어떠한 일의 성패는 사전 계획이 어느 정도로 세밀하게 잡혀 있는가에 달려 있다. 철저한 진단과 함께 필요한 것이 무엇인지, 무엇부터 시작해서 무엇으로 마무리해야 하는지 등의 체계는 업무를 수월하게 하면서 성공의 가능성도 높이게 된다.
이러한 측면에서 서울 송파구 거여1단지아파트{6개동 1004세대, 우리관리(주)}의 관리·운영 사례는 우리에게 큰 귀감이 된다. 지난 3월 아파트 관리·운영과 관련한 모든 업무를 단지 특성에 맞게 매뉴얼화하는 등 체계화시켰기 때문이다.
이 아파트의 매뉴얼은 총 36가지. 매뉴얼에는 관리직원 인사노무에서부터 외주업체 계약관리, 관리비 부과·수납, 각종 시설물 점검·관리 등 없는 것이 없다. 심지어는 각 세대에 실시하는 안내방송에 대한 매뉴얼도 마련돼 있다.
이러한 체계화로 이 아파트는 관리·운영의 효율성을 도모하고 있으며, 일부 직원의 부재시에도 능숙하게 대처하는 등 다양한 효과를 거두고 있다.

관리·운영 총망라한 ‘매뉴얼’ 도입
거여1단지아파트는 관리직원 인사·노무에서부터 물탱크·승강기 등 각종 시설물 관리에 이르기까지 모든 관리업무에 대해 매뉴얼을 제작·활용해 효율성을 높이고 있다.
이 아파트 대표회의는 관리주체와 함께 지난 3월 ‘아파트 관리 매뉴얼’을 제작, 적극 활용하고 있다.
대표회의는 당초 타 아파트의 매뉴얼을 참조해 활용하려 했으나 여의치 않자 관리주체와 함께 아파트 관리·운영에 필요한 모든 사항을 지난해 직접 매뉴얼화시키기로 결정, 약 6개월간 작업을 진행했다.
이렇게 마련된 ‘아파트 관리 매뉴얼’은 인사관리, 외주용역 계약관리, 입주민 전·출입 관리, 관리비 부과 및 수납, 세대 방송 등 관리사무소에서 진행하는 업무를 비롯해 물탱크·기계실·전기실 등의 점검 업무와 소방설비, 승강기, 설비 등 각종 시설물 점검·관리에 이르기까지 총 36개다.
예를 들어 ‘물탱크 청소관리 매뉴얼’은 청결한 관리를 위해 청소 7일 전 고가수조 드레인관의 배수로를 점검한 후 막힘이 없도록 하면서 청소용역업체의 일정을 확인한 후 각 세대에 단수안내를 공고하고, 청소 2일 전 저수조 수위를 변경하면서 청소용역업체 현장감독자의 자격증 구비 여부를 확인토록 하고 있다.
또 청소 하루 전에는 저수조 수위를 다시 적정 수위로 변경시키면서 각 세대에 단수예정 안내방송 및 현장준비를 진행토록 하고, 청소일 당일에는 단수 안내방송 재차 실시 및 12가지로 세분화한 업무 감독을 실시토록 하고 있다.
이같은 매뉴얼 내용은 한눈에 살펴봐도 다소 형식적인 타 매뉴얼과는 다르다. 관리직원들이 그때그때 상황에 맞춰 할 일을 적시하고 있으면서, 작업이 어떻게 진행되는지 철저하게 감독토록 하고 있다.
기업체 임원으로 수년간 재직하면서 지난 2008년 주택관리사보 자격증을 취득한 바 있는 이 아파트 김희동 대표회장은 “이같은 광범위하고 세밀한 매뉴얼이 총 36가지가 마련돼 있다고 보면 된다.”며 “과거 언론을 통해 구제역 사건, 서해 연평도 포격사건 등을 접하면서 매뉴얼의 중요성을 실감, 관리주체와 함께 아파트 관리·운영의 체계를 잡기 위해 노력했다.”고 설명했다.
이와 더불어 이 아파트 대표회의는 최근 관리주체와 함께 관리대상물 일체를 모두 파악하고 고유번호 부여 및 점검주기를 도표화한 ‘리스트업’ 작업도 진행했으며, 각종 배관에 대한 식별표 부착도 마쳤다.
또한 전수조사에 의해 승강기·열교환기·각종 펌프와 밸브의 부품교체 현황표를 재작성한 뒤 보다 정확하고 세밀한 점검이 이뤄지도록 체계를 잡기도 했다.

“지출은 줄이고 수입은 늘리고”
이 아파트는 다양한 노력을 통해 공용전기료 등 관리비 절감효과를 거두고 있다.
대표회의는 정밀한 검토를 통해 전체 세대의 77.6%가 연 300kW 이하 사용세대라는 결과를 도출, 최근 전기요금 계약방식을 종합계약에서 단일계약으로 변경시켰다.
이에 이 아파트는 전체 전기사용량을 기준으로 지난해 대비 연 7천5백12만여원을 절감시키는 커다란 성과를 거두고 있다.
이와 함께 이 아파트는 지난 여름 소방시설 점검 및 유지보수와 관리동 집수정 준설 등의 작업에 자체 인력과 기술력을 투입해 외주 대비 약 6백만원의 관리비를 절감했으며, 승강기 관련 영업배상 책임보험을 업체의 보험증권으로 갈음하면서 약 35만여원의 중복된 보험료 지출을 막았다.
이와 더불어 이 아파트는 주택관리업자 및 사업자 선정지침의 각종 규정을 적극 활용한 알뜰시장, 단지 내 광고, 재활용품 판매 등의 입찰로 잡수입을 지난해 대비 2천6백19만여원 이상 증액시키는 성과도 올렸다.
유동준 관리소장은 “지출은 줄고 수입은 늘어나면서 장기수선충당금을 포함 아파트 전체 예산이 안정화되고 있다.”며 “대표회의와 입주민들이 관리직원들의 급여 등 근로조건 개선에 적극 나서는 등 격려해주고 있어 즐거운 마음으로 근무하고 있다.”고 말했다.
한편 이 아파트는 대표회의 정기·임시회의의 각종 의결사항을 3개월 이상 지속적으로 단지 내에 게시해 입주민들의 신뢰를 얻고 있으며, 다양한 홍보수단을 통해 관리비 체납 방지에 적극 나서고 있어 인근 단지 관계자들의 관심을 끌고 있다.