능동적인 대표회의 운영·체계적 관리 서비스로 살기좋은 단지 만들어

▲ 왼쪽부터 최남기 관제실장, 한대철 관리소장, 이기홍 대표회장, 송기찬 관리이사, 김상현 관리팀장, 한광호 기술팀장
서울 강서구 우장산힐스테이트아파트{40개동 2198세대, (주)한빛관리} 대표회의는 공용부분 관리비 절감을 위해 노력한 관리직원에게 절감분의 일부를 인센티브로 지급하는 ‘코스트 세이빙(Cost Saving)’ 제도 운영, 대표회의 의결과정 체계화, 매분기 자체감사 실시 등을 통해 능동적으로 대표회의를 운영하고 있다.
이와 함께 이 아파트 관리주체는 관리사무소 인터넷 카페 개설 및 일일회의 실시로 관리직원들간 입주민 민원 등을 공유, 함께 해결책을 논의토록 하고 있으며, ‘암행감찰제’, ‘필기시험 제도’ 등을 도입, 관리직원 역량 강화에도 앞장서고 있다.
이에 능동적 대표회의 운영과 체계적 관리 서비스로 살기좋은 단지 만들기에 힘쓰고 있는 이 아파트를 찾아가 봤다.


능동적인 대표회의 운영
우장산힐스테이트아파트 대표회의는 ‘코스트 세이빙’ 제도 운영, 대표회의 의결과정 체계화, 매분기 자체감사 실시 등을 통해 능동적으로 대표회의를 운영해 나가고 있다.
이 아파트 대표회의는 관리직원들이 자체공사를 통해 공사비용을 절감하거나 비용절감 아이디어를 제시해 실현된 경우 절감한 비용의 일부를 관리직원에게 인센티브로 제공하는 ‘코스트 세이빙’ 제도를 운영, 공사비 절감과 관리직원 독려라는 두 마리 토끼를 모두 잡고 있다.
최근 이 아파트 관리직원들은 ▲1층 세대 집수정 배수펌프 소음 문제 해결 ▲가로등 전구 삼파장전구로 교체 ▲고장난 로비폰 부품으로 로비폰 재결합 등 관리비 절감을 위한 자체공사를 실시했다.
이에 대해 관리주체는 연말에 각 자체공사 내역과 근거자료들을 취합, 일일 대가표에 따른 용역비를 계산하고, 절감된 비용 산출의 타당성, 관리주체가 당연히 수행해야 할 업무였는지를 판단해 적정 인센티브를 산정한 후 대표회의에 이에 대해 보고를 한다. 이후 대표회의에서는 관리주체의 보고내역을 토대로 ‘코스트 세이빙’ 제도에 따른 인센티브 지급 여부에 대한 의결을 실시, 동대표 과반수의 동의를 얻으면 인센티브를 지급한다.
관리주체는 의결 과정에 따라 지급받은 인센티브 액수, 지급 내역 등을 이 아파트 홈페이지에 게시, 입주민들이 열람할 수 있도록 해 투명성을 담보하고 있다.
이와 함께 대표회의는 단지 관련 공사 및 사업자 선정시 △내역 △용역비 산출 △근거 자료(법령 등) △우려점 등이 담긴 관리주체의 발표를 듣고 이에 대한 장·단점을 고려한 뒤 찬·반 토론을 통해 의결하는 체계화된 회의과정을 수년째 이어가고 있다. 반대의견이 있는 경우 많은 시간이 소요되더라도 그에 대한 이유를 듣고 충분한 합의과정을 거쳐 의결과정에서 발생할 수 있는 분쟁의 소지를 미연에 방지하고 있다.
또한 대표회의는 매분기 자체감사를 통해 ▲공사집행 ▲자재 관리·활용 ▲영수증 증빙 사실 여부 확인 등으로 투명한 관리에 앞장서고 있으며, 연 1회 대표회의 워크숍을 실시, 동대표들이 모여 단지 현안에 대해 논의하는 등 능동적인 운영을 위해 힘쓰고 있다.
더불어 대표회의는 입주민 의견수렴을 위해 관리사무소 앞에 민원함을 설치, 대표회의 회의시 민원함을 통해 제기된 민원을 확인하고, 민원 해결을 위한 의견을 함께 나누고 있다.
이기홍 대표회장은 “‘코스트 세이빙’ 제도를 통해 연 1억원 상당의 관리비를 절감하고 있지만, 그보다 큰 소득은 관리직원들이 아파트에 대한 주인의식을 갖게 된 점”이라며 “앞으로도 입주민과 관리직원들이 함께 만족할 수 있는 아파트를 만들기 위해 노력하겠다.”고 말했다.

체계적인 관리서비스 제공
우장산힐스테이트아파트 관리주체는 관리사무소 인터넷 카페 운영, 일일회의 실시 등을 통해 입주민 민원을 체계적으로 해결하고 있으며, ‘암행감찰제’, ‘필기시험 제도’ 등을 통해 직원들의 성실성 및 역량 강화에 앞장서고 있다.
이 아파트는 관리직원이 20여명에 달하고, 격일제 근로자들이 있기 때문에 인수인계 과정에서 누락될 수 있는 입주민 민원처리 절차를 체계화하기로 했다.
관리주체는 지난해 1월 ‘우장산힐스테이트 관리사무소’ 카페를 개설하고 컴퓨터 활용능력이 낮은 관리직원도 이를 활용케 하기 위해 한국폴리텍대학에 위탁교육을 의뢰, 관리직원들이 업무 후 2시간씩 엑셀 등 컴퓨터 활용방법에 대한 교육을 받도록 했다.
이에 따라 관리직원들은 ‘우장산힐스테이트 관리사무소’ 카페에 그날 자신이 해결한 입주민 민원 관련 정보를 올리고 있으며, 다른 관리직원들을 이 정보를 읽고 전날 이뤄진 민원을 파악한다. 그리고 매일 아침 진행되는 업무회의시 카페를 통해 파악한 관리업무 내용과 민원에 대한 의견 등을 공유, 입주민에게 체계적이고 효율적인 관리서비스를 제공하고 있다.
이와 함께 관리주체는 관리팀장, 기술팀장이 한 달에 2번, 예고 없이 관리현장을 살피는 ‘암행감찰제’를 통해 관리직원들의 해이함을 방지하고 있으며, 1년에 2~3회 필답고사를 실시, 기술직원들의 직업능력을 향상시키고 있다. 이같은 암행감찰 결과나 필답고사 성적은 연봉협상에 반영, 관리직원들은 자신의 역량에 따라 급여를 인상 받을 수 있다.
한대철 관리소장은 “관리직원들이 스스로의 전문성을 높이고 그것을 업무에 적용하는 것은 자기 자신에게나, 입주민에게나 도움이 되는 일이라고 생각한다.”며 “항상 노력하고 열심히 일하는 직원들이 있어 흐뭇한 마음”이라고 밝혔다.
이밖에 이 아파트 입주민들은 ‘힐스테이트 봉사단’ 등 자생단체를 구성, ‘우장산 클린 데이’ 행사, 단지 내 환경정화 활동 등을 실시하고 있으며, 단지 내 커뮤니티 홀에서 요가, 사진, 건강체조 등을 배우며 이웃간 정을 돈독히 하고 있다.
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