 공간에 어린이 카페를, 문고 자리에는 독서실을 만들면서 입주민간 교류가 활발해져 재능기부 프로그램과 봉사활동, 동호회 등이 생겨났다.
하나 되어 어울린다는 의미의 ‘하울림’은 입주민들의 재능 기부를 통해 네일아트, 피부 관리, 수세미 만들기 등의 강좌와 어린이 카페에서 영어, 중국어, 종이접기, 클레이아트 등의 교육 프로그램도 실시하고, 입주민들의 자원봉사로 이뤄진 ‘자율 순찰요원’들은 독서실 운영과 도서관 도서 관리, 단지 내 자율 순찰, 청소년 귀가 안내, 폭우·폭설시 자원봉사 등을 해나가고 있다.
이밖에 ‘골프동호회’와 ‘산악회’가 정기적인 모임을 가지며 입주민간 메신저 그룹 채팅창을 이용해 활발한 활동을 펼치고 있다.
윤종복 대표회장은 “커뮤니티 시설을 통해 입주민간 소통뿐만 아니라 입주자대표회의와 관리주체도 서로 소통하며 화합할 수 있게 됐다.”며 “앞으로 입주자대표회의 전 각 동대표가 동별 입주민들과 대화를 통해 안건을 정함으로써 현안을 해결토록 할 예정”이라고 말했다.

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